Обратный звонок заказан!

Эффективный контроль исполнения поручений

21 Октября 2008

Организация контроля исполнения поручений

Дать поручение подчиненному и не проверить его выполнение – это почти то же самое, что не давать ему никаких распоряжений. Большинство сотрудников достаточно загружены множеством обязанностей, поэтому даже самый добросовестный работник быстро чувствует отсутствие надлежащего контроля со стороны руководства и рано или поздно начинает относиться к работе «с прохладцей».

Контроль исполнения поручений в советские времена был, как известно, довольно эффективным. Этому способствовала командная система управления. На современных же предприятиях руководители часто не в состоянии обеспечить безоговорочное выполнение собственных приказов, в первую очередь из-за отсутствия системы постоянной проверки результатов.

Постановка задачи

Поручения выдают все руководители, независимо от уровня, в устной или письменной форме. При этом указания начальников высших рангов, как правило, передаются исполнителям через менеджеров среднего звена. Руководители подразделений отдают приказы непосредственно тем, кто будет их выполнять. Любое распоряжение должно содержать: характер работы, срок ее выполнения, а также фамилию и должность непосредственного исполнителя. Формулировка делается краткой и не допускающей двойного толкования, а результат выполнения должен быть конкретным и измеримым.

Процедура отслеживания выполнения распоряжений

Контроль исполнения поручений может быть организован различными способами:

  1. Вручную. Для этого составляется картотека, в которой на каждое распоряжение заводится карточка с регистрацией приказа, сроками и ответственным сотрудником. После выполнения в ней ставится отметка.
  2. При помощи программы электронного документооборота. По сути, этот метод похож на предыдущий, основное его достоинство в том, что уведомление исполнителей и отчетность делаются автоматически.
  3. При помощи Excel. В таблицу вносятся те же данные, что и в карточки. Преимущество в том, что наличие фильтров позволяет группировать информацию по руководителям, срокам, ответственным сотрудникам и т.д.

Исполнитель, считающий приведенные в приказе сроки нереальными, может обжаловать полученное распоряжение у того руководителя, который дал ему задание.

Отчетность о выполнении распоряжений

Исполнение поручений доводится до ведома руководства посредством составления статистических сводок. Подобные отчеты можно готовить как в рамках всей организации, так и по каждому подразделению.

Контроль выполнения распоряжений может быть также промежуточным. В этом случае работа по приказу разбивается на отдельные этапы, по каждому из которых оговаривается конкретная дата.

Контроль при помощи программы «Мегаплан» - одно из лучших средств проверки исполнения поручений. С его помощью любая организация может значительно повысить эффективность работы не только всех подразделений, но и каждого сотрудника в отдельности.


Комментарии
Ваш комментарий
Необходимо заполнить данное поле
Имя должно содержать более 2-х симоволов
адрес не будет опубликован
Заполните, пожалуйста, адрес
Необходимо заполнить данное поле
Ваш комментарий добавлен
Спасибо за участие в дискуссии.