МЕНЮ
МЕНЮ

Контроль рабочего времени сотрудников

Время — невосполнимый ресурс, поэтому нужно минимизировать его потери. Для коммерческих организаций время является основным параметром при расчете заработной платы. Поэтому контроль и анализ затрат рабочего времени необходимы в любом бизнесе.

Многие руководители требуют от работников ежедневных отчетов о проделанной работе. Чаще всего такие отчеты готовятся в Excel и отправляются в конце дня на почту. Хорошо, если подчиненных мало. Если компания большая, ему просто не хватит времени разобраться. Возникает вопрос: как контролировать рабочее время сотрудника? Легко — используя программу CRM Мегаплан.

Тотальный контроль или мягкий учет?

В некоторых компаниях придерживаются жесткой позиции в отношении учета рабочего времени. По кабинетам вешают видеокамеры, а на компьютеры сотрудников устанавливают программы слежки. Но долго ли люди смогут хорошо работать в атмосфере постоянной слежки? К тому же не все перечисленные выше способы законны.

Гораздо большей эффективности добивается программа для контроля рабочего времени сотрудников. Там исполнители сами пишут, сколько заняло решение тех или иных задач. Такой мягкий подход развивает дисциплину в коллективе и повышает самоорганизованность. Сотрудники не испытывают стресса, ведь отчеты добровольные, и указывают реальные трудозатраты. Поэтому вся информация в таких программах прозрачна для руководителей.

Как организован контроль рабочего времени в CRM Мегаплан

Фиксация рабочего времени сотрудников происходит в задачах и на календаре. Инструменты учета временных затрат интегрированы в планировщик задач и дел, а также в CRM-систему. Их удобно использовать, чтобы контролировать рабочее время.

  • В рамках совместной работы над задачами и проектами.

  • В индивидуальных задачах исполнителей.

  • Для планирования рабочего дня.

  • Для учета времени, которое сотрудники проводят в офисе и вне его.  

  • Для анализа затрат времени на обслуживание каждого клиента.

Итоговые значения автоматически сводятся в отчеты. Их удобно анализировать, выявляя проблемные зоны в рабочих процессах.

Контроль сроков выполнения задач

В карточке задачи или проекта для анализа трудозатрат существует блок «Планирование». Там можно корректировать старт и финиш задач даже после их постановки. Программа сама посчитает количество дней, необходимых для их выполнения. А если указать дату старта и количество дней, дата финиша проставится автоматически. Укажите прогнозные трудозатраты и заодно прикиньте предварительный бюджет.



Расчет трудозатрат исполнителей

В процессе выполнения задачи сотрудники будут поэтапно списывать время в Мегаплане. При добавлении комментария можно указать затраченное время в днях, часах и минутах. Время, учтенное во всех комментариях, суммируется и отображается в блоке «Планирование». Сводные данные позволяют наглядно сравнивать плановые и фактические показатели.

За день принято 8 часов, за неделю — 40 часов. Кроме того, в Мегаплане можно отслеживать уровень активности в задачах. Вы поймете, насколько часто исполнители ими занимаются.    

Контроль личного рабочего времени

Используйте статистику работы с задачами, чтобы рационально распределять обязанности на день. Если часто засиживаетесь допоздна, попробуйте узнать, на что было потрачено время. Планировщик задач позволяет планировать рабочее время и больше внимания уделять важному. В результате продуктивность работы и скорость выполнения обязанностей увеличиваются.

Анализ коммуникаций с клиентами

В карточках клиентов хранится история общения: количество звонков, писем, встреч. Благодаря этим данным руководитель видит, достаточно ли внимания уделяет  менеджер своим клиентам. Он может посмотреть частоту и длительность звонков, оперативность ответа на запросы. К тому же эта информация может использоваться для подготовки шаблонов ответов на частые вопросы. Анализ среднего времени, потраченного на клиента, помогает оперативно принимать меры по удержанию.     

Начисление бонусов и штрафов

Мегаплан позволяет не только контролировать рабочее время сотрудников. Он стимулирует их работать быстрее при помощи системы бонусов и штрафов. Такая прозрачная система начислений избавляет руководителей от обвинений в несправедливости. Каждая мера в отношении сотрудника будет подкрепляться фактом. Исполнители же получают возможность управлять своей зарплатой и карьерой в компании.

Многоканальная система напоминаний

Для каждой задачи постановщик может установить дедлайн. Когда сроки подойдут, система сама напомнит ответственному поторопиться с результатом. Многоканальная система напоминаний в информер, по почте и SMS не дает расслабляться и выходить из графиков. Это особенно критично для проектов, когда от скорости выполнения одной задачи зависят другие. Дедлайн можно переносить, но не во всех случаях. Когда затрагиваются сроки в зависимых задачах, участники получают предупреждения. Они заставляют задуматься: возможно, стоит ускорить работу или привлечь дополнительные силы.   

Отчетность для анализа эффективности

Данные по трудозатратам автоматически собираются в отчеты. Узнавайте, сколько задач завершено, уложились ли исполнители с сроки или где-то вышли за рамки. При необходимости выгружайте отчеты в Excel. Сводные данные можно затем учитывать для оптимизации бизнес-процессов.

Оценивать эффективность работы станет гораздо проще. Устанавливать сроки и планировать трудозатраты в проектах — еще удобнее. Они будут основаны на объективной статистике, а значит максимально приближены к реальности. Клиенты останутся довольны четким соблюдением сроков и предсказуемым качеством работы.

Планирование работы на основе учета времени

Контроль рабочего времени сотрудников нужен в том числе для планирования. Личный и общий онлайн-календарь в любой момент  покажут список дел, которые исполнители запланировали для работы с задачами. Причем дела могут быть привязаны или не привязаны ко времени.

В автоматизированной системе удобно планировать не только работу, но и отдых. В  модуле «Сотрудники» собирается информация об отпусках, больничных, отгулах и командировках. Фонд оплаты труда становится прогнозируемым и исключает переплаты за неотработанное время.

Как видите, Мегаплан помогает фиксировать и контролировать все бизнес-процессы компании. Одновременно это великолепный личный планировщик с напоминаниями о задачах. Попробуйте тотальный учет рабочего времени!











Возврат к списку