МЕНЮ
МЕНЮ
Накануне нового активного сезона выставок, готовясь к участию в очередном мероприятии, я совершенно неожиданно вспомнила свою первую выставку. Это сейчас у меня за плечами достаточный опыт, а в руках хорошие инструменты. Но так было далеко не всегда. Приходилось допускать ошибки, которые порой стоили ну очень дорого. Позвольте мне поделиться своим опытом и поведать всем интересующимся, как надо делать и какие ошибки не стоит допускать. А также рассказать, какие инструменты при подготовке можно и даже нужно использовать. Если вы до сих пор сомневаетесь, стоит ли вам принимать участие в выставках — однозначно стоит! Выставка занимает важнейшее место в маркетинговой активности компании. [CUT]Она дает:
  1. персональное личное общение;
  2. диалоговый характер отношений;
  3. ориентацию на результат;
  4. демонстрацию реальных возможностей (товаров и услуг), этот список можно продолжать долго.
Убедила? А теперь остановимся на основных моментах организации выставки.  

Как спланировать выставочную деятельность предприятия?

  Основное правило — своевременное планирование выставки. Если вы с опозданием приняли решение об участии в любой выставке — лучше пропустите ее. Спешка приводит к огромному количеству ошибок, недоработок и в результате к неэффективному участию.Необходимо, чтобы стенд на выставке нес потребителям четкие маркетинговые сообщения, а центром маркетинговой активности должна стать сама выставка, но не отдельный ваш стенд. Как правило, качественная подготовка стенда, персонала, экспонатов требует не менее4-6 месяцев,а то и больше. Но и этих сроков будет недостаточно, если при подготовке не использовать системы по управлению проектами. Вся информация у вас должна храниться в одном месте, а задачи (от наиболее глобальных — изготовить стенд, до самых простых — купить батарейки для пульта) должны фиксироваться. Примером такой системы может выступить Мегаплан, который позволяет сделать процесс подготовки максимально комфортным, спокойным и результативным. Для начала создаем проект, добавляем в него всех участников и устанавливаем сроки его реализации: Далее фиксируем весь список дел (своего рода чек-лист), которые необходимо выполнить при подготовке, к тому же каждое дело необходимо привязать ко времени, определить ответственного за каждое дело, установить временные вехи: По мере выполнения каждого дела, вы сможете вычеркивать его из общего списка. А для более сложных дел создавать отдельные задачи, в рамках которых будет проходить их обсуждение и выполнение. К задачам вы сможете крепить документы (например, макеты стендов, листовок, графики работы и многое другое), также прописывать временные вехи по их выполнению и назначать участников каждой задачи. Таким образом, все участники подготовки, в том числе и руководители, в любой момент времени смогут отследить, на каком этапе находится подготовка, какие трудности возникли и кто за что ответственен. Отпадет необходимость в частых и длительных совещаниях — все согласования будут вестись в одной системе и в любой момент времени после окончания работы с проектом, вы можете к нему вернуться и почерпнуть из него необходимую информацию.

Как определить цели участия в выставке и критерии их достижения?

  Перед тем как принять решение об участии в выставке, задайте себе следующие 5 вопросов:
  1. Какое значение имеет эта выставка в вашей маркетинговой стратегии?
  2. Почему вы хотите принимать участие в этой выставке?
  3. Что вы хотите на ней показать?
  4. Кто является вашей целевой аудиторией?
  5. Какой бюджет вы можете выделить на участие в выставке?
Диапазон целей может быть крайне широким — привлечение новых клиентов, поддержка отношений со старыми клиентами, выведение на рынок новых товаров и услуг, ускорение продаж, формирование или улучшение имиджа компании, формирование дилерской сети или получение обратной связи о товарах и услугах. Не забывайте, что выбранные цели должны соответствовать формату выставки. При обсуждении и определении целей выставки привлекайте ваших сотрудников, которые будут работать на стенде для повышения их заинтересованности и энтузиазма. Важно, чтобы цели участия были:
  • заранее определенными и зафиксированными;
  • конкретными;
  • достижимыми;
  • измеряемыми.
Все это можно реализовать в модуле «Обсуждения» Мегаплана, где можно создать отдельную тему обсуждения — например «цели участия в выставке», вести переговоры по выбору целей, далее зафиксировать эти цели, получить в рамках этого же обсуждения согласование руководства и сохранить историю работы над этой задачей. При планировании целей не забывайте рассчитывать и числовые показатели – планируемое количество посетителей, их процент, который может заинтересоваться вашей продукцией, проведите анализ структуры посетителей прошлого года и узнайте о представленности ваших конкурентов на данной выставке. И не забывайте при определении целей учитывать размер и потенциал вашего предприятия.

Как составить смету затрат?

  Смета затрат на участие в выставке состоит из таких пунктов:
  1. Выставочная площадь и регистрационный сбор;
  2. Выставочное оборудование;
  3. Оформление стенда — дизайн, изготовление и монтаж, аренда видео и аудио-техники, цветы, конфеты;
  4. Изготовление рекламно-информационных материалов и сувениров;
  5. Рекламная поддержка участия в выставке — рассылка приглашений, промо-акции, пресс-релизы;
  6. Транспортные затраты на перевозку экспонатов, включая упаковку и таможенный сбор (при отправке в другую страну);
  7. Затраты на командировку — визовые процедуры, проезд, проживание, питание, страхование.
Соотношение тех, либо иных групп затрат в общей смете зависят от многих факторов — размера стенда, его дизайна, масштаба и формата выставки, поэтому я не буду приводить средние показатели.

Как спланировать и оформить экспозицию?

  Дальнейшая работа начинается с определения площади стенда. К этому вопросу нужно приступать, определив амбиции и цели вашего участия в выставке, финансовые показатели, размеры экспонатов, площади стендов конкурентов и возможные рекомендации оргкомитета. Если ваше предприятие является одним из лидеров рынка в своей отрасли, то и стенд ваш должен соответствовать этой позиции. Здесь не стоит скупиться. Сразу уточняйте в оргкомитете, до какого срока вы имеете возможность откорректировать размер вашего стенда, так как в процессе планирования вам может понадобиться больший или меньший стенд. Что касается размещения стенда, то место необходимо выбирать видное, по ходу движения основных потоков посетителей. Лучшими местами считаются места, наиболее приближенные к входам или переходам между павильонами, места в центральной части павильона и на пересечении основных проходов, места возле конференц-залов. Наибольшие преимущества имеет стенд «остров», к которому есть доступ со все4-хсторон, далее по эффективности можно выделить «полуостров», угловой стенд, ну и линейный. Как правило, стенды резервируются в порядке поступления заявок от участников, поэтому стоит поторопиться для выбора хорошего места для стенда и его вида. При выборе места расположения стенда не будет лишним узнать, где находятся стенды лидеров отрасли, а также ваших основных конкурентов. А Мегаплан будет постоянно напоминать вам о сроках выполнения каждой задачи и списке дел, не позволив ничего упустить из виду.

Как подготовить стендистов?

  Для начала вам необходимо определить количество стендистов. Этот показатель рассчитывается с помощью простой формулы: К=С*V/Т где, К-необходимое количество стендистов С- желаемое количество контактов V- длительность одного контакта в минутах Т- общая длительность выставки в минутах. Рассчитывая формулу не забывайте о том, что и стендисты, и посетители — живые люди. Стендисты не могу работать 8 часов без перерывов, еды и отдыха. Выбирая людей для работы на стенде необходимо учитывать качества характера будущих стендистов, их выносливость, глубину знания продукта, умение общаться с людьми и приятную внешность. Кроме того команда стендистов должна быть психологически совместимой, не так как команда космонавтов, но все же людям придется работать на протяжении нескольких дней в ограниченном пространстве со значительными физическими и психологическими нагрузками. Продумайте систему бонусирования лучших стендистов. Инструктаж персонала рекомендую провести за несколько дней до открытия выставки, а повторный — в день перед открытием. Обязательно необходимо осветить вопросы:
  • тематики, целей и задач выставки;
  • конкуренты и их продукция;
  • модели поведения посетителей;
  • формы регистрации контактов — анкеты, тетрадки или любой удобный способ фиксации;
  • правила и график работы стенда;
  • требования к внешнему виду стендистов;
  • распределение обязанностей между стендистами.
На своем примере хочу поделиться методикой сбора контактов и их сохранения — для начала мы заготовили общую тетрадь, проклеенную двухсторонним скотчем. Когда к нам подходил клиент, мы брали у него визитку, вклеивали в тетрадь, выясняли его потребности и сразу о них записывали рядом с визиткой. Таким образом, к вечеру у нас имелась база клиентов и их потребностями в виде тетради. К вечеру, в последние несколько часов выставки, когда наплыв посетителей значительно ниже один из ответственных стендистов вносил эту информацию в Мегаплан в модуль клиентов с четким описанием их задач. К концу рабочего дня все карточки клиентов уже заполнены в Мегаплане, и менеджеры на местах уже могут с ними работать. То есть клиент не успевает вернуться с выставки, а его уже ожидает интересующая информация в почтовом ящике, отправленная нашими менеджерами. Вот, что значит лояльность к клиентам и оперативность работы. К тому же Мегаплан позволит всех клиентов фильтровать и группировать по необходимым вам параметрам — полу, роду занятий, каналу привлечения и любому другому, интересующему вас критерию. Это очень ценная функция для дальнейшей работы с клиентами для экономии времени и повышению качества коммуникаций.

Что необходимо делать по завершению выставки?

  После завершения выставки необходимо в первую очередь провести оценку эффективности выставки. Но для просчета эффективности в процессе выставки необходимо собрать следующую информацию:
  • количество распространенных материалов;
  • количество посетителей стенда;
  • информация о посетителях стенда (контакты, интересующая информация);
  • наблюдение за посетителями (фиксирования времени пребывания на стенде, маршрута передвижения, интереса к отдельным экспонатам и поведения).
А далее провести послевыставочную аналитическую работу:
  1. Анализ достижения поставленных целей. Например, целью выставки было привлечение новых потенциальных клиентов. Вы прогнозировали 300 новых контактов, а по результатам выставки вы получили только 240, таким образом степень достижения этой цели составляет 80%.
  2. Анализ соответствия запланированной сметы к фактическим затратам.
  3. Анализ ключевых решений по участию в выставке — выбор выставки, размер и расположение стенда, позиционирование, рекламная кампания. Что было успешным, а что нет?
  4. Анализ запросов и пожеланий посетителей.
  5. Анализ деятельности конкурентов.
  6. Анализ работы персонала стенда.
Рекомендую просчитать как минимум 2 коэффициента: Коэффициент возврата затрат = прогнозирована сумма контактов по результатам выставки/стоимость участия Цена контакта = стоимость участия/ количество посетителей стенда Далее необходимо проводить работу со всеми посетителями выставки. Но вы же помните, что все контакты и запросы клиентов у вас уже занесены в Мегаплан, теперь вы можете присвоить каждому клиенту отдельного менеджера и вести работу с ним, фиксируя в карточке клиента всю историю. После осуществления продажи каждому отдельному клиенту вы создаете сделку в Мегаплане и прикрепляете ее к карточке клиента: Таким образом, ни один клиент не будет потерян и забыт. Эффективность послевыставочной работы возрастет во много раз, а лояльность клиентов будет соответствовать высокому уровню. А теперь вас ждет новый сезон выставок — вперед с новыми силами и знаниями к достижению поставленных целей, и Мегаплан вам в помощь. :)
Комментарии
О
Оксана
Наташ, хорошо написала. Молодец!
АВ
Александр Владимирович
Добрый день. Почему каждый день работы в Мегаплане — это мука? Почему скорость загрузки одной (!) страницы иногда превышает 3-5 минут? Вот вы пишете в сегодняшней заметке: "Таким образом, ни один клиент не будет потерян и забыт. Эффективность послевыставочной работы возрастет во много раз, а лояльность клиентов будет соответствовать высокому уровню." У нас уже несколько клиентов потерялись не из-за отсутствия какого-то функционала, а от плохого быстродействия системы в целом. Зачем улучшать функционал системы, если системой невозможно пользоваться? Куда писать? Техподдержка через 2 дня после запроса просит прислать скриншот (!!!) проблемы либо извиняется, но НИЧЕГО не меняется. По телефону через 20 минут дозвона говорят, что проходят какие-то работы, что-то устраняется и вот-вот будет устранено. P.S. Пока писал это сообщение, дедлайн у задачи так и не успел смениться.
ЕР
Евгений Романовский
Александр, можете уточнить название аккаунта?
АВ
Александр Владимирович
Menoplan
ЕР
Евгений Романовский
Александр, работы по улучшению быстродействия системы действительно постоянно происходят. Ваш аккаунт в настоящее время переведен на менее загруженные сервера. Если проблема повторяется, то пишите в поддержку еще раз. А здесь можете указать номер присвоенного тикета. Запрос дополнительной информации вполне себе оправдан. Он помогает быстрее локализовать проблему и передать её в работу. Когда дело касается медленной работы системы, то для решения этого вопроса мы обычно запрашиваем следующую информацию: — Время, когда мегаплан демонстрирует низкую производительность. — Какие дейтсвия проводились пользователями (переход между модулями, создание/редактирование контрагента и т.п.). — Повторяется ли проблема у всех пользователей или нет, если не у всех, то мы просим предоставить их логины. — Если какая-то страница не грузится, то нам действительно нужен скриншот. Желательно с открытой веб-консолью браузера, в котором видно, есть ли какая-то определенная ошибка или нет.
И
Иван
То же нарекание по скорости работы. Пока происходит установка системы - заносятся проекты, вырабатываются инструкции, но уже были прецеденты когда страница проекта грузится 10 секунд и более. Даты 19, 21 августа.
ЕР
Евгений Романовский
Иван, если у вас появляются проблемы со скоростью работы, то необходимо сообщать об этому в техническую поддержку. Если вы уже делали это, то можете указать здесь номера тикетов.
ЕР
Евгений Романовский
Однозначно гарантировать невозможно, но в целом пользователи коробочной версии сами обеспечивают необходимое быстродействие и, соответственно, сами решают возникающие проблемы.
Y
yantabli
Иван, если у вас появляются проблемы со скоростью работы, то необходимо сообщать об этому в техническую поддержку. Если вы уже делали это, то можете указать здесь номера тикетов.
АВ
Александр Владимирович
Евгений, ситуация улучшилась, но незначительно. № тикета, где мне опять советуют взять скриншот: 6863 Теперь отвечу на ваши вопросы: Ориентировочное время, когда Мегаплан демонстрирует низкую производительность: каждый будний день с 14:00 по 18:00 по Мск. Иногда работа парализуется на 15 минут, иногда на час. Бывает, что производительность очень низкая почти целый рабочий день. Иногда случаются "просветления", когда Мегаплан начинает работать очень быстро, но это, обычно, длится не более 5-10 минут, потом все возвращается обьратно. Иногда Мегаплан начинает "тормозить" утром, в 6-8 по Мск, но это бывает реже. Какие дейтсвия проводились пользователями (переход между модулями, создание/редактирование контрагента и т.п.). Обычно это смена дедлайнов у большого количества задача: т.е. пользователь открывает задачу, кликает на дату в левой колонке, после чего долго ждет появления календаря, дальше выбирает новую дату дедлайна и нажимает на кнопку изменения дедлайна и тоже ждет очень долго. Постановщик задачи после этого подтверждает дедлайн, нажимая на зеленую кнопку подтверждения дедлайна, тоже долго ждет, пока это произойдет. Проблема повторяется у ВСЕХ пользователей. Мы все айтишники, мозги имеются, руки растут откуда надо. Пробовали во всех браузерах (ие, фф, хром, опера, сафари), на всех устройствах (мощнейшие PC с i7 и 8 Гб оперативки, а также простые компьютеры, планшеты iPad и Samsung, смартфоны, ноутбуки, нетбуки, iMac и MacBook Pro), пробовали заходить в Мегаплан от разных провайдеров (Билайн Бизнес, Голден Телеком, Кабинет, Конвекс и даже 3G интернет от двух провайдеров). Пробовали работать с одной задачей (заставляли всех сотрудников кроме одного выйти из Мегаплана), пробовали работать с 50 заданиями, открытыми в разных вкладках. Результат один — кошмарнейшие тормоза, от которых всю компанию просто трясет...
И
Иван
То же нарекание по скорости работы. Пока происходит установка системы — заносятся проекты, вырабатываются инструкции, но уже были прецеденты когда страница проекта грузится 10 секунд и более. Даты 19, 21 августа. Хотел узнать насколько ситуация улучшится в случае установки на собственный сервер с рекомендуемой конфигурацией? Ожидаемое количество одновременных пользователей - не более 7. Если комментарий нужно перенести - прошу известить по почте.
Ваш комментарий

Возврат к списку