Месяц май – самый ТРУДный. Во-первых, в мае празднуется день труда. А во-вторых, хорошая погода и большое количество выходных этому самому труду никак не способствуют. Чтобы у вас было чуть больше свободного времени, столь необходимого в это время года, мы приступили к реализации идеи поточной работы. Такой работы, когда задачи, сделки, большие и маленькие дела, встречи и телефонные звонки не разбросаны по разным страницам Мегаплана, а объединены в общий рабочий поток, поймав который, любой сотрудник легко справиться со всеми своими обязанностями.
Поставьте ваши продажи на поток
В первую очередь, поточная работа необходима для менеджеров по продажам, поэтому мы начали реализацию именно с модуля Продажи. Хорошо, когда продажи сводятся к выставлению счетов и отгрузке товара. Но обычно это более сложный процесс, который включает в себя коммуникации с клиентом, телефонные звонки, встречи и множество других мелких дел, которыми наполнен ежедневник хорошего менеджера. Было бы здорово, чтобы всё, что имеет отношение к сделке, всегда было перед глазами. И чтобы в любой момент можно было оценить, что уже сделано и что еще нужно сделать.
Прежде чем мы перейдем к описанию конкретных нововведений, отметим три принципа, которые легли в основу нашего видения единого потока работы.
- Сделать в один клик
Любая система управления чем бы то ни было, и Мегаплан – не исключение, работает тогда и только тогда, когда в ней фиксируется каждое дело, имеющее отношение к задаче. Клиент просит личную встречу? Нужно записать это в ежедневник. Курьер не успевает доставить важный заказ вовремя? Необходимо связаться с логистом и выяснить, можно ли изменить график курьера. Заказчик интересуется сложными техническими характеристиками? Нужно подключить специалиста.
Такие дела, большие и маленькие, удобно записывать в виде чек-листов для последующего детального разбора. В Мегаплане это делается в один клик – просто добавьте дело в список, и вы о нем уже не забудете.
- Управление потоками
Применяя только первый принцип, чек-лист рискует разрастись в огромный неструктурированный список, который будет скорее удручать, чем помогать в работе. Это уже не поток, это настоящий водоворот срочных дел и предстоящих событий. Чтобы не потерять ощущения работы в потоке, плыть по которому легко и просто, нужно регулярно просматривать записанные дела и превращать их в задачи и встречи, привязанные ко времени, делегировать выполнение другим сотрудникам и контролировать это выполнение. Процесс напоминает разбор папки «входящие», когда по каждому пункту оперативно принимается решение – выполнить, запланировать, отложить или перепоручить.
- Горизонтальное и вертикальное планирование
Главная проблема бумажных ежедневников и планирования процесса на листе бумаги – однобокость. Либо вы фиксируете всё, что нужно сделать сегодня, либо всё, что нужно сделать по проекту. Либо – ведете два списка, постоянно путаясь в своих записях и тратя время на их сопоставление.
Дела по какому-либо проекту (например, по сделке) – это вертикальное планирование. Вы видите всё, что имеет отношение к проекту, не важно, когда это нужно сделать – сегодня или через неделю. Если вам позвонил клиент, то достаточно открыть карточку сделки, чтобы освежит в памяти все договоренности и зафиксировать новые условия и задачи.
Дела на определенный промежуток времени (например, на эту неделю) – это горизонтальное планирование. Вы не акцентируете внимания на том, к какой сделке или проекту относится это дело, зато понимаете, что нужно сделать по всем-всем текущим задачам.
В Мегаплане реализовано одновременное горизонтальное и вертикальное планирование. Дела, встречи и коммуникации отображаются на странице сделки, позволяя понять, в каком она находится состоянии. Одновременно те же самые дела находятся в личном ежедневнике, позволяя понять масштабы работы по всем проектам.
Чтобы воплотить эту идею в жизнь, нам пришлось пересмотреть работу сотрудников, занятых в продажах. С одной стороны, им нужен функционал модулей Дела и Клиенты. С другой – им неудобно работать в нескольких модулях одновременно. Мы сделали тесную интеграцию этих модулей таким образом, чтобы Продажи были основным инструментом работы менеджера. И реализовали это весьма интересным образом.
Чек-листы, превращающиеся во встречи и дела
В модуле Продажи появились чек-листы. На первый взгляд, они не отличаются от чек-листов в задачах. Чек-лист и чек-лист, скажете вы. Но на самом деле его возможности значительно шире – это основа для фиксирования всех дел по каждой сделке, инструмент планирования работы и распределения обязанностей.
Если для успешного заключения сделки требуется связаться с клиентом, уточнить вопрос у поставщика, получить «добро» от руководителя или убедиться, что график водителя позволяет сделать доставку именно во вторник, то такие дела удобно записывать в виде чек-листа. В отличие от комментариев, чек-лист нагляден: видно, что уже сделано и что нужно сделать.
В задаче есть ответственный. В сделке – есть ответственный менеджер. Но кроме него в процессе продажи могут быть задействованы другие люди – руководитель, бухгалтер, менеджер по поставкам, курьер и т.д. Каждый сотрудник, задействованный в сделке, может нажать на кнопку «делать» возле пункта, оповестив тем самым всех остальных, что он берет это дело на себя. Так реализовано распределение обязанностей.
Выбранный сотрудником пункт автоматически отобразиться в модуле Дела. Значит, просматривая свой ежедневник, он не забудет о том, что нужно сделать телефонный звонок или сходить на склад и проверить расцветку товара.
Если в пункте чек-листа присутствует дата или время, то Мегаплан автоматически создаст встречу с контрагентом, указанным в сделке. Встреча отобразиться в календарях сотрудников, участвующих в данной коммуникации.
Превратить пункт чек-листа в дело или коммуникацию можно вручную, заполнив поля, аналогичные тем, что заполняются при создании дела в модуле Дела.
На любом этапе работы любой сотрудник, участвующий в сделке, видит полную картину всего, что сделано и нужно сделать по данной сделке. А в личном календаре (в модуле Дела) – всё, что ему нужно сделать по всем сделкам.
Упрощение работы с контактными и платежными данными
Если у вас немного контрагентов, например, вы обслуживаете десяток постоянных клиентов, то завести их всех в Мегаплан несложно. А если клиентов много? Например, у интернет-магазина может быть несколько десятков новых клиентов ежедневно. И добавлять их в базу нужно быстро, ведь чем быстрее клиент получит счет, тем быстрее он его оплатит. Поэтому мы решили обойтись без подробной анкеты, заполнение которой отвлекает менеджера от сделки, и сконцентрировались на том, чтобы сделать процесс выбора контактных лиц, контрагентов и плательщиков максимально простым.
Мегаплан осуществляет быстрый поиск по первым буквам…
…или создает новый контакт после заполнения короткой формы.
Точно также можно выбрать или создать контактное лицо, контрагента или плательщика. Они автоматически добавятся в модуль Контрагенты, где можно будет заполнить более подробную анкету, когда у менеджера будет свободное время.
На первый взгляд незначительное изменение существенно упрощает работу со сделкой, ведь менеджер не отвлекается на заполнение карточки контрагента, а быстро вводит основные данные и переходит к следующему пункту.
Ссылка на счет
Теперь не обязательно скачивать счёт и отправлять его клиенту в письме. Можно просто скопировать и отослать ссылку, по которой клиент сам скачает счёт из вашего Мегаплана. Гостевой доступ при этом не требуется. Это относится как к модулю Продажи, так и к модулю Счета.
Скачать по ссылке можно только счет с подписью. Мегаплан генерирует ссылку вида http://ваш_мегаплан.megaplan.ru/BumsInvoice/Invoice/publicDownload/24.pdf?key=54651e5eb4080d4aad4e1b030193d9b1, где числа после знака вопроса являются ключом доступа, защищающим данные от подбора.
Фиксирование оплаты счетов после проведения финансовых операций
– Алё, Маш! Деньги от Севзапстройинвеступравления-трейд упали?
– Алё, Миш! Я на обеде, позвони Ане!
Скорость выполнения заказа очень важна для имиджа компании. Чтобы ускорить процесс можно звонить каждые пять минут в бухгалтерию, а можно один раз настроить связь между финансовыми операциями, оплатой счетов и переводом сделки в состояние «готово к отгрузке».
При проведении выписки в модуле Финансы появился еще один шаг – сопоставление прихода денег счетам, выставленным в Мегаплане.
Счета автоматически переходят в статус «Оплачено». А с помощью «тонкой настройки» процесса продаж можно автоматизировать переход сделки в новое состояние, уведомить клиента письмом и т.д.
Контрагенты под контролем
Изменения модуля Контрагенты не столь глобальны. Однако они нацелены на то, чтобы без лишних сложностей держать клиентскую базу в полном порядке.
История изменений статусов контрагентов теперь сохраняется в Мегаплане и доступна по ссылке «история изменений» в карточке контрагента.
Появилась возможность добавлять к контрагентам поля типа «дата». Например, можно указать дату, когда нужно связаться с контрагентом. После чего создать отчёт в модуле Отчёты, который каждый день будет высылать на вашу почту список тех контрагентов, с которыми нужно связаться сегодня.
При настройке полей контрагентов можно указывать, какие поля обязательны для заполнения. Например, так можно обязать сотрудников указывать вид деятельности контрагента.
Дела и файлы
Об этой возможности вы просили нас давно. Спешим обрадовать – к любому делу или встрече в модуле Дела можно присоединять файлы. Например, к делу «отправить платежное поручение» можно присоединить скан платежки.
Прикрепление файлов – это важный шаг реализации идеи поточной работы. Нужный документ добавляется в два клика и избавляет от долгих поисков его на просторах терабайтного винчестера или просмотру задач в Мегаплане. Просто приложите файл к делу, и в нужный момент он будет под рукой.
Продолжаем отчитываться
Покуда под пиктограммой модуля Отчёты не исчезла подпись «Бета-версия», мы будем делать этот модуль лучше с удвоенной силой и энтузиазмом. В очередном обновлении мы привнесли незаметные на первый взгляд, но нужные для удобной работы новшества.
- Расширили использование формул
- Добавили новые поля для использования
- Добавили возможность сворачивания групп
- Обновили демонстрационные отчёты
- Улучшили внешний вид и выгрузку в Excel
Мы ждем от вас замечаний и пожеланий по этому модулю. Мы стараемся создать максимально функциональный, но в тоже время простой инструмент для быстрого получения актуальной сводной информации. Мы уже привели в качестве примера к одному из предыдущих пунктов отслеживание даты последнего контакта по контрагенту. Аналогично можно получать любые другие отчёты обо всём, что происходит в Мегаплане. Отчёты – это не только инструмент контроля руководителя. Любой сотрудник может составлять отчёты по своим текущим делам, чтобы ничего не забыть и всё сделать.
Обновленная помощь
Помощь в картинках (инструкция для шефа и инструкция для сотрудника) стала информативней. Она рассказывает о том, как разобраться в интерфейсе, с чего начать работу и в чем заключаются общие принципы работы с системой
Кроме всего этого, мы отловили и исправили более ста ошибок. Многие из них были найдены с вашей помощью. Спасибо вам!
После такой серьезной работы наши программисты заслужили хороший отдых. Поэтому майские праздники оказались очень кстати. А после них – снова за работу. Под лозунгом: «Мегамир, Мегатруд и Мегамай!»
Обновление произойдет у всех клиентов в период с 11 по 13 мая. Приносим извинения за то, что не сразу сказали об этом.
Система CRM что это такое простыми словами читайте в нашей статье.
