8 800 555-56-37

Апдейт 2011.06. Работа, поставленная на поток

В описании наших прошлых обновлений мы уже проговорились про концепцию поточной работы. А чуть позже даже разобрали её на примере работы с коммуникациями. Но поточная работа возможна не только с телефонными звонками и сделками. Каждый сотрудник (каждый хороший сотрудник :) мечтает о том, чтобы его рабочий день состоял из спокойного движения по течению, а не из неструктурированной кучи срочных дел и внезапно возникающих задач.

С радостью представляем вам очередное обновление Мегаплана, которое поможет хорошему сотруднику воплотить свои желания в жизнь с минимальными усилиями.[CUT]

Чек-листы в задачах. Работа в потоке

Работа с чек-листами в задачах реализована аналогично чек-листам в модуле Продажи. А именно – любой пункт списка легко и непринужденно превращается в личное дело, коммуникацию или встречу, которые будут отображаться на страницах личного ежедневника в модуле Дела.

Работа с задачами очень удобна. Карточка задачи позволяет за несколько минут понять, на каком этапе находится решение той или иной проблемы, кто из сотрудников предложил интересные варианты или объяснил, почему так не нужно делать. Карточка задачи наглядно показывает, что уже сделано, а что еще предстоит. Для сотрудника, который занят в 2-3 задачах, большего и не требуется. Для сотрудника, у которого их 100 и есть еще множество мелких дел – список задач не является полноценным инструментом планирования.

В итоге хороший сотрудник тратит свое драгоценное время на то, чтобы составить список мелких дел по каждой задаче и внести их в свой ежедневник или заполнить ими To-Do-списки в модуле Дела. Более того, каждый раз после появления нового комментария такому сотруднику приходится вносить коррективы в свои личные дела, заново сопоставляя содержимое двух Мегаплановских модулей.

Так вот, теперь в этом нет необходимости. Смотрите, как это работает. При постановке задачи, при уточнении условий и при обсуждении создаются пункты чек-листа. Как вы помните, любую задачу можно раздробить на множество мелких дел.

Кстати, напоминаем, что текст комментария можно выделить и нажатием ссылки «Делать» превратить в пункт чек-листа! Хороший сотрудник пользуется этой возможностью каждый раз, когда получает действительно существенный комментарий к задаче.

Теперь список этих мелких дел нужно перенести в свой ежедневник. Создать коммуникацию можно при редактировании дела. Просто укажите необходимые параметры встречи или телефонного звонка. Аналогично можно запланировать дело, привязанное ко времени.

А если вам нужно просто скопировать пункт чек-листа в свой личный To-Do список, достаточно просто нажать ссылку «Делать».

 

Дела в личном планировщике и в чек-листе задачи связаны. Это значит, что если дело помечается сделанным в чек-листе, то оно автоматически становится сделанным в личном списке дел и наоборот.

Если дело было взято сотрудником ошибочно, то действие можно отменить, выбрав нужный пункт и нажав ссылку «не делать».

Ввести параметры встречи можно и сразу при создании пункта чек-листа. Не обязательно сначала его создавать, а потом входить в режим редактирования. Эта ремарка относится к нашему нововведению в чек-листах модуля Продажи. Раньше нужно было сначала сохранить пункт, чтобы при редактировании превратить его в дело. Естественно, это было не самое правильное решение, которое мы заменили на правильное.

И еще одно важное дополнение. Теперь при попытке завершить задачу, в которой есть незавершенные пункты чек-листа, выводится уведомление.

 

Быстрый старт. Как влиться в поток

Чтобы начать работать в потоке, в этот поток нужно влиться. Для тех, кто уже пользуется Мегапланом, это не составит труда, а вот для новых пользователей мы решили упростить задачу. Сразу после регистрации аккаунта администратору (то есть тому, на чье имя зарегистрирован Мегаплан) ставится задача, в которой указаны основные действия, необходимые, чтобы начать полноценную работу с системой. Задача появляется в Мегаплане и приходит по электронной почте.

Сначала директору предлагается заполнить свою личную карточку, затем добавить сотрудников, а после этого внести в Мегаплан текущие задачи. Кроме того, каждый сотрудник получит задачу заполнить свою личную карточку. Кстати, суть первой задачи можно отредактировать, например, добавить ссылки на нужные ресурсы. Ввод новых сотрудников значительно упрощен. Теперь нет необходимости создавать каждого сотрудника по отдельности. Достаточно добавить список адресов электронной почты и аккаунты создадутся автоматически, а каждому сотруднику придет оповещение с логином и паролем.

 

Карточка контрагента, на которой всё видно

Признаемся, долгое время мы не уделяли достаточное внимание внешнему виду карточки контрагента. Вернее, ее информативности. На заре Мегаплана модуль Клиенты был, по большому счету, телефонным справочникам. Сейчас его возможности значительно расширились. Указание контрагента обязательно при работе со сделками и финансами. А новые возможности, такие как сегментирование и рассылки, требуют, чтобы модуль, отвечающий за клиентов, был более удобен и информативен.

Кроме того, идея поточной работы требует, чтобы отовсюду был доступ ко всему, и всё было связанно. Поэтому в новой версии модуля Контрагенты наглядно представлена сводная информация по каждому клиенту: контактные данные, связанные задачи, коммуникации, операции, рассылки, счета и сделки.

Прямо из карточки клиента можно поставить новую задачу, запланировать коммуникацию или создать рассылку. Сегментирование клиентов подразумевает работу со статусами, поэтому форма смены статуса выведена на видное место – в верхнюю правую часть страницы. В левом столбце страницы отображается сводная информация по количеству задач, рассылок и т.д. Здесь же находится ссылка на историю изменений карточки контрагента.

Комментарии и сообщения по электронной почте

Раньше комментарии и личные сообщения по электронной почте можно было только читать. Теперь их можно писать. Чтобы ответить на комментарий к задаче или на личное сообщение, не обязательно заходить в Мегаплан. Можно просто ответить на полученное по электронной почте уведомление. Ваш ответ автоматически появится в Мегаплане.

 

При чем тут поточная работа? При том, что теперь, разбирая электронную почту, не придется отвлекаться на вход в Мегаплан, чтобы оставить комментарий.

Интеграция с календарем Google

Все дела и коммуникации в Мегаплане можно синхронизировать с календарем Google.

После того, как вы разрешите Мегаплану доступ к своему Гугл-календарю, на странице модуля Дела появятся две пиктограммы – экспорт и импорт.

Интеграция с интернет-магазином

Мы стараемся делать так, чтобы вся ваша работа была сконцентрирована в Мегаплане. Это удобно, потому что не приходится отвлекаться на множество разнообразных инструментов, необходимых в решении ежедневных задач. Это позволяет работать в едином потоке, а не во множестве несвязанных потоков информации, поступающей по разным каналам.

Но, конечно, эти «другие каналы» все равно остаются. Например, заказы в интернет-магазине. Представляем вам одно из самых существенных нововведений этого апдейта – интеграцию с интернет-магазином. Мы не стали изобретать велосипед и реализовали электронный обмен данными по стандарту CommerceML 2. Подробная спецификация этого стандарта доступна по ссылке.

Объединив «движок» вашего магазина с Мегапланом вы сможете автоматизировать процесс создания сделок в модуле Продажи.

 

Из дополнительных настроек вам потребуется только указать, от чьего имени будут создаваться сделки, какая схема продаж будет использоваться, и какой статус будут получать новые заказы.

Новый интерфейс настройки продаж

Настройка процессов продаж – это самая сложная настройка Мегаплана. У каждой компании есть свои особенности по проведению сделок, поэтому никакого универсального инструмента быть не может. Но может быть удобный инструмент настройки процессов.

Мы тщательно переработали существующие страницы настройки и постарались сделать так, чтобы все стало максимально просто и удобно. Большинство настроек представлены на одной странице. При выборе статуса на той же самой странице отображаются его свойства. Переходы между статусами настраиваются во всплывающем окне, а порядок статусов и свойств меняется простым перетаскиванием мыши.

Вы могли заметить на этом скриншоте, что изменения произошли со всеми настройками Мегаплана. Теперь доступ к группам настроек организован с помощью ссылок «Персональные настройки», «Настройка», «Справочники» и «Продажи» на верхней панели страницы.

Новые процессы в мастере настройки продаж

Где-где, а в модуле Продажи поточная работа является не желательным, а обязательным требованием. Это возможно только в том случае, если выбрана правильная схема продаж, в которой учитывается специфика отрасли и каждой компании. Чтобы упростить вам жизнь, мы добавили в мастер настройки продаж несколько типовых схем.

Вы можете использовать их в чистом виде или создать на их основе собственную схему, максимально удовлетворяющую всем вашим требованиям. Процессы учитывают особенности совершения сделок в той или иной отрасли и отличаются набором статусов и дополнительных полей. И это еще не все

Увлекшись поточной работой, которую мы так долго обсуждали, мы не забыли и о том, что некоторые небольшие нововведения значительно улучшают жизнь нашим клиентам. Хотя мы приберегли их напоследок, каждое из них может стать для кого-нибудь самым важным в этом обновлении.

Реквизиты Украины

Появилась возможность указывать реквизиты для контрагентов, зарегистрированных в Украине. При добавлении платежных данных необходимо указать страну. В зависимости от страны Мегаплан предложит заполнить тот или иной набор полей.

Настройка, кто получит комментарий к задаче

Появилась возможность вручную указать, кто получит комментарий к задаче или проекту. Эта настройка относится только к тем сотрудникам, которые отписались от комментариев к данной задаче. Те, кто этого не делал, получат уведомление независимо от желания комментирующего.

Кроме того, вы можете точно знать, кто именно получит ваш комментарий.

Улучшена работа с периодом отчётности в модуле Отчёты

В отчётах появился базовый период.

Зачем он нужен? Затем, чтобы не указывать его в явном виде в каждом пункте.

Например, можно изменить базовый период на «текущая неделя», и он будет автоматически использован для всех столбцов.

Улучшена логика увольнения сотрудников

Теперь уволить сотрудника может его прямой начальник и сотрудник, входящий в группу HR-менеджеров. Ранее это могли делать только директора.

Как видите, новшеств очень много. И большинство из них – это не просто «сделали еще удобней». Мы принципиально иначе подходим к работе с задачами, сделками и делами. К планированию личного времени и организации совместной работы. Мы хотим, чтобы вы не тратили ни секунды лишнего времени на планирование своего рабочего дня, но в любой момент четко представляли, что нужно сделать. Насколько хорошо это у нас получается – судить вам. Ждем ваших комментариев!