Инструменты моделирования бизнес-процессов получили распространение благодаря своему положительному влиянию на работу компании — с помощью программных методов можно заранее спланировать деятельность разных отделов. Во многих организациях для этого используется профильный софт, который требует значительных затрат на этапе внедрения и последующего использования. Но можно сэкономить время и деньги, если использовать CRM в качестве инструмента моделирования и анализа бизнес-процессов.
Разумеется, не каждая CRM подойдет для таких целей — нужно выбирать программу с насыщенным функционалом, ориентированную не только на оформление заявок от клиентов. К числу таких систем, позволяющих моделировать ход бизнес-процессов, относится и Мегаплан.
Зачем нужно моделировать бизнес-процессы
Необходимость в построении наглядных моделей возникает либо на начальном этапе работы компании, либо при отсутствии строгой системы, в которой распределены роли и задачи персонала. Необходимость в моделировании бизнес-процессов можно определить по следующим признакам:
- Неэффективный документооборот — нарушено взаимодействие между отделами, часто теряются документы, их сложно найти.
- Не определены зоны ответственности сотрудников.
- Между отделами слишком заметна разница в эффективности работы.
- Не регламентированы обязанности разных отделов, из-за чего их функции могут дублироваться.
- Задачи не выполняются вовремя, появляются излишки товара на складе.
- Слишком долгое принятие решений из-за избыточных согласований.
- Руководитель не может быстро получить объективную информацию о результатах работы персонала.
Еще один признак того, что компании нужны изменения, — пробел в получении обратной связи от клиентов. Если в этом направлении не ведется какая-либо работа, эффективность отдела продаж неизбежно снижается, а компания перестает развиваться.
Удовлетворенность клиента услугами или товарами — важный движущий элемент в жизненном цикле любой компании. Когда руководство игнорирует обратную связь, у менеджеров пропадает стимул. Продажи становятся разовыми, число постоянных клиентов сокращается, а доходы организации ощутимо снижаются.
Принципы бизнес-моделирования
Внедрить инструменты моделирования бизнес-процессов недостаточно для качественного прогнозирования работы компании. Не менее важно соблюдать основные принципы построения моделей:
- Учет конкретных целей проекта: нужно понимать, для чего нужны все планируемые бизнес-процессы.
- Ориентация на образцовые бизнес-модели.
- Вариативность, то есть нужно строить модели, отображающие бизнес-процесс с разных сторон и с различными сценариями развития.
- Целостность модели. При планировании нужно описать все нюансы, от участников проекта до ресурсов, которые будут задействованы.
- Фокус внимания. Важно концентрироваться на ключевых моментах, не отвлекаясь на незначимые параметры.
- Приоритеты. При моделировании стоит начинать с воспроизведения ключевых бизнес-процессов.
Моделирование приносит пользу не только за счет наглядности в отображении всех бизнес-процессов на схеме, но и благодаря созданию единой карты всех процессов, запущенных в компании. Это дает понять,, что нужно улучшить и на какие позиции стоит нанять дополнительный персонал.
Не стоит под инструментами моделирования и анализа бизнес-процессов подразумевать программное обеспечение, создающее набор схем для отображения этапов работы компании или ее иерархии. Сделать такое можно и в графическом редакторе. Программа должна помогать в сборе информации о работе сотрудников и последующем анализе данных. Именно поэтому можно использовать CRM как инструмент для моделирования бизнес-процессов.
Чем поможет CRM при прогнозировании и оценке бизнес-процессов
Прежде всего, с помощью CRM можно выстроить наглядную схему компании, в которой будет отражена иерархия, прописаны обязанности и полномочия каждого сотрудника. Это базовый этап, на основании которого будет строиться дальнейшая работа организации.
Чтобы избежать задержек при выполнении многоэтапных задач или проектов, достаточно добавить в карточку всех исполнителей, которые будут задействованы в работе — это избавит от простоев. То же самое касается документооборота. Все нужные файлы хранятся в CRM, поэтому искать их просто.
Отдельный плюс CRM в целом и Мегаплана в частности — проработанные аналитические инструменты, с помощью которых можно быстро сделать объективные выводы о том, как идут дела в компании. Если у вас торговая фирма, обязательно задействуйте воронку продаж, настроив в ней каждый этап сделки. С помощью этого инструмента станет наглядно понятно, на какой стадии происходит отток потенциальных заказчиков.
По данным, размещенным на платформе Webinarcare, представители 92% компаний утверждают, что такое программное обеспечение, как CRM, имело решающее значение для достижения их целей по продажам.
Во многих CRM есть канбан-доска и диаграмма Ганта — это эффективные способы быстро получить данные о работе над различными задачами. Благодаря им работа организации становится максимально прозрачной для руководства. При желании с помощью этих инструментов можно отобразить все бизнес-процессы, чтобы впоследствии отслеживать темпы работы.
Автоматически составляемые отчеты — еще один весомый плюс CRM. Достаточно в настройках указать все параметры, по которым будут выводиться графики или диаграммы. Все отчеты создаются системой в ярком и понятном виде, приведенном к единому образцу. Это удобно и помогает быстро составить мнение об эффективности работы компании.
Используя Мегаплан или любую другую CRM для моделирования и анализа бизнес-процессов, вы экономите время. Вам не приходится осваивать функционал новой программы и долго изучать инструкции. Все инструменты, которые пригодятся в работе, уже под рукой — достаточно лишь настроить их, как вам удобно.
Вопросы и ответы
По каким параметрам формируются отчеты в CRM?
Все отчеты можно настроить по необходимости. Определите параметры, которые важно отслеживать, укажите периодичность формирования отчетов — все данные система в нужные даты будет направлять на электронную почту.
Можно ли в CRM сделать внутренние нормативные документы, например, должностные инструкции?
Это не только можно, но и нужно сделать. В дальнейшем CRM обеспечит персоналу доступ к этим документам, что упростит работу сотрудников и адаптацию новичков.
Читал, что такие программы могут автоматически генерировать документы. Так ли это?
Да, во многих CRM, в том числе и в Мегаплане, доступно внедрение шаблонов документов. Это позволяет исключить рутинные действия и сэкономить время сотрудникам. Система автоматически создаст договор, счет или акт выполненных работ, самостоятельно подставив не только заготовленный текст, но и персональные данные клиента.