.
Обратный звонок заказан!

Организатор королевских гонок «Центр «Омега»

За пять месяцев компании предстояло решить массу задач: от организации мероприятий в рамках гонки до уборки отходов. В этом помог Мегаплан
Рассказывает руководитель операционного отдела промоутерской деятельности Гран-при России «Формула-1»

Дмитрий Григорьев




В 2010 году после подписания договора о проведении гонок в Сочи, началось строительство объекта. Я включился в работу в мае 2014 года, когда настало время активного этапа подготовки к «Формуле-1». В следующие пять месяцев предстояло решить массу задач: от организации мероприятий в рамках гонки до уборки отходов. Команда росла еженедельно. Чтобы удержать поток информации и не терять контроль над выполнением задач, мы внедрили Мегаплан.

Мегаплан систематизировал работу 11 подразделений компании

Часть сотрудников уже использовали Мегаплан в других проектах: от управления в ивент-агентствах до внедрения полномасштабных систем продаж в финансовых компаниях. Поэтому наша команда с легкостью освоила Мегаплан.

Прежде, чем начать работу с Мегапланом, мы утвердили план мероприятия на высоком уровне. Затем подключили к системе следующие подразделения компании:

отдел организации соревнований;
отдел организации мероприятий;
питание;
транспорт;
аккредитация СМИ;
отдел навигации;
разработка образа мероприятия;
уборка и удаление отходов;
строительство временных инфраструктур;
отдел логистики;
маркетинг и PR;

Руководитель каждого подразделения ставил подзадачи сотрудникам исходя из базового плана. Выглядело это так:


Операционный блок: «Транспорт»
Базовый план: обеспечить транспорт для зрителей.
Подплан: междугороднее и областное сообщение.
Задачи: встреча с РЖД
Подзадачи: рассчитать количество транспорта, обсудить возможности РЖД, обеспечить необходимые закупки, сформулировать реальные сроки заказов, заключить договор.

В проведении гонок участвовали 1100 человек: 420 судей и маршалов, 130 врачей, 550 сотрудников технических служб.
В проведении гонок участвовали 1100 человек: 420 судей и маршалов, 130 врачей, 550 сотрудников технических служб

Также работали и остальные подразделения.

Логистики создавали зону таможенного контроля, заключали договоры с подрядчиками, аэропортом и портом.


Отдел навигации обеспечил производство 55 000 единиц знаков и указателей на подходе к автодродрому. Благодаря Мегаплану этим вопросом от начала и до этапа внедрения (развешивания указателей) занимался всего один человек, хотя обычно приходится нанимать 3 — 5 сотрудников.

Мегаплан помог устранить сбои в работе

Руководитель каждого отдела проверял исполнение базовых и ежедневных планов. Если случались задержки по срокам, мы быстро определяли этап, на котором произошел сбой и оперативно устраняли проблему.

Например, 17 сентября мы ждали первую партию дорожных указателей, но их не доставили. Мы зашли в Мегаплан, проследили этапы задач, выяснили, что задержка произошла по вине подрядчиков. Связались с ними, ввели штрафные санкции, поскольку сроки заказа были нарушены, составили дополнительное соглашение, установили реальные сроки. На все это мы потратили не больше суток. Если бы данные не хранились в Мегаплане, то процесс занял бы несколько дней.


Каждый год этапы гонки проходят в разных странах. В конце сезона международный комитет «Формулы-1» выбирает лучший этап в сезоне. В 2014 году гонки прошли в 19 странах. Но награда за лучший Гран-при «Формулы-1» досталась нам. В этом помог Мегаплан.

Планы на будущее с Мегапланом

Мегаплан поможет и в подготовке следующего этапа Гран-при-2015. Все данные о проведении Гран-при-2014 хранятся в системе. Проделанную работу легко проанализировать: найти этапы, на которых допустили ошибки, и внести коррективы в работу над следующим мероприятием.
Если бы вся эта работа велась в почте, то результаты потерялись бы в потоке писем, как это часто происходило раньше, без Мегаплана.

Фотографии Сергея Анашкевича и Департамента печати и средств массовой коммуникации Краснодарского края