МЕНЮ
МЕНЮ

Оптимизация бизнес процессов

Отлаженные процессы — основа успеха в любом бизнесе. CRM Мегаплан покажет, какие бизнес процессы тормозят рост вашей компании, и поможет их оптимизировать. Давайте разберемся, какие принципы управления бизнес-процессами можно реализовать в автоматизированной системе.      

Какой стиль управления выбрать

Процессы есть во всех компаниях, даже если они не формализованы. Под ними подразумевают последовательность предпринимаемых действий для достижения желаемых результатов. Пропишите и регламентируйте процесс от начала до конца, сделав результат предсказуемым. CRM Мегаплан поможет проанализировать и настроить любые процессы вашего бизнеса!

В современном менеджменте сложились два основных подхода к управлению процессами. Функциональный подход предполагает разделение компании на департаменты и отделы с четкими обязанностями. В процессном управлении важны не достижения подразделений, а непрерывная оптимизация бизнес-процессов. Второй вариант считается эффективнее, потому что помогает быстрее достигать целей.  

Как Мегаплан оптимизирует процессы

Чтобы эффективно управлять потоками работ, составляющими деятельность компании, их важно автоматизировать. Мегаплан поможет легко перенести работу в онлайн без участия технического специалиста. Он подойдет любой компании, потому что объединяет процессный подход с функциональным.

Вы можете разделить компанию на отделы, прописать структуру и обязанности. А потом настроить рабочие процедуры с участием сотрудников различных департаментов. В основе любого процесса — снабжения, производства или маркетинга — лежит сделка. Как в продажах, там тоже есть заказчики, исполнители и цепочка действий. Просто настройте свою схему сделки для разных сфер работы! Чтобы с нуля создать оптимизированные процессы, начните с анализа существующих.

Этап 1. Анализ и оптимизация бизнес-процессов

Задача аудита — анализировать связи между действиями, не вдаваясь в подробности. Сначала проверьте основные, потом поддерживающие. Важно определить основные точки взаимодействие отделов и сотрудников. Целью аудита является поиск узких мест в организации коммуникаций. К ним относятся:

  • дублирование функций;

  • бесполезные действия;

  • беспричинные простои;

  • перерасход времени.


В результате анализа операции компании станут прозрачными и понятными. Это позволит выявить проблемы, приводящие к сбоям в работе. Но главное, вы ясно увидите возможности для улучшений, дав начало оптимизации.

Этап 2. Перенос и настройка бизнес-процессов

Анализу сначала подвергают цепочки взаимодействий, которые напрямую влияют на прибыль. После завершения первого этапа приступайте к работе по их улучшению. Оставьте в них только те действия, которые приводят к приемлемому результату. Избавьтесь от тех, которые не оказывают значительного эффекта. После этого переходите к автоматизации

Чтобы путь от заявки до продажи проходил легко, перенесите его в Мегаплан и регламентируйте. Другими словами, определите этапы сделки и зафиксируйте условия перехода. Создайте одну или несколько схем, которые будут учитывать сразу несколько факторов.

  • Специфику отрасли.

  • Особенность продажи данного товара или услуги.

  • Условия работы.

  • Принципы и стандарты компании.

Вы также можете установить точки промежуточного контроля и запустить автоматические сценарии. Переложите функцию управления на систему, чтобы тратить меньше времени на контроль сотрудников. Все задачи будут поставлены вовремя, а участники поймут свои роли.

Участники бизнес-процесса

В рамках длинного проекта могут объединяться усилия исполнителей различных функциональных областей. Сотрудники выполняют обязанности, но соблюдают единый ход работ на общий результат. В Мегаплане каждому участнику сделки или задачи присваивается своя роль. Права роли могут распространяться на все схемы сделок. А могут действовать только в рамках назначенных сделок. Для каждой роли можно установить, какие статусы и переходы видны участнику.

В каждую схему работ можно добавить сколько угодно ролей. По умолчанию их несколько.

  • Создатель открывает процесс и запускает работу.

  • Наблюдатели контролируют ход работ и исправление ошибок.

  • Аудиторы проводят итоговый анализ и принимают результат.

Теперь посмотрим, какие еще инструменты Мегаплана помогут оптимизировать бизнес-процессы компании.

История событий — в одном месте

В карточке клиента собирается полная история взаимодействия с ним. Вы можете видеть список сделок и задач за все время деловых отношений. Включите встроенную телефонию и записывайте все звонки. Интегрируйте корпоративную или личную электронную почту и сохраняйте в карточке переписку. Если возникнут проблемы, вы всегда сможете заглянуть в архив и понять их причину. Кроме того, такая возможность позволит новым сотрудникам быстро освоить функциональные обязанности.

Расширенные поля упростят работу

В карточках задач и клиентов выводятся стандартные поля. Некоторые из них обязательны для заполнения, некоторые нет. Однако во все формы можно добавлять расширенные поля. Они помогут настроить работу с данными под вашу специфику работы. Сделайте их обязательными и настройте форму записи. Тогда сотрудники не забудут, что и как заполнять.

Кроме того, вид карточек каждый пользователь настраивает для себя сам. Например, если какие-то данные он использует чаще других, то может поместить их на видное место. В настройках карточки достаточно указать, какие информационные блоки и где показывать.

Быстрое согласование документов

Бюрократия тормозит работу практически во всех компаниях, затягивая получение результата. В Мегаплане есть возможность проводить групповое согласование документов. Таким образом, даже согласование бумаг доступно для оптимизации. Вы можете выбрать одну из двух схем.

  • Параллельное согласование. Сотрудники получают задачи на рецензирование документа в одно время. Согласование завершается после получения всех ответов.

  • Последовательное согласование. Сотрудники получают задачи по очереди. Они ждут согласования документа предшествующим участником. 

Канбан ускорит бизнес процессы

Методология канбан может быть использована для любых областей жизни. Предложите сотрудникам менять статусы работ на канбан-доске. Это увлекательно и удобно! Канбан-доска представляет собой таблицу, где названия колонок соответствуют статусам. Карточки сделок (работ) просто перетаскиваются мышкой из одной колонки в другую. Для руководителей такая простота манипуляций делает выполнение работ наглядным и прозрачным.  


Чтобы включить канбан в Мегаплане, создайте по шаблону несколько сделок. Затем перейдите в общий список и выберите вид «Канбан». По умолчанию в системе уже настроена типовая схема продажи. Поэтому вы сразу сможете распределить сделки по статусам и попробовать наглядный Канбан в действии.    

Автосценарий сэкономит время

Вы можете запрограммировать последовательность действий, чтобы сэкономить время и исключить ошибки. Эти действия могут активироваться как вручную, так и автоматически. В Мегаплане есть три сценария.

  • По кнопке. Сотрудник сам решает, когда выставить счет или отправить уведомление клиенту.

  • Авто. Сценарий срабатывает при выполнении одного или нескольких условий. Например, если сделка перешла в другой статус или изменилось ее свойство.

  • Системный. Такой сценарий запускается и доступен для выбора как готовый. 

Воронка продаж покажет проблемы

Воронка продаж – наглядный инструмент для анализа эффективности. Она отражает историю движения дел по статусам. На каждом уровне находится группа статусов выбранной схемы и видна конверсия.Там же можно посмотреть среднее время пребывания сделки в определенном статусе.

Чтобы включить воронку продаж в Мегаплане, перейдите в раздел «Отчеты». Если сделок пока нет, Мегаплан предложит создать их по шаблону. Этой займет несколько минут. Попробуйте Мегаплан для получения оптимизированной отчетности!  

Интеграции для комплексной оптимизации

А еще Мегаплан — мощная платформа для интеграции и кастомизации. Вы можете скачивать доступные приложения или добавлять в систему собственные разработки. Возможности для оптимизации еще никогда не были так  безграничны! Связывайте CRM-систему с программой call-центра, сервисом рассылки или телефонией. Настраивайте схемы под задачи бизнеса и управляйте сервисами из одного интерфейса.

Рабочий стол как пульт от бизнеса

Следить за показателями и ситуацией в бизнесе просто с рабочего стола Мегаплана. Это место, куда стекается вся важная информация о деятельности сотрудников. Какие именно данные туда выводить — решаете вы сами. Следите за продажами и поручениями и будьте в курсе проблем. Кроме того, получайте любые отчеты и контролируйте финансовые потоки. На рабочий стол удобно помещать виджеты других используемых систем и сервисов. Они будут сами синхронизировать данные, а управлять ими станет гораздо простого!  

Итоги оптимизации

Оптимизация бизнеса позволяет наладить эффективное взаимодействие между разрозненными подразделениями. А его автоматизация дает всем участникам колоссальную фору по времени. В системе легко упорядочить и регламентировать любые рабочие процедуры. Вы также значительно упростите адаптацию и включение в  работу новых сотрудников. Но главное, сразу снизится зависимость от человеческого фактора. Попробуйте Мегаплан для роста эффективности прямо сейчас!

Возврат к списку