Информационные системы управления проектами стали способом №1 в сфере оптимизации бизнес-проектов. Внедрение инновационных технологических методов дает высокую гарантию того, что реализация задуманных целей будет происходить с максимально высоким результатом, а также будет эффективна для всей организации.
Современная система управления проектами является одним из самых перспективных и полезных инструментов, который позволяет достичь ожидаемой результативности независимо от сферы применения, в которой они задействованы. Несмотря на то, что система помогает оптимизировать процессы, важно понимать, какие существуют преимущества и недостатки использования.
Преимущества использования
Автоматизированные системы управления проектами дают широкое разнообразие инструментов, которые могут быть использованы для реализации поставленных задач. Существует несколько важных преимуществ данной технологии:
- Контакт с работниками онлайн. Технология предоставляет набор инструментов для обеспечения непрерывной коммуникации всех работников. Достоинство технологии заключается в том, что каждый член команды может решать задачи по мере их появления.
- Формирование документооборота. Практически каждое предприятие занимается подготовкой документов в большом объеме. Благодаря существующему функционалу каждый сотрудник может вносить корректировки, обновлять статусы, которые наглядным образом отображают существующую коммуникацию.
- Работа с финансовым планом, прогнозирование, расчет рисков. Данное преимущество является первостепенным для многих организаций.
- За счет улучшенной формы отчетности возможно организовать оперативный доступ к нужным сведениям. Информационная система управления проектами помогает выполнять поставленные цели в установленные сроки.
- Легкость эксплуатации. ПО, которое построено при помощи панели управления и не требует обучения, чтобы начать работу. Система без сложной установки, поэтому позволяет за короткий срок повысить эффективность управления.
Существующие недостатки
Несмотря на многочисленные преимущества, как и любое ПО, технология имеет свои недостатки, заслуживающие внимания:
- Ряд инновационных систем требует больших финансовых вложений, что может нанести серьезный материальный удар небольшим бизнес предприятиям. И хотя технологии способны предоставить широкий ассортимент инструментов, все же в большинстве случаев требуется обработка данных в персональном порядке, либо потребуется докупать дополнительное оборудование, из-за которого возникают сложности с внедрением;
- Усложнение простых, стандартных проектов. Большинство организаций уже начали использовать инновационные технологии управления, однако для решения простых организационных задач или стандартных проектов не требуется использование расширенных инструментов. При использовании ПО должным образом, процесс может значительно усложниться;
- Установка определенных статусов вместо выполнения реальных действий. Статус – это своего рода напоминание, которое сигнализирует о том, на каком этапе выполнения находится задача. Ситуация усложняется, когда фиксация статусов требует больше времени, чем самое выполнение задачи.
Однако не смотря на подобные нюансы, все же преимущества информационных систем управления значительно перевешивают. Мегаплан - это система, которая поможет эффективным образом выполнять задачи вне зависимости от сложности. Используя данный CRM проект, каждый владелец предприятия сможет рационально использовать предоставленный функционал, а также оптимизировать работу всего бизнес-проекта. Кроме интеграции с 1С можно подключиться к мессенджеру Whats App. Чтобы проверить функциональные возможности проекта, каждый клиент может использовать технологию бесплатно в течение 14 дней. Достаточно пройти небольшую и легкую регистрацию на сайте компании.
Вопросы и ответы
Как сотрудники внутри программы взаимодействуют друг с другом?
Для этого предназначена система комментариев к задачам, где можно обсуждать рабочие вопросы. Кроме того, в большинстве программ предусмотрен онлайн-чат, где можно написать любому коллеге или создать группу для обсуждения проекта. Но кроме этих двух способов пользователям Мегаплана, доступны и видеоконференции, с помощью которых можно проводить совещания, не покидая рабочего места. Это особенно важно для компаний, которые практикуют удаленную работу.
Чем конкретно такие программы помогают в документообороте?
Прежде всего, с помощью программы можно сэкономить время, которое не придется тратить на оформление документации — после небольшой настройки система будет автоматически заполнять строки в нужных файлах. Если рабочий документ проходит через несколько отделов, программа упростит этот маршрут. После заполнения файл сразу передается дальше по цепочке — не придется лично нести документ в другой кабинет. Если нужно доработать договор или счет, ответственный сотрудник моментально получит уведомление о том, что нужно внести правки.
С какими сервисами, кроме WhatsApp, можно интегрировать программу?
Список интеграций у каждой программы свой. Кроме мессенджеров и социальных сетей, это может быть электронная почта. Также можно настроить взаимодействие с различными продуктами от 1С, программами для складского учета или сервисами рассылок. Выбирая ПО, нужно ориентироваться и на те программы, с которыми можно настроить интеграцию — это поможет добиться максимального эффекта в работе.