Организация занятий для детей требует особого подхода к работе с клиентами. Ведь плательщики и получатели услуг тут разные люди: оплачивают и контролируют услуги родители, а получают дети. К слову, детская клиника использует аналогичную схему. Давайте посмотрим, какой должна быть CRM-система для детского центра, чтобы она помогала эффективно развивать любое дело.
Что такое CRM-система
CRM (от англ. Customer Relationship Management — управление взаимоотношения с покупателями) — известная концепция для повышения лояльности клиентов и повторных продаж. Реализовать идею на практике помогает CRM-система — компьютерная программа, в которой ведется учет клиентов, платежей, доходов и расходов.
Когда языковой или иной другой центр, даже частный сад, только открывается и воспитанников немного, для их учета часто используют Excel. Но мы советуем сразу вести все дела в специальной программе, помогающей решать задачи на перспективу. Автоматизация на начальном этапе помогает равномерно распределить нагрузку, составить и утвердить расписание, наладить информирование учеников. Впоследствии, когда школа вырастет, вам будет проще контролировать посещение, рассчитывать зарплату учителям и планировать прибыль.
Как выбрать CRM для детского центра
Система должна учитывать ваши ключевые бизнес-процессы и интегрироваться с другими сервисами. Самый простой вариант — рассмотреть готовое облачное решение, которое можно гибко настроить под свои нужды. Желательно, чтобы в программе был пробный бесплатный период и работала система пошаговых подсказок. Это были общие рекомендации. Теперь перечислим задачи, которые должен решать хороший CRM-продукт.
- Регистрация детей и родителей в разных ролях: обучающиеся, плательщики, действующие и потенциальные ученики. Сохранение истории обучения и оплат в единой карточке. Если ребенок заболел или перешел в другую группу, это можно сразу отметить.
- Поддержка гибкого расписания. Каждый преподаватель должен иметь к нему доступ и возможность вносить коррективы (замена, перенос, отмена из-за болезни). Другие сотрудники — получать мгновенные уведомления об изменениях.
- Настройка календаря с уроками, который показывает количество запланированных и завершенных занятий сегодня, по дням недели или месяцам. Учебный план должен быть прозрачным для руководства.
- Установка списаний по затратам времени за каждое проведенное занятие. Преподаватель списывает потраченное время, и оно учитывается в общем месячном объеме. На основе этих данных удобно начислять заработную плату.
- Рассылка автоматических SMS и электронных писем клиентам: о необходимости оплаты, переносе или отмене занятий. Возможность пользоваться встроенной телефонией или подключать свою.
- Работа с задачами и проектами. Внутренний планировщик поможет раздавать поручения, контролировать их выполнение и получать отчетность по результатам: количестве задач, списанном времени, принесенной прибыли.
- Фиксация контактов для быстрой связи. Студия может быть большой или маленькой, с десятками или сотнями учеников, но контакты родителей должны быть всегда под рукой. Мало ли что может понадобиться!
- Подготовка шаблонов задач и бизнес-процессов, создание чек-листов. Например, для подготовки к занятиям, презентациям, мастер-классам, дням открытых дверей.
CRM-система для детских центров обязательно должна иметь гибкую настройку прав доступа. У преподавателей, воспитателей детских садов, администраторов и руководства разные цели, и лишняя информация им ни к чему.
Возможности CRM-системы Мегаплан
Мало какие программы для работы с клиентами учебных центров имеют дружественный интерфейс и понятные настройки. Чтобы изменить даже самые элементарные функции, требуются дорогостоящие манипуляции.
Мегаплан — исключение, потому что, кроме перечисленных возможностей, эта программа может многое позволять. К примеру, редактировать меню, настраивать нестандартные процессы и добавлять свои поля в карточки. Попробуйте! Бесплатное мобильное приложение уже ждет вас, а регистрация займет пару минут.