Таск менеджер — что это и как использовать

Таск менеджер — это программа, которая делает управление проектами проще. Но при этом использовать такое ПО можно не только для проектной работы, но и при выполнении повседневных дел. Таск менеджер помогает проверить эффективность сотрудников, а также поставить задачи и проследить за их выполнением. Важно понимать, используя таск-менеджер, что это не только способ сделать работу проще, и эффективнее. Поэтому, если хотите знать какой выбрать таск менеджер, что это такое и как правильно использовать — эта статья для вас.

Ценность таск-менеджеров заключается в грамотной организации рабочего времени. Так, в 2018 году специалистами Института производительности было проведено исследование, показавшее, что 80% времени сотрудники разных компаний тратят на непродуктивные действия. Лишь оставшиеся 20% рабочего дня персонал занят полезной и эффективной работой. Внедрение программ с функциями таск-менеджера помогает сделать работу более качественно.

Во многих компаниях таск-менеджеры внедряются руководством по мере увеличения числа сотрудников. Когда речь идет о малом бизнесе с небольшим штатом персонала, часто хватает мессенджера и нескольких файлов Excel с удаленным доступом. Но со временем, при условии увеличения штата, возникает необходимость скачать таск менеджер или купить доступ к такой программе.

Важное преимущество любого таск менеджера — максимальное исключение влияния человеческого фактора на работу. С помощью такой программы сотруднику сложнее забыть о запланированных делах, а уведомление о поставленной задаче, как и напоминание о дедлайне, поможет соблюсти сроки. Ввиду нивелирования человеческого фактора таск менеджеры можно рассматривать как один из наиболее эффективных рабочих инструментов. Помимо этого, многие используют таск менеджер для личных задач и даже в семье.

Как показывает практика, таск-менеджер — это и имиджевый инструмент. Когда заказчики и партнеры компании не сталкиваются с негативными ситуациями, которые вызваны срывом сроков, доверие с их стороны растет. А значит организация не только не несет потери, но и инвестирует в последующую прибыль.

Что такое таск менеджер в XXI веке

Таск менеджеры — это распространенное решение, которое используют компании по всему миру уже не первое десятилетие. И если первые программы такого рода выглядели как простейшая канбан-доска для планирования, то со временем функционал усложнился.

В таск менеджере, в зависимости от программы, можно настроить отправку уведомлений при постановке и выполнении задач, обсудить рабочие нюансы и даже прикрепить необходимые файлы. Это полноценный рабочий инструмент, наделенный обширным функционалом. Так, если используете Мегаплан для отслеживания задач, доступна даже такая опция, как видеоконференции.

Если открыть любой обзор таск менеджеров, можно увидеть, что повышенное внимание уделено коммуникации с сотрудниками. И во многих современных программах такой функционал есть — исполнители могут задать уточняющие вопросы или оставить комментарий. Обычно форма для общения расположена непосредственно на странице задачи. Это помогает вести рабочие диалоги на одной платформе, не распыляя внимание по мессенджерам, и при необходимости быстро найти нужную информацию.

Как выбрать таск менеджер

При выборе ПО многие пользователи устанавливают разные критерии. Кому-то нужен таск менеджер для Windows или наоборот, для MacOS или Linux. Здесь многое зависит от позиции разработчиков, которые в свое время расставили приоритеты в плане ориентации на операционные системы — есть программы под каждую. Для пользователей, много времени проводящих вне офиса, предпочтительнее будет таск менеджер для Андроид, и подобные продукты тоже представлены на этом рынке. А если руководство компании чрезмерно увлекается экономией, в приоритете оказывается бесплатный онлайн таск менеджер.

В выборе ПО налицо разнообразие мнений, продиктованное отличием в целях, поэтому лучший таск менеджер — это понятие субъективное. Программу нужно выбирать с учетом особенностей рабочих процессов, идущих в компании.

Предположим, выбран таск менеджер с Windows версией — эта ОС остается наиболее популярной. Каким еще критериям должна соответствовать программа?

• Простая и наглядная система постановки задач, помогающая контролировать их выполнение — это основная функция, которую обеспечит даже бесплатный таск менеджер.
• Информер для напоминаний.
• Мобильная версия таск менеджера (Андроид, Айос, Виндовс).
• Возможность интеграции со сторонними сервисами.
• Фильтр.
• Инструменты для отчетов и аналитики.
• Облачное хранилище данных.
• Опция резервного копирования.
• Распределение доступа по уровням.
• Система учета рабочего времени.

Разумеется, этот список опций, предоставляемых качественными таск менеджерами, может включать намного больше пунктов. Кому-то нужна возможность выставлять приоритеты по задачам, чтобы сотрудники видели, какие из них нужно выполнить в первую очередь. Другим важна вложенность, когда одну задачу можно разбить на отдельные этапы. Именно поэтому каждый рейтинг таск менеджеров акцентирует внимание на сильных и слабых сторонах таких программ. И если внимательно посмотреть на подобные подборки с оценками функциональности программ, в них сложно будет найти бесплатный таск менеджер онлайн — такие версии ПО обычно предоставляют усеченный набор опций.

Как использовать таск-менеджер в команде

С помощью таск-менеджера можно выполнять большой объем задач, но для этого важно полноценно использовать программу. При правильной эксплуатации даже бесплатные таск менеджеры могут дать положительный эффект. Онлайн таск менеджер тоже даст результат, когда речь идет о минимальном функционале — таком, как постановка задач и контроль за их выполнением.

Если хотите большего числа опций, которые обеспечивает таск менеджер, бесплатный вариант — не выход. Но при работе с более функциональным приложением важно максимально задействовать его возможности.

Если вы уже успели выбрать таск менеджер, скачать его или купить доступ к платформе, в ходе работы стоит соблюдать очередность этапов:

• Пропишите в таск менеджере список задач для сотрудников. При необходимости один масштабный проект можно разбить на несколько подзадач.
• Укажите исполнителей для каждой задачи — при правильной настройке программа сама разошлет уведомления, сэкономив вам время.
• При необходимости расставьте дедлайны, а также определите приоритет — это поможет исполнителям понять, за какое дело браться в первую очередь.
• Следите за сроками выполнения задач.
• Настройте автоматическое составление отчетов, если такой функционал предусмотрен разработчиками. Это в том числе поможет определить сотрудников, которые работают неэффективно.

Кроме того, можно настроить заполнение документов по шаблонам — это сэкономит время персоналу. Но стоит учитывать, что не каждая программа наделена таким функционалом. Если используете CRM Мегаплан в качестве трекера, при выборе соответствующего тарифа получаете доступ к различным дополнительным опциям.

Если ищете современный таск менеджер на русском языке, обратите внимание на Мегаплан — это многофункциональная программа с понятным интерфейсом. Ей удобно пользоваться вне зависимости от сферы бизнеса. Можно получить бесплатный тестовый период, чтобы убедиться, что CRM по функционалу превосходит таск менеджеры, обзор которых вы успели прочитать.

Вопросы и ответы

Я использую таск менеджер в онлайн версии. Могу ли я его улучшить, чтобы максимально адаптировать под себя?

Это зависит от позиции разработчика. Кто-то предоставляет ПО с открытым кодом — это дает пользователям возможность самостоятельно комбинировать модули, которые будут использоваться в работе. Но это вариант для опытных. Кроме этого бывают варианты программ, где предусмотрена интеграция со сторонними сервисами по API. В этом случае тоже можно увеличить функционал трекера.

Сколько стоит Мегаплан?

Стоимость программы зависит от выбранного тарифа и количества сотрудников, получивших к ней доступ. С ценой можно ознакомиться здесь.

Нужно ли платить за мобильное приложение?

Нет, мобильное приложение, отображающее задачи в смартфоне, бесплатно. Оно синхронизируется с трекером и показывает информацию в режиме реального времени.