Почему ваши письма никто не читает

5 самых распространенных ошибок в деловой переписке

  • 10318

Мы пишем письма ежедневно — клиентам, коллегам, начальству, партнерам из других компаний. Каждый раз нажимая «отправить», мы даем коллегам возможность оценить, насколько ловко мы способны донести свою мысль, внятно ли мы излагаем, серьезна ли наша проблема, можно ли нам доверять и стоит ли вообще тратить время на нашу писанину.

Нам, конечно же, нужно, чтобы адресат нас понимал. Это значит, что он отреагирует на наше письмо и мы добьемся цели. Но часто наши письма оказываются настолько невнятными, что человек откладывает ответ на потом, когда он еще раз сможет перечитать, вникнуть и понять, чего мы от него хотим. Есть большая вероятность, что это не произойдет никогда.

 

 

Дэнни Рубин — автор статей, в том числе для таких популярных ресурсов, как Business Insider и The Huffington Post, — в 2016 году опубликовал книгу Wait, How Do I Write This Email? («Погодите, как написать это письмо?»). Он утверждает, что те, кто хорошо пишет, лучше других умеют заводить деловые связи, получают больше предложений о работе и быстрее продвигаются в карьере.

И мы с ним согласны, поэтому нам понравилась его статья «Шесть самых больших ошибок в деловой переписке». Правда, мы решили оставить всего пять ошибок, потому что шестая — писать с заглавной буквы не те слова — для нас не слишком актуальна. А борьба с теми, кто в любой непонятной ситуации пишет местоимение «вы» с большой буквы, кажется, уже проиграна.

Итак, когда мы пишем, мы хотим, чтобы нас понимали. Это значит, что писать нужно доступно, а не так, чтобы о наших посланиях говорили: «Он ушел куда-то в сторону», «Ее сообщения сложно понять», «Письма из этой компании звучат как спам».

Что же такое идеальное письмо? Это послание, содержание которого логично построено, каждое предложение в котором понятно, — и адресат чувствует, что его время ценят.

Есть пять самых распространенных ошибок в рабочей переписке.

Написать не тому человеку

 

Это очевидная оплошность, которую, на самом деле, легко допустить. Такое часто происходит, когда мы посылаем одинаковые письма разным людям и должны менять имена и/или названия компании в теле письма.

 

Убедитесь, что получатель письма — это тот человек, имя которого стоит в начале письма. Можно даже прочесть имя получателя письма и имя в теле письма вслух, чтобы удостовериться окончательно. Это неловко, но все-таки куда лучше, чем перепутать имя адресата.

Запутать читателя

 

Такое бывает в газетных статьях, в которых идет речь непонятно о чем: это означает, что автор спрятал основную мысль глубоко в тексте статьи, и ее слишком тяжело там найти.

Эта ошибка часто встречается и в рабочей переписке.

Как ее избежать? Начинайте с просьбы или главного вопроса. Да, пару вежливых приветственных строк в начале письма никто не отменял, но дальше переходите к самой сути:

«Я предлагаю обсудить партнерство между нашими компаниями в наступающем весеннем сезоне».

Когда вы начинаете письмо с вопроса, адресату сразу становится понятно, о чем идет речь. Остальная часть письма просто дополняет главный вопрос. Если сама просьба появляется ближе к концу письма, получателю ничего не остается, как читать и гадать, чего вы хотите.

Использовать специальные термины и аббревиатуры

 

Типичный недочет, встречающийся в деловой переписке. Мы, нисколько не задумываясь, используем сокращения и рабочий сленг с коллегами и часто забываем, что другие люди в этой цепочке переписки понятия не имеют, о чем идет речь.

«Предлагаю встретиться в ГЗ в комнате 200 в 18:30. Пожалуйста, помните, что после 17:00 в здании зеленый код» —

такое предложение может быть понятно вам или коллегам, делящим с вами стол в опен-спейсе. Но если вы приглашаете на встречу партнеров из других компаний, они останутся в недоумении.

Чтобы избежать этого, окиньте взглядом список получателей и спросите себя: все ли здесь знают, что такое ГЗ? Если сомневаетесь, расшифруйте.

«Предлагаю встретиться в главном здании в комнате 200 в 18:30. Пожалуйста, помните, что после 17:00 в здании зеленый код. Для тех, кто может этого не знать: „зеленый код“ означает, что вас должна сопровождать служба охраны».

Ответить на письмо у себя в голове

 

Дел у нас много, времени мало, а новые письма падают в папку «Входящие» каждые десять минут. Среди них попадаются важные — те, на которые стоит ответить. И вы наверняка на них отвечаете, но, бывает, лишь мысленно.

В вашей голове сложился ответ, тут упало новое важное письмо, подошел начальник с вопросом или заданием, вам позвонили, вызвали к руководству — в общем, вы отвлеклись, и письмо осталось без ответа. Только вы при этом думаете, что его отправили.

 

В это время человек, находящийся с другой стороны, ждет и надеется на ответ. Возможно, на оперативный. И, не получив его, он думает: «Почему он просто не ответит? Я его чем-то разозлил?»

Использовать гигантские абзацы

 

Иногда нам приходится излагать огромный объем информации. Большая ошибка — пытаться уместить все, что вы хотите сказать, в один абзац. Вроде такого:

«В нашей корпорации работают эксперты в области выездного ресторанного обслуживания и планирования мероприятий в Москве и Подмосковье. С 1999 года мы проводим крупные и малые мероприятия для компаний, ассоциаций и больших семейных встреч. Наши услуги выездного питания включают в себя завтраки, ланчи, обеды, десерты, бранчи и полуночные закуски в конце свадебного праздника. Если вы ищете идеальное угощение для большого события, мы — то, что вам нужно».

Это слишком большой абзац, читатель забудет к концу то, что читал в начале. Куда лучше будет изложить информацию по пунктам.

«В нашей корпорации работают эксперты в области выездного ресторанного обслуживания и планирования мероприятий в Москве и Подмосковье. С 1999 года мы проводим крупные и малые мероприятия для компаний, ассоциаций и больших семейных встреч.
     Наши услуги:
     — Завтраки
     — Ланчи
     — Обеды
     — Десерты
     — Бранчи
     — Полуночные закуски в конце свадебного праздника
Если вы ищете идеальное угощение для большого события, мы — то, что вам нужно».

 

 

Фото: Shutterstock.com

comments powered by HyperComments