Четыре совета для организации экстремальной командировки и секретный бонус

 

  • 420

Если вы не трепещете, услышав слово «командировка», значит… вам повезло, и в вашей компании не бывает экстремальных ситуаций. Команда тревел-агентства OZON.travel, автор гида по корпоративным путешествиям, делится секретами хорошо подготовленной командировки, условия которой выходят за рамки рядовых, и рассказывает о подводных камнях и комплементарных бонусах для компаний.

Групповые перевозки

Представьте, вам нужно отправить на мероприятие, например, в Сочи пятьдесят сотрудников. Бронируя билеты у онлайн-тревел-агента в несколько заходов, вы вряд ли сможете посадить всех участников поездки по одной стоимости на один рейс. Если вам вообще удастся купить такое количество билетов.

Конечно, если ваша группа немногим больше 10 человек, стоит попробовать забронировать билеты в индивидуальном режиме, не запрашивая условия по группе. Чаще всего это может получиться по более бюджетному тарифу, чем групповой. Если же ваших пассажиров все же больше 15, то стоит рассмотреть приобретение авиабилетов напрямую у авиаперевозчика — так вы сможете забронировать хоть целый самолет, посадив всех своих пассажиров на один борт.

Групповой тариф определяется с учетом нескольких факторов: сезонности перевозки, количества забронированных на рейсе групп, загрузки самого рейса на дату запроса группы, наличия специальных мероприятий в пункте назначения и т. д. И практически всегда он дороже, чем стоимость билетов по минимальному тарифу.

Групповой тариф имеет свои плюсы и минусы.

  • 1. При бронировании не обязательно указывать сразу все ФИО и паспортные данные — достаточно только сообщить количество пассажиров. До выписки билетов замена фамилий разрешена без ограничений. Однако важно знать максимально позднюю дату выписки, до которой разрешается вносить изменения без штрафа.
  • 2. Некоторые перевозчики все же после оформления билетов (но не позднее 24 часов до вылета) могут разрешить замену фамилий без штрафа на рейсах внутри РФ или между пунктами РФ и СНГ. Всегда уточняйте это условие заранее!
  • 3. Часто условия групповой перевозки позволяют до выписки билетов или назначенного времени Х без потерь отказаться от нескольких мест при условии сохранения минимального количества человек в группе. Это условие зависит от того, насколько задолго бронируется группа.

Для бронирований, подтвержденных менее 14 дней до вылета, авансовый платеж невозможен.

  • 4. При оплате групповой поездки возможно разделение на авансовый платеж (как правило, в размере 20%) и основную оплату билетов. Но важно помнить, что авансовый платеж не возвращается при полной отмене группы позднее установленного перевозчиком срока.
  • 5. Часто при заказе билетов на группу бонусные мили не начисляются ни на счет компании (если у компании по договору программы лояльности с авиаперевозчиком копятся мильные баллы), ни на личные мильные карты сотрудников.

Командирование VIP-сотрудника

Многие тревел-координаторы еще долго будут вспоминать лето-2018, когда из-за чемпионата мира по футболу невозможно было забронировать для руководителя место в бизнес-зале перед вылетом или VIP-трансфер в аэропорту.

На самом деле неважно, какова в данный момент загрузка у тех или иных операторов VIP-услуг. Всегда, даже после подтверждения заказа, стоит за два-три дня до командировки уточнить, сможет ли исполнитель услуги фактически оказать ее в полном объеме и с надлежащим качеством.

И не стесняйтесь запрашивать подробный перечень услуг, за которые будет платить компания. Если ваш руководитель просит забронировать VIP-зал на обратном пути, скажем, из Ижевска или Иркутска, удостоверьтесь, что он получит именно те привилегии, на которые привык рассчитывать Нередки случаи, когда VIP-зал местного аэропорта лишен двух главных преимуществ: отдельного прохождения предполетных формальностей (таможни и паспортного контроля) и отдельного VIP-трансфера к борту самолета. При этом стоимость места в таком «VIP-зале» легко может быть больше стоимости посещения бизнес-лаунджа. А вот в последние, к слову, многие авиакомпании рады пустить своих самых верных пассажиров совершенно бесплатно — по картам лояльности некоторых категорий или по билету бизнес-класса.

Оплата срочной командировки

Безусловно, у всех компаний есть свои проверенные схемы оплаты услуг по организации командировки. Срочные переговоры в другом городе, изменение графика поездки и другие внештатные ситуации не должны выбивать из колеи.

Если отдельные отельные операторы допускают постоплатную систему расчетов, то есть можно только забронировать номер, а потом без проблем изменить даты пребывания и оплатить номер уже непосредственно на стойке ресепшн при заселении, то стоимость номера при такой схеме будет выше регулярной.

А вот с авиа- и ж/д билетами такой фокус не пройдет: оплата должна быть проведена в короткие сроки, иначе выписка билета не будет подтверждена. И нередко организаторы командировок сталкиваются с ситуацией, когда из-за вынужденной задержки платежа (к примеру, если банковский день уже закончился или средств на корпоративной карте не хватает) приходится бронировать заново все билеты, зачастую на новых, менее выгодных условиях. Спасением в таких случаях может стать кредитная линия, которую тревел-агент предоставляет юридическим лицам.

Своим корпоративным клиентам OZON.travel предоставляет краткосрочную (на определенное количество дней) кредитную линию. Эта опция позволяет быстро подтверждать бронь без предоплаты или заморозки средств на счете компании. Оплата же производится моментально по безналичному расчету. И если компания возвращает деньги в установленные сроки, то кредитный лимит будет восстановлен до первоначального уровня или даже расширен.

Отчетность

Командировка завершилась успешно, и все сотрудники вернулись на свои рабочие места? Отлично! Осталось только подготовить документы для бухгалтерии согласно внутреннему регламенту компании. Не все знают, что бланками строгой отчетности являются:

  • — электронный авиабилет (согласно п. 2 приказа Минтранса РФ № 134 от 08.11.2006),
  • — электронный билет РЖД (согласно приказу Минтранса РФ № 228 от 31.08.2011).

А для компаний, заключивших с OZON.travel договор на корпоративное обслуживание, все закрывающие документы для бухгалтерии генерируются автоматически. Сканы доступны в личном кабинете клиента в течение суток после поступления оплаты за заказ и всегда оформлены в полном соответствии с требованиями налоговых и аудиторских служб.

Дочитали до этого места? Бонус для самых лояльных!

Вознаграждение для вашей компании

С 1 ноября OZON.travel запустил для всех корпоративных клиентов программу лояльности. Теперь 2% от стоимости билетов будут возвращаться на счет компании в виде Подарочного сертификата OZON или OZON.travel. Узнать о программе подробнее можно здесь.