Обратный звонок заказан!

Практические рекомендации по эффективному использованию Мегаплана в крупной компании

2 Февраля 2011

Мегаплан облегчает жизнь вашей компании, но любой даже самый лучший инструмент при неумелом использовании становится бесполезным. Мы расскажем, как можно эффективно использовать Мегаплан для успешного решения ежедневных задач в крупной компании.

Задачи

Когда компания большая, (количество сотрудников больше 100), идет довольно активная работа с постановкой задач. Грамотно поставленная задача — это 80% успеха. И кроме того, чем правильней она будет оформлена, тем легче будет ее реализовать, а значит, и постановщик, и исполнитель останутся довольны результатом. Задача должна быть четкой, понятной и исполнимой. В 90-х года прошлого столетия Питер Друкер предложил метод SMART-концепции для Управление задачами — Management by Objectives. Концепция основывается, на определении задач для каждого сотрудника и последующем сравнении и направлении их деятельности относительно поставленных задач. Модель нацелена на то, чтобы повысить показатели организации путем сопоставления организационных целей с задачами подчиненных в рамках всей организации. В идеале, сотрудники получают качественный вклад для определения своих задач, сроков и т.д.

MBO включает непрерывное отслеживание процессов и обеспечение обратной связи для достижения задач.

Концепция Управление по задачам также ввела метод SMART для проверки обоснованности задач, которые должны быть «умными»:

  • Конкретные (Specific)
  • Измеряемые (Measurable)
  • Достижимые (Acheivable)
  • Реалистические (Realistic), и
  • С ограничением по времени (Time-related).

 

Легче всего разобрать это на примерах.

Когда сотрудники ставят задачи «настроить мне принтер» исполнители в ступоре, начинают задавать кучу дополнительных вопросов, потому что непонятно, какой именно принтер нужно настроить, где он стоит, где сидит сам постановщик задачи. Или задача «поставить на сайте кнопку». Опять же возникает куча вопросов: какой сайт, как она должна выглядеть, какого она должна быть размера, к каким действиям приводить, в каких местах быть, в каких не быть, как она может повлечь изменения бизнес-процесса. Вот это плохие задачи.

А вот пример хорошей задачи, которая очень простой формулой описывает, кто, в каком месте, для чего должен получить что-то. Например, маркетер, аналитик компании должен иметь счетчик Mail.ru и доступ к нему, чтобы видеть статистику. То есть эта задача описывает, что мы в итоге должны получить. Далее пишется уточнение: регистрируем на корпоративный е-мэйл, расставляем на все страницы сайта www.megaplan.ru, код счетчика взять на http://top.mail.ru/ , задачу необходимо выполнить до 15 февраля 2011, ответственный Вася Пупкин. Третий критерий правильной задачи описание критерия приемки, то есть, что человек должен сделать, как он должен продемонстрировать задачу, чтобы она была принята. Возвращаясь к нашему примеру, пишем критерий: то есть я захожу, авторизуюсь под корпоративным е-мэйлом, вижу статистику, я вижу статистику по всем страницам, по главным, по карточке продукта, по всему, всему, всему. И есть дополнительные логины, пароли не только для админского доступа, но и для гостевого. Мы написали задачу, исходя из того, что мы хотим увидеть в конце.

Далее человек постепенно погружается в задачу. Задает уточняющие вопросы: где брать е-мэйл, на какие страницы ставить, какую выбирать кнопку для счетчика, там видимую, невидимую, еще что-то. Комментарии, сужающие, приближающие к цели приветствуются, отдаляющие должны наказываться мягким словом и приводить к работе с сотрудниками, чтобы конечная цель из-за этого не размывалось.

Кроме того, стоит обратить внимание на настройку уведомлений. Указывать уведомление о новом комментарии, чтобы оно улетело в почту или джабер, не очень удобно, забивает рассылку и притупляет бдительность.

Практика показывает, что если сотрудник имеет много начальников или выполняет обязанности, связанные с большим количеством входящих задач на себя, то объем уведомлений, которые летят ему на почту, превышает некий комфортный лимит и эти сообщения воспринимаются как спам. То есть человек на них вообще перестает реагировать. Что ведет к обратной ситуации, что вместо того, чтобы сообщение говорило о том, что что-то надо делать, человек его отфильтрует и вообще перестает реагировать.

Уведомление нужно лишь на новые встречи, на новые задачи, на новые проекты, где что-то добавляется глобально. Это можно настроить по умолчанию. В остальном поможет информер в мегаплане.

При этом стоит учитывать, что некоторые сотрудники не имеют большого количества входящих задач — поэтому руководству, внедряя Мегаплан, стоит продумать момент потока уведомлений.

Кроме того, настройка уведомлений важна и для обсуждений. Когда компания становится достаточно большой, встает проблема в том, что по умолчанию обсуждения как таковые, становятся корпоративной помойкой. Одним из первых пунктов стоит показать сотрудникам настройку уведомлений и способ получения этих уведомлений. Можно написать простой регламент работы с Мегапланом, в котором первым пунктом будет указано, что ваша личная карточка сотрудника — это лицо в компании. В ней обязательно стоит указать кроме внутреннего номера в компании, свои мобильные координаты для того, чтобы в случае какого-либо форс-мажора можно было оперативно связаться. Кроме того, стоит указать дополнительные контакты для связи, аська, скайп, джабер. И указать там же в карточке можно дополнительные способы уведомления, например, через джабер. Это достаточно удобно. В некоторых компаниях стоят внутренние Джабер-сервера для общения сотрудников.

Дедлайны

Слово дедлайн — просто кошмарный сон клерков и воспринимается всегда негативно. Чтобы, как мы писали выше, не задавить человека дедлайнами до такой степени, когда количество красных огоньков превысит предел комфортности и перестанет быть стимулятором, надо с ними работать тоже гибко. На несрочные задания не стоит ставить делайны. Пусть они просто висят в списке.

Важно учитывать и психологический момент, человек не торопится с реализацией задачи, откладывая все на последний момент. Например, нужен принтер в комнату и постановщик задачи готов ждать две недели. Исполнитель, увидев длинный срок, может неправильно оценить ситуацию и начнет суетится только через две недели. Важно, опять же настроить уведомления не за день до истечения срока, а в любой момент. Плюс стоит пользоваться таким понятем как «веха»

Вехи — это некие промежуточные напоминания, которыми можно пользоваться.

Уведомления и метки

Про уведомления мы уже упоминали выше, резюмируем все вышесказанное. Стоит обратить внимание на настройку прихода уведомлений вам на почту, в джаббер или куда- либо еще. Надо объяснить сотрудникам, как настроить уведомления, чтобы они не мешали работать, а, напротив, только помогали. Грамотно настроенный порядок уведомлений в задачах, в обсуждениях — сэкономит ваше время.

Метки. Через некоторое время работы в Мегаплане, количество задач нарастает, и потом сложно поднять какую-то старую задачу. Нужно создавать метки. Метки позволяют группировать задачи и искать их по конкретным меткам. Например, метки "отдел маркетинга", "отдел разработки" или, если это дизайн студия с однотипными задачами типа "сделать баннер", метками можно сделать названия компаний-клиентов, чтобы легко находить все задачи по конкретному клиенту.

Стоит помнить, что Мегаплан — это гибкая структура, и люди, которые работают с ним тоже должны проявлять некую гибкость. Если правильно настроить все процессы, работа в Мегаплане станет еще проще. Все вышеописанное кажется сложным, на самом деле ко всем этим пунктикам люди привыкают быстро, начинают нормально работать.


Комментарии
  • Ильяс 04 Февраля 2011 15:55

    Надо больше таких статей, спасибо) Хотелось бы только что-нибудь более ориентированное на тех, кто давно работает в Мегаплане. Какие-то интересные решения, идеи, рекомендации и пр. по использованию Мегаплана.

  • Ваш комментарий
    Необходимо заполнить данное поле
    Имя должно содержать более 2-х симоволов
    адрес не будет опубликован
    Заполните, пожалуйста, адрес
    Необходимо заполнить данное поле
    Ваш комментарий добавлен
    Спасибо за участие в дискуссии.
  • Ильяс 04 Февраля 2011 15:57

    Например, мы уже больше полутора лет пользуемся Мегапланом и ещё ни разу ни один содрудник компании не пользовался Вехами… Это не правильно, наверняка мы просто не до конца понимаем всю их суть. Было бы прекрасно, если б вы подробнее с примерами написали про вехи, например.

  • Ваш комментарий
    Необходимо заполнить данное поле
    Имя должно содержать более 2-х симоволов
    адрес не будет опубликован
    Заполните, пожалуйста, адрес
    Необходимо заполнить данное поле
    Ваш комментарий добавлен
    Спасибо за участие в дискуссии.
  • Наталья Сахнова 04 Февраля 2011 17:09

    С вехами все довольно просто. Например, нужно сделать баннер. Дедлайн для задачи 15 февраля. Но задача еще состоит из этапов:
    - Придумать концепцию
    - Сделать 3 варианта раскадровки
    - Выбрать и утвердить 1 вариант
    - Сделать баннер

    И по каждому этапу ставятся свои дедлайны. Например веха 1 - это к 5 февраля придумать концепцию. веха 2 - к 10 февраля сделать макеты с раскадровкой и т.д. И так по каждой такой вехе в почту падают напоминания.

    Помогает приступать к задаче не в последний день перед дедлайном, а планировать неспешную, более эффективную работу. Очень полезная штука, когда задач много.

  • Ваш комментарий
    Необходимо заполнить данное поле
    Имя должно содержать более 2-х симоволов
    адрес не будет опубликован
    Заполните, пожалуйста, адрес
    Необходимо заполнить данное поле
    Ваш комментарий добавлен
    Спасибо за участие в дискуссии.
  • Наталья Сахнова 04 Февраля 2011 17:10

    Случайно ответила на пост, а не на ваш коммент :)

  • Ваш комментарий
    Необходимо заполнить данное поле
    Имя должно содержать более 2-х симоволов
    адрес не будет опубликован
    Заполните, пожалуйста, адрес
    Необходимо заполнить данное поле
    Ваш комментарий добавлен
    Спасибо за участие в дискуссии.
  • Fedor 05 Февраля 2011 10:54

    А если предусмотреть привязку вехи к пунктам чек-листа задачи, то это будет еще удобнее. Сейчас я делаю чек-лист, а потом большую часть пунктов дублирую в вехах. И если пункт я закончил раньше, то напоминание по вехе придет все-равно. А так затащил пункт на линейку и все дела, нажал галку - напоминание не придет.

  • Ваш комментарий
    Необходимо заполнить данное поле
    Имя должно содержать более 2-х симоволов
    адрес не будет опубликован
    Заполните, пожалуйста, адрес
    Необходимо заполнить данное поле
    Ваш комментарий добавлен
    Спасибо за участие в дискуссии.
  • Aleksandr 06 Февраля 2011 22:53

    Чек-листы и вехи - совсем не одно и тоже. Веха - это система контроля выполнения задачи. Синоним вехе - точка контроля. Если поручение выполняется и его нет необходимости разбивать на подсоставляющие, это не означает, что вехи не нужны. Они нужны для выполнения данного задания, как уже правильно выше написали, для того, чтобы в последний момент не выяснилось, что вообще задача и не начиналась выполняться или же началась, но возникли с ней проблемы.

  • Ваш комментарий
    Необходимо заполнить данное поле
    Имя должно содержать более 2-х симоволов
    адрес не будет опубликован
    Заполните, пожалуйста, адрес
    Необходимо заполнить данное поле
    Ваш комментарий добавлен
    Спасибо за участие в дискуссии.
  • Fedor 07 Февраля 2011 09:26

    Я имел в виду что есть веха, есть пункт чек-листа, а еще создать в системе объект "пункт чек-листа с напоминанием". Ну и чтобы он отображался на линейке вех.

  • Ваш комментарий
    Необходимо заполнить данное поле
    Имя должно содержать более 2-х симоволов
    адрес не будет опубликован
    Заполните, пожалуйста, адрес
    Необходимо заполнить данное поле
    Ваш комментарий добавлен
    Спасибо за участие в дискуссии.
  • Денис 07 Февраля 2011 18:24

    поддерживаю, что-то подобное (гибридное) использовать было бы удобнее, чем вехи и чек-лист вместе взятые.

  • Ваш комментарий
    Необходимо заполнить данное поле
    Имя должно содержать более 2-х симоволов
    адрес не будет опубликован
    Заполните, пожалуйста, адрес
    Необходимо заполнить данное поле
    Ваш комментарий добавлен
    Спасибо за участие в дискуссии.
  • Денис 07 Февраля 2011 18:27

    один из вариантов быстрой реализации - генерация чек-листа "Вехи" с отображением на диаграмме запланированной Вехи и/или фактически выполненной разными флажками ...

  • Ваш комментарий
    Необходимо заполнить данное поле
    Имя должно содержать более 2-х симоволов
    адрес не будет опубликован
    Заполните, пожалуйста, адрес
    Необходимо заполнить данное поле
    Ваш комментарий добавлен
    Спасибо за участие в дискуссии.
  • Анатолий 16 Февраля 2011 11:25

    Вот тут я описал один из вариантов применения вехи http://it-uvat.blogspot.com/2011/02/blog-post_14.html

  • Ваш комментарий
    Необходимо заполнить данное поле
    Имя должно содержать более 2-х симоволов
    адрес не будет опубликован
    Заполните, пожалуйста, адрес
    Необходимо заполнить данное поле
    Ваш комментарий добавлен
    Спасибо за участие в дискуссии.
  • Маргарита 21 Февраля 2011 23:03

    Для мотивации персонала по показателям эффективности часто используются замеры по выполняемости задач, а так же кол - во возвратов (в нашем случае использование кнопки "доделать"). Как можно посмотреть эту статистику по исполнителям? Или нужно писать свою надстройку?

    С уважением, компания Гретта.

  • Ваш комментарий
    Необходимо заполнить данное поле
    Имя должно содержать более 2-х симоволов
    адрес не будет опубликован
    Заполните, пожалуйста, адрес
    Необходимо заполнить данное поле
    Ваш комментарий добавлен
    Спасибо за участие в дискуссии.
  • Алексей 26 Февраля 2011 02:41

    К сожалению все операции с чек-листом нигде не отображаются в уведомлениях - это промах...

  • Ваш комментарий
    Необходимо заполнить данное поле
    Имя должно содержать более 2-х симоволов
    адрес не будет опубликован
    Заполните, пожалуйста, адрес
    Необходимо заполнить данное поле
    Ваш комментарий добавлен
    Спасибо за участие в дискуссии.

Ваш комментарий
Необходимо заполнить данное поле
Имя должно содержать более 2-х симоволов
адрес не будет опубликован
Заполните, пожалуйста, адрес
Необходимо заполнить данное поле
Ваш комментарий добавлен
Спасибо за участие в дискуссии.