Эксплуатируя CRM как рабочее пространство пользователи получают множество выгод. Главная из них заключается в том, что все бизнес-процессы можно проанализировать в рамках одной программы. Но дополнительное преимущество такого программного обеспечения заключается в том, что сотрудники компании получают единое цифровое рабочее пространство, с помощью которого можно:
- Принять заявку.
- Оформить счет или договор.
- Уточнить сроки завершения конкретного рабочего этапа.
- Поставить задачу и назначить ответственных.
- Проверить статус заказа.
- Отправить письмо или сообщение клиенту.
Именно поэтому рабочим пространством называется платформа, которая заменяет несколько программ, чем существенно экономит время персоналу организации. Все, что нужно, находится перед глазами на одном экране.
Если планируете использовать CRM как единое рабочее пространство, не стоит забывать о кастомизации. Эта особенность современного программного обеспечения позволяет убрать с экрана все лишнее, приведя внешний вид системы в соответствие с предпочтениями и нужным функционалом. Так, в Мегаплане предусмотрена тонкая настройка рабочего пространства. Сотрудники могут убрать те модули, которые использоваться не будут. Согласитесь, менеджеру или бухгалтеру не так уж важны подробные данные по маркетинговой активности.
Как происходит организация рабочего пространства
С одной стороны, настройка CRM — разовый этап работы, а с другой — формирование рабочего пространства не прекращается. Если компания развивается, неизбежно появляются новые бизнес-процессы. Кроме того, практическое использование любой программы — это лучший способ выявить недочеты в настройке и устранить их. Поэтому рекомендуем обратиться к специалистам, если хотите внедрить систему организации рабочего пространства. Они точно знают, как организовать рабочее пространство. Благодаря этому снижается вероятность просчетов и ошибок.
Программные инструменты, используемые для создания рабочего пространства с помощью CRM, могут меняться в зависимости от конкретных потребностей организации. Например, управлять контактами клиентов, формировать отчеты и хранить всю историю взаимодействия с заказчиками можно с помощью CRM, а для более специализированных потребностей, таких как подготовка массовых рассылок, могут пригодиться дополнительные программные инструменты.
Составление отчетов — опция, которая популярна среди пользователей CRM, и это неспроста. В соответствии с данными, размещенными на портале Review42, точность отчетов может повыситься на 42% при использовании такого программного обеспечения, как CRM.
Эффективный проект рабочего пространства невозможно представить без интеграции стороннего ПО и функций CRM. Выбор приложений, которые можно интегрировать, сделав максимально полезное и открытое рабочее пространство, зависит от конкретной системы. Поэтому такой фактор тоже нужно учитывать при выборе программы для организации рабочего пространства.
Чтобы создать рабочее пространство, нужно проанализировать работу персонала компании и определить, какая информация будет для них максимально важной — отчеты, клиентская база, список проектов или информация их специализированного стороннего сервиса. Исходя из этих критериев должна настраиваться программа для единого рабочего пространства. Затем остается настроить CRM, убрав все лишнее с рабочего стола.
Рабочее пространство в Мегаплане
Наряду со стандартными инструментами организации рабочего пространства, пользователям Мегаплана доступен отдельный модуль. Это одно из важных осенних обновлений, благодаря которому не придется покупать отдельную программу. В «Рабочие пространства» можно попасть, кликнув на одноименную иконку в главном меню.
Рабочие пространства помогают увидеть все проекты, сделки и бизнес-процессы разом — данные по ним выведены на одном экране в разных информационных виджетах. Параметры рабочего пространства можно менять, настраивая их расположение и количество в соответствии со спецификой работы каждого отдела.
При необходимости можно добавить в Рабочие пространства таблицы, графики или диаграммы с отчетностью. Данные можно не только анализировать, но и проваливаться в них, чтобы увидеть детали. Одновременно с глубокой аналитикой, пользователю доступны привычные действия: постановка задач, смена статусов, добавление процессов.
С отчетами можно работать коллективно — для этого можно пригласить в рабочее пространство коллег, которые будут видеть одни и те же графики и таблицы. Отдельное приложение для создания рабочих пространств скачивать не придется — все, что нужно, уже есть в Мегаплане.
Организация пространства рабочих мест помогает скомпилировать на одном экране всю информацию, важную для руководителя или другого сотрудника компании. Каждый может под себя настроить внешний вид информации, которая выводится на экран. Можно выбрать любое отображение:
- Таблица.
- Канбан-доска.
- График.
- Диаграмма — круговая, линейная или столбчатая.
- Календарь.
Благодаря этому упрощается оценка рабочего пространства — одного взгляда хватает, чтобы увидеть просроченные задачи или затянутые процессы.
Внешний вид рабочих пространств будет различаться в зависимости от специфики деятельности сотрудников. Кому-то достаточно видеть статистику по своим задачам, в то время, как руководителям нужна более масштабная информация о процессах, идущих в компании. Каждый отчет можно гибко настроить с помощью фильтров и сортировки.
Важное преимущество обновления заключается в том, что доступны все рабочие пространства онлайн — можно зайти в приложение на мобильном телефоне, чтобы посмотреть нужную информацию. Разобраться с настройками поможет Справочник от Мегаплана.
Вопросы и ответы
Чем пространство отличается от виджета?
Визуально пространства от виджетов отличаются тем, что виджет сразу содержит в себе информацию о задачах и процессах. Это может быть таблица, доска с карточками, календарь. Пространство может объединять различные виджеты.
Как создать пространство, которым будет пользоваться несколько сотрудников?
Для этого его нужно подключить. Как подключить рабочее пространство смотрите тут https://megaplan.ru/spaces/
Можно ли добавить пространство внутри еще одного пространства?
Да, рабочее пространство в Мегаплане поддерживает вложенность, поэтому вы можете создать целую систему, охватывающую все бизнес-процессы внутри компании.