Обратный звонок заказан!

Инструменты эффективности

30 Июля 2012
Очередная статья из цикла Lifehacker.ru - о современных программах и сервисах, без которых сложно быть продуктивным. Постараемся без премудростей. Хранение файлов

Программы вроде ДропбоксаГугл-драйва и Яндекс-диска делают одно и то же. Они тихо сидят в памяти и, когда есть интернет, постоянно делают резервные копии ваших документов в интернете и отдают их на другие ваши компьютеры. Вот когда это может понадобиться:
  • Когда ломается жёсткий диск или крадут ноутбук. Если вы положили свои документы в Дропбокс, на Яндекс или в Гугл, их самые свежие копии всегда в вашей папке в интернете.
  • Когда у вас два компьютера, например — на работе и дома. Поработали с документами на работе, всё сохранили, вернулись домой. Файлы автоматически синхронизировались. Если вдруг пожар — изменения в файлы легко внести из дома.
  • Когда на встрече или в пути нужно срочно достать или переслать рабочий файл, которого нет ни в почте, ни на флешках. Открываете свою интернет-папку через смартфон или с ноутбука и скачиваете нужный файл. Даже если рабочий или домашний компьютер выключен. Помимо скачивания можно сгенерировать ссылку на файл и отправить её по почте.
Чтобы сервис был на пользу, нужно направить его на папку вроде «Мои документы», чтобы через него можно было достать любой важный рабочий файл. Документы, лежащие у вас вне этой папки, будут недоступны через интернет. Из всех сервисов такого рода, самый зрелый — Дропбокс. Он умеет создавать общие папки для нескольких пользователей и генерировать публичные ссылки на файлы. У него симпатичный клиент для айфона, и многие популярные айфоновские программы интегрируются с ним, как с родным (например, GoodReader или IAwriter). Но из всех Дропбокс и самый дорогой: бесплатно он даёт только 2Гб для документов. Гугл-драйв, для сравнения, дает бесплатно 5ГБ, Яндекс.Диск — 10. У Гугл-драйва, зато, есть интеграция с Гугл-документами и бесплатная система сохранения версий: чтобы можно было «откатить» документ до любого состояния в прошлом и восстановить старую версию. Дропбокс за такую возможность берет $10 в месяц. За деньги Дропбокс дает 50ГБ за $10 в месяц, Гугл — 25ГБ за $2,5. Цены на Яндекс на момент написания поста неизвестны. У таких сервисов есть проблема безопасности: если ваши ключи от ячейки попадут не в те руки, ваши документы можно будет не только скачать, но и безвозвратно удалить со всех компьютеров. Хуже дело обстоит с Яндексом и Гуглом — ведь они норовят привязаться к вашим главным аккаунтам на этих сервисах. И если потерять личную почту или доступ к соцсети — уже само по себе страшно, то отдавать в руки злоумышленников ещё и рабочие документы — хуже не придумаешь. Мое решение — хранить рабочие документы в платном Дропбоксе, а бесплатный Яндекс-диск использовать как публичную папку. Например, если нужно всем в офисе раздать видеоролик, я выложу его в Яндекс и дам ссылку. В Дропбоксе ролик хранить не буду, потому что он большой, да и незачем. Системы совместной работы Системы совместной работы — это корпоративные форумы, только общение идет не по темам, а по задачам. Такие системы нужны, чтобы хранить всё общение по проекту на одном ресурсе, доступном через Интернет. Это удобно не только для удаленных сотрудников, но и для работы в офисе. Когда всё записано и формализовано, работа идёт слаженнее. Расскажу о трёх системах, которыми можно пользоваться совершенно бесплатно. Бейскемп (basecamp.com) — самая известная американская система. Умеет ставить задачи, делать списки дел, публиковать общие сообщения, вести деловой календарь (один на всю компанию). Сделан по принципу «лучше меньше, да лучше» — в том смысле, что умеет мало, но своё дело знает. Плохо работает в старых браузерах, может подтормаживать в пиковое время, мобильная версия очень тяжелая и замороченная — на EDGE может грузиться и 5 минут, и 10. В бесплатной версии ограничение по объему места для файлов и количеству одновременных проектов, это неудобно. Если начинать им пользоваться, то лучше сразу за деньги — от 20$ в месяц. Тимер (teamer.ru) — герой-минималист. Умеет только ставить задачи и следить за сроками. Календаря, общего форума, личного ежедневника, личных сообщений, интеграции с внешними сервисами — ничего этого нет. Оформлен предельно аскетично, работает быстро, существует сейчас только в бесплатной версии без ограничений. При активной работе заваливает неинформативными письмами-уведомлениями. Когда в нем больше пяти проектов с дюжиной задач, ориентироваться в этом хаосе трудно. Мегаплан (megaplan.ru) — авианосец среди систем совместной работы. Самая технологичная с точки зрения способов управления. Может полностью автоматизировать постановку задач. Плотно интегрируется с Гугл-календарем. Ведет учёт клиентов и сделок, строит отчеты по работе отделов, хранит документы, оповещает по СМС. Это настоящий центр управления бизнесом. В нём не хватает только полноценной бухгалтерии и системы склада. В бесплатной версии одновременно могут работать до трёх человек, в остальном без ограничений. Платная версия от $2 в месяц, цена зависит от количества сотрудников в системе. Хорошая русскоязычная поддержка, ежемесячные бесплатные обновления. Показ картинок Чтобы срочно показать другу, что происходит у вас на экране, нужна «Гяза» (gyazo.com) и ей подобные: «Минус» (minus.com) или «Скринснэпр» (screensnapr.com).

Работают просто: запускаете программу, обводите место на экране, которое хотите показать другу, программа делает снимок этого места, загружает на сервер и дает вам секретную ссылку. Ссылку отправляете в скайп, мол, посмотри. Не нужно запускать фотошоп, возиться с файлами, давать им имена, устанавливать степень сжатия. Программки умные, сами всё сделают. «Гяза» из всех сейчас, пожалуй, самая простая и универсальная. Жаль, что на странице, где публикуется ваша картинка, сверху и снизу висят баннеры. Почитать попозже Эти программы создавались для того, чтобы люди больше залипали в интернете на интересных статьях и видео. Мы же можем их использовать строго наоборот — чтобы залипать если не меньше, то хотя бы более предсказуемо. Pocket (getpocket.com) — самая распространенная, недавно обновленная и наиболее агрессивная в своих намерениях. Интегрируется в триста приложений для айфона, живет в браузере и в качеcтве программы-клиента. Механика простая: находишь интересное — складываешь в «Покет» — читаешь, позже.

Instapaper (instapaper.com) — немного более аскетичная, но по сути то же. Получить максимум пользы от этих программ просто: завести здоровую привычку не читать ничего сразу, а откладывать всё интересное на потом. То есть вообще ничего не читать сразу. Эффект мгновенный: время на залипание в интернете снижается в разы, а процесс разбора отложенного становится в сто раз интереснее, потому что все интересные статьи уже отобраны. Сидишь, смакуешь. — Матерь божья! Это же опять Мегаплан! Да хоть бы и Мегаплан :-) У нас по-прежнему самая продвинутая система совместной работы, и мы её по-прежнему раздаем бесплатно в разумных пределах. Но нам не жалко порекламировать и других ребят с хорошими сервисами. Кстати, если вам кажется, что в Мегаплане не хватает каких-то инструментов, чтобы нормально работать — пришлите идею в Реформал. Мы читаем и берём на заметку. Текст взят с lifehacker.ru Оригинал находится здесь: http://lifehacker.ru/2012/05/11/instrumenty-ehffektivnosti/

Комментарии
  • Ильяс 16 Августа 2012 08:29

    > Кстати, если вам кажется, что в Мегаплане не хватает каких-то инструментов, чтобы нормально работать — пришлите идею в Реформал. Мы читаем и берём на заметку.

    Ничего вы не читаете. Там 100500 дубликатов и непрочитанных идей двухлетней давности.

    Вы не можете сделать даже самые очевидные и простые, реализация которых занимает час-другой времени, например:

    1. Не резать код http://megaplan.reformal.ru/proj/?ia=132395
    2. Недоработки → Таск-менеджер → Не перекидывать на главную после удаления задачи http://megaplan.reformal.ru/proj/?ia=111020
    3. Улучшение интерфейса → Свой favicon для каждого раздела http://megaplan.reformal.ru/proj/?ia=100699

    Но это ладно, вы даже закрыть реализованные идеи не можете:
    1. http://megaplan.reformal.ru/proj/?ia=131146
    2. http://megaplan.reformal.ru/proj/?ia=124493
    3. http://megaplan.reformal.ru/proj/?ia=110174 (частично)

    А знаете почему? Да потому что вы туда НЕ смотрите, ребят. И это я быстренько пробежался только по своим идеям, а там таких просто 100500.

  • Ваш комментарий
    Необходимо заполнить данное поле
    Имя должно содержать более 2-х симоволов
    адрес не будет опубликован
    Заполните, пожалуйста, адрес
    Необходимо заполнить данное поле
    Ваш комментарий добавлен
    Спасибо за участие в дискуссии.
  • Евгений Романовский 16 Августа 2012 15:59

    Ильяс, все пожелания читает лично директор по продукту Евгений Зинин. Чтобы сохранить Мегаплан удобным, мы не можем выполнять все пожелания. Мы смотрим основные пожелания и берём в работу либо те, которые не усложнят продукт и сделают продукт лучше для подавляющего большинства либо те, которые относятся к функционалу, который мы собираемся менять.

  • Ваш комментарий
    Необходимо заполнить данное поле
    Имя должно содержать более 2-х симоволов
    адрес не будет опубликован
    Заполните, пожалуйста, адрес
    Необходимо заполнить данное поле
    Ваш комментарий добавлен
    Спасибо за участие в дискуссии.
  • Ильяс 17 Августа 2012 07:57

    Евгений, плохо читает, очень плохо, видит бог: либо с завязанными глазами, либо без рук и с заклеенным ртом. Выделите ресурсы на обработку, структурирование и поддержание в актуальном состоянии информации с Реформала. Сейчас там просто бардак: множество идей по факту выполнены, но не закрыты; множество дубликатов идей; 90% идей не имеют официального ответа = их никто не читал; множество идей объединены в одну совершенно бездарным образом.

    Там надо просто сесть и пару дней поработать, так сделайте это. Евгений Зинин, говорите? Так почему мне отвечаете вы, в таком случае?

  • Ваш комментарий
    Необходимо заполнить данное поле
    Имя должно содержать более 2-х симоволов
    адрес не будет опубликован
    Заполните, пожалуйста, адрес
    Необходимо заполнить данное поле
    Ваш комментарий добавлен
    Спасибо за участие в дискуссии.
  • Евгений Романовский 17 Августа 2012 11:23

    Ильяс, спасибо за ваши замечания, о них уже в курсе и разработка, и маркетинг.

    P.s. На главной странице сейчас все предложения с ответом.

  • Ваш комментарий
    Необходимо заполнить данное поле
    Имя должно содержать более 2-х симоволов
    адрес не будет опубликован
    Заполните, пожалуйста, адрес
    Необходимо заполнить данное поле
    Ваш комментарий добавлен
    Спасибо за участие в дискуссии.

Ваш комментарий
Необходимо заполнить данное поле
Имя должно содержать более 2-х симоволов
адрес не будет опубликован
Заполните, пожалуйста, адрес
Необходимо заполнить данное поле
Ваш комментарий добавлен
Спасибо за участие в дискуссии.