Shape Shape Shape Path path24_3_ Combined Shape Shape Shape Path Shape
Эффективная задача

Как поставить задачу, которую захотят выполнить

  • 2771
Технически ставить задачу не сложнее, чем отправить письмо.

Правильно ее описать, спланировать и передать исполнителю куда труднее. Каждая компания устанавливает правила для
организации труда: график работы, инструкции по безопасности, субординация, скрипты для звонков, отпуска. Все хотят,
чтобы сотрудники работали эффективно, вели себя уважительно и не умерли от переутомления.

Программы для совместной работы вроде Мегаплана появились не так давно, поэтому правила для работы в них еще
не успели устояться. Раньше ставила задачи неправильно, но за время работы в Мегаплане научилась делать это более
эффективно. В сегодняшней рассылке я расскажу о частых ошибках в постановке задач и способах их исправления.

Участники

Сотрудники — основной ресурс компании. Эффективность компании зависит от эффективности сотрудников. Если вы берете
на себя лишние задачи, ваша эффективность падает.

Иногда постановщики хотят подстраховаться и узнать мнение как можно большего числа коллег. Это сомнительное решение:
чем больше участников в задаче, тем сложнее прийти к общему решению. Работа затягивается, обсуждение выходит из-под
контроля, ответственность размывается. 
В итоге исполнителю приходится отстаивать результат перед теми, кто не имеет к нему отношения.

Чтобы не увязнуть в спорах, добавляйте в задачу только тех, без кого вы не получите нужного результата. Если задачу
без коллеги не решить, добавляйте его. А если вы просто хотите заручиться его поддержкой, справитесь сами.

Допустим, клиент ждет от вас документы. Договор готов, но бухгалтер должен его подписать,
юрист — проверить, а секретарь отправить с курьером. Участники задачи: вы, бухгалтер, юрист и секретарь.
Руководителя отдела продаж и генерального директора пока не отвлекайте.

Иногда сотрудник хочет ускорить работу и добавляет в задачу генерального директора. Этим он сам себя
дискредитирует:
вместо того, чтобы учиться договариваться с коллегами, он давит авторитетом директора.

Еще ситуация. Вы арт-директор компании. Дизайнер нарисовал макет для страницы сайта.
Не добавляйте больше никого в эту задачу. Вы арт-директор, значит, решение за вами.

Когда вы добавляете в задачу лишних участников, вы перестаете контролировать ситуацию. Каждый навязывает свое
мнение
и ищет сторонников среди других участников. Диалог превращается в борьбу.


Боксерские перчатки

Если сомневаетесь, добавлять в задачу коллегу или нет, не добавляйте. По ходу обсуждения вы поймете, кого еще
привлечь к работе.

С таким подходом вы становитесь ответственнее и не боитесь принимать решения самостоятельно.

Описание задачи

Правильно описать задачу — искусство. Мудрый постановщик умеет сделать это достаточно подробно, чтобы исполнитель все
понял и достаточно кратко, чтобы он не запутался.

Если вы описываете задачу слишком подробно, исполнитель наверняка прочитает невнимательно и упустит что-нибудь
важное. Поэтому сократите детали до минимума и перечитайте задачу так, будто видите ее впервые. Если все поняли,
вы на правильном пути.

Плохо Хорошо

Андрей!

Две недели назад клиент из ООО «Рога и копыта» корпоративно заказал у нас визитки. По невнимательности
наш
менеджер выставил неправильный счет. Клиент заметил ошибку и был недоволен, даже хотел отказаться
от наших
услуг.

Ребята из отдела продаж его переубедили и за неудобство предложили 10% скидку. Теперь клиент внес
предоплату
и ждет визиток.Из-за задержки у нас есть только два рабочих дня на разработку и утверждение. Пожалуйста,
разработай для них визитки и отправь макет менеджеру. Почта manager@rogaikopyta.ru, логотип
и пожелания —
в приложении

Андрей!

Клиент ООО «Рога и копыта» ждет визиток. Мы напортачили с документами, и теперь осталось только два дня
на разработку и утверждение внешнего вида визиток.

Пожалуйста, сделай сегодня макет визиток и отправь их менеджеру. Почта manager@rogaikopyta.ru, логотип
и пожелания — в приложении. Отпишись, когда будет готово

Лишние подробности мешают быстро разобраться в задаче. Поэтому будьте краткими, но снабжайте всей информацией, которая потребуется для решения. В нашем примере исполнитель сразу обозначил сроки, дал почту клиента и приложил исходные данные. Садись и работай.


Кресло

Писать слишком кратко — другая крайность. Так исполнитель не разберется в задаче с первого раза, начнет задавать
вопросы и потеряет время:

Катя! Ребята из журнала «Дуров напишет» готовят материал о холодных звонках. Они написали
мне как маркетологу компании, но это по твоей части. Вот вопросы…

Здесь исполнитель ничего не поймет: как отвечать, с кем связаться, что за материал. Помогите ему:

Катя! Ребята из журнала «Дуров напишет» готовят материал о холодных звонках. Просят
ответить письменно в свободной форме до четверга. Они обратились ко мне, я сказал, что этим ты у нас занимаешься,
и пообещал перенаправить вопросы. Они будут ждать от тебя письма с ответами. Когда будет готово, отправь на почту
editor-victor@dp.ru. Вот вопросы…

Хорошо, если в конце задачи вы добавите вопрос. Так она превращается из навязывания в диалог, исполнитель берется
за нее охотнее:

Катя! Ребята из журнала «Дуров напишет» готовят материал о холодных звонках. Просят
ответить письменно в свободной форме до четверга. Они обратились ко мне, я сказал, что этим ты у нас занимаешься
и пообещал перенаправить вопросы. Они будут ждать от тебя письма с ответами. Когда будет готово, отправь на почту
editor-victor@dp.ru. Вопросы в приложении. Как ты думаешь, нам это нужно?

Хорошее описание задачи помогает сразу взяться за дело и ничего не упустить.

Обсуждение

Если задача связана с ошибкой кого-то из ваших коллег, появляется соблазн применить пассивную агрессию. Сдержитесь, от этого не будет пользы. Конструктивный диалог превратится во взаимные обвинения. Чтобы решить проблему, управляйте эмоциями:

Плохо Хорошо

Николай!

Ты снова отправил договор не на тот адрес. Я же тебе сказала, что клиент просил прислать его не в офис,
а по юридическому адресу, который написан в документах.Теперь придется еще раз потратить деньги на курьера,
чтобы переслать по верному адресу. Может, подарить тебе слуховой аппарат на день рождения, чтобы ты лучше
слышал поручения?

Николай!

Мне позвонил клиент и сказал, что мы снова отправили договор не по тому адресу. Он просил прислать на адрес,
который указан в документах, а ты отправил на адрес офиса.

Пожалуйста, отправь к ним курьера в офис, чтобы он отвез документы по верному адресу. Мне очень неприятно,
что ты так невнимательно отнесся к этому делу. Мы потеряли время и деньги на доставку. Как мы можем
предотвратить эту проблему в будущем?

Сарказм не вызывает у собеседника чувства вины. Лучше используйте правильную критику: коллеге станет стыдно, и он захочет исправиться. В противном случае получите только агрессию.

Еще одна проблема в общении по задаче — препирательства. Вы обсуждаете задачу с участниками, мнения расходятся,
каждый приводит аргументы, обсуждение выходит из-под контроля. Единственное решение в этой ситуации — созвониться
и обсудить проблему голосом. Это сэкономит время и нервы. Только не звоните по скайпу и не подходите без
предупреждения. Обсудите, когда это будет удобно вам и коллеге.

В переписке участники беседы не различают тон собеседника, делают неправильные выводы и не контролируют эмоции.
Разговор по телефону решает эту проблему и помогает добиться лучшего взаимопонимания.

Дедлайн

Задачи бывают срочными и постоянным. Например, «сотрудничество с издательством» — постоянная задача, она будет существовать, пока длится сотрудничество с издательством. По мере расширения сотрудничества, вы будете ее дополнять. Но таких задач не так много. Чаще мы работаем над срочными задачами с конкретным дедлайном.

Чтобы правильно поставить дедлайн, выясните, от чего он зависит и объясните это в задаче. Хорошее объяснение лежит в интересах исполнителя.

Плохо Хорошо

Марина!

Подготовь текст для клиента до пятницы, потому что на
следующей неделе я ухожу в отпуск

Марина!

Пожалуйста, подготовь текст для клиента до пятницы. В понедельник мы отправляем на утверждение, а во
вторник его разместят на сайте, потому что специальное предложение на товар у клиента действует со вторника

Хороший дедлайн разумно обоснован для исполнителя: если Марина не успеет написать текст, клиент не запустит акцию по плану, потеряет в продажах и уйдет к конкуренту.

Если вы просто ставите дедлайн и не объясняете его в соответствии с интересами исполнителя, у него нет мотивации
успеть к сроку. Когда исполнитель понимает, с чем связаны сроки, он постарается вас не подвести.

Алгоритм

Постановка задачи кажется простым, житейским делом. Но на практике грамотно поставленная задача повышает эффективность, налаживает взаимопонимание между сотрудниками и формирует серьезное отношение к работе. За время работы в Мегаплане я выработала свой алгоритм, который помогает ставить задачи эффективно.

Оценить необходимость задачи. Это кажется смешным, но прежде чем ставить задачу, определите, нужна ли она и какую пользу принесет. Поговорите с тем, на кого собираетесь поставить задачу. Возможно, после обсуждения окажется, что вы обойдетесь без нее.

Обсудить заранее. Не ставьте задачу, пока не договоритесь о ней с исполнителем. В противном случае это будет ударом в спину: сотрудник работает в своем режиме и внезапно получает задачу с дедлайном на текущей неделе. Если он ее отклонит, поступит правильно: о задаче никто не предупредил, приоритетность непонятна, дел и так много. Чтобы задачу приняли, созвонитесь с исполнителем и обсудите ее.

Убедитесь, что исполнитель все понял правильно. Когда обсудите задачу, попросите объяснить коллегу, как он ее понял. Если вы этого не сделаете, окажется, что исполнитель понял все по-своему. Собеседник всегда слышит то, что хочет слышать. Пусть коллега расскажет суть задачи и опишет ожидаемый результат. Так вы будете точно знать, что подразумеваете одно и то же.

Описать и поставить дедлайн. После того, как вы обсудили задачу голосом, описать ее будет проще. Зафиксируйте тезисно все, о чем проговорили во время созвона, лучше по пунктам, так исполнителю будет проще ориентироваться в требованиях. Обязательно опишите результат. Уделите этому пункту особое внимание, это тот случай, когда подробности не бывают лишними.

Назначить ответственного. В хороших компаниях за задачу отвечает только один исполнитель. Если дело требует работы нескольких сотрудников, заведите отдельную задачу на каждого. Например, вы готовите страницу сайта. Вам нужен дизайнер, редактор и программист. Задача общая, но у каждого свой участок работы. Разделите ее на несколько так, чтобы обсуждали решение все совместно, а результат каждый показывал отдельно.

Принять результат. Не дергайте исполнителя постоянно. Если хотите контролировать процесс работы, лучше назначьте промежуточные этапы. Это дисциплинирует и помогает ориентироваться в сроках. А вы не будете похожи вот на этого назойливого парня:


Сова на ветке

Статья Люды Сарычевой

comments powered by HyperComments
Денис
2015-02-22 09:18:28
Много воды, нет источников. Субъективно, но во многом я не согласен. "В хорошей компании"... много компаний знаю хороших, но в которых постановка задач ставится по другому. Много повелительного наклонения, некомфотно читать. Примеры неудачные, особенно с неправильным адресом. И в том, и в другом случае есть пассивная агрессия, просто во втором ("проавильном") варианте она более "тонкая", но иногда такие намеки только еще больше демотивируют сотрудника, чем прямой выговор. Пока читал статью, кзалось, что нет единой мысли, а в заключение вообще мысль, о том, что сотрудники также должны ставить задачи руководителям, о чем в статье не было ни слова. В целом, Люда, неплохой автор, но до Ильи далеко, и рассылка стала более "женская".
Денис
2015-02-22 09:21:54
Конечно не Илья, а Максим ))
Евгений
2015-02-22 22:47:24
На мой взгляд - неплохая статья. Видно, что у автора достаточно опыта в том, о чем пишет. Я сам достаточно долго работал в Мегаплане и приведенные примеры мне знакомы.
Ilya Vernick
2015-02-23 13:32:33
Ахаха, все такие эксперты-литературоведы стали, «рассылка более женская»... Что за бред? Повелительного наклонения им много... Народ! Вы обнаглевшие. Человек с вами делится опытом, ничего вам при этом не продает и не впаривает. А в ответ капризы и «раньше было лучше». Вы не думали, что однажды этого вообще не станет? Ильяхов теперь за свою рассылку деньги берет. Кто из вас готов заплатить за рассылку Мегаплана, например? Это та история, когда самые беспонтовые клиенты всегда самые громкие.
Дмитрий
2015-02-28 00:59:30
а) Ильяхов за рассылку деньги не берет, не надо выдумывать. б) Я готов заплатить за рассылку, например. Если в этой рассылке будет реальная польза. в) Не надо было задирать планку так высоко. Людям методично завышали ожидания. Это естественная реакция на то, что новые выпуски не настолько круты как раньше.
Денис
2015-03-01 12:01:54
Да чтож вы на агресивны (это я про "беспонтовые клиенты")? Я четко написал, что статьи у Люды неплохие, но как написал Дмитрий, Максим писал круче. У Люды тоже с каждым выпуском все лучше получается. Спасибо Люде, что радует нас рассылкой, а критика - это, наоборот, вознаграждение, главное ее правильно воспринимать. Я вот на Максима ругался, что анимация в рассылках сильно отвлекает от текста, ее теперь намного меньше стало.
Сергей
2015-03-08 12:22:46
Руководитель производства. В целом информация в рассылке "вата". В нашем случае всё происходит очень лаконично и жёстко: "... задача выполнить работу, техническое задание (задание выполнения работ) в приложении, отчётные даты 1..., 2..., 3.....; совместная работа с тем-то и тем-то, начальник отдела - аудитор обязательно, сроки 1, 2, 3 на контроле, не будет контроля промежуточных результатов - разбор полётов и выговор, я не меценат и не соц.работник, чтобы забавляться и расписывать как там я хочу, чтобы выполнена она была, есть стандартные результаты работ - либо работа соответствует, либо нет. Насчёт "обсудить заранее" - не согласен, я работу не выбираю, она сама приходит срочно и важно, ага - я ещё спрашивать буду - "Петрович, ты закончил, или тебе через неделю задачу поставить, что изделия нужны завтра?...." :) Согласитесь - чушь. Есть ППР (план производства работ), есть оперативки, есть остальные сотрудники - Михалыч, Андреич и т.д. не может Петрович - дай задание Михалычу - всё просто, Мой принцип: 1. Планирование; 2. Постановка задания; 3. Контроль хода работ по промеж. датам; 4. Приём результатов; 5. Выдача готовой продукции; 6. Оценка работ в целом; 7. Планирование
Виктор
2015-03-23 11:23:36
Люда, мне кажется, что в верстке ошибка и фрагмент "Сарказм не вызывает у собеседника чувства вины. Лучше используйте правильную критику: коллеге станет стыдно, и он захочет исправиться. В противном случае получите только агрессию." Должен быть дальше по тексту, а не в правой колонке.
Людмила Сарычева
2015-03-23 11:54:03
Виктор, спасибо за внимательность! Все верно вы говорите, поправила.
Андрей
2015-07-03 00:38:54
Сергей, ключевая фраза в вашем комментарии: есть стандартный результат работы. А как вы действуете, когда результат работы нестандартный?