Как раздавать пинки

В работе есть много вещей, которые бесят нас каждый день: слишком шумные коллеги, клиенты, которые не знают, чего хотят, тормозные компьютеры, переполненные почтовые ящики. Список можно продолжить и дополнить по собственному желанию.

Но ничего из этого не раздражает так, как ожидание. Точнее, то самое подвешенное состояние, когда вы ждете, пока кто-то другой сделает свое дело, чтобы вы могли заняться своим.

Подчиненный, который все никак не закончит обзванивать клиентов. Начальник, откладывающий до последнего решение важного вопроса. Коллега, который не может доделать свою часть отчета, чтобы вы, наконец, смогли его сдать. Они не торопятся, а вы сидите, не имея возможности закончить работу и, наконец, почувствовать себя счастливым и свободным.

Нам редко приходит в голову, что можно заставить людей уважать ваше время и при этом даже не показаться грубым. Вот почему нам очень понравилась статья на сайте The Muse, автор которой, Кэт Боогаард, объясняет, как это сделать.

Самая большая проблема в том, что, пока вы волнуетесь и потихоньку свирепеете, человек, который съедает ваше время и нервы, даже не задумывается о том, что дело срочное. При этом напоминать и пинать человека — тоже не поможет: быстрее он ничего делать не станет, а только обозлится. К счастью, все-таки есть гуманные способы напоминать людям о своих дедлайнах.

Устанавливайте четкий дедлайн

Этот совет кажется совсем очевидным, но на деле мы часто не уточняем, когда для нас должны сделать то, что нам нужно. А в таком случае невозможно ждать от человека уважения к дедлайну — тот ведь даже не знает, когда он наступает. Лучшее, что вы можете предпринять, это сделать свой график открытым, чтобы все видели, что, когда и как.

Проще всего изначально обозначить дату окончания проекта — в первом же письме, в котором вы начинаете его обсуждать. К кому бы вы ни обращались с просьбой, вопросом или заданием, не забудьте сразу обозначить, когда вам необходим ответ. Можно даже выделить шрифтом этот важный момент. В таком случае вы можете не сомневаться: вы оба живете в одном графике с самого начала проекта.

Это, конечно, не значит, что люди будут волноваться о том, чтобы успеть к сроку, так же, как и вы. Но, по крайней мере, они будут знать, что это для вас важно, и постараются подстроиться.

Не зацикливайтесь на себе

Грубо, но это правда: все мы эгоисты. Нет, мы, конечно, и поддержим, и поможем ближнему, когда надо, но большую часть времени мы волнуемся только о себе. В том числе и в работе: как правило, нас прежде всего беспокоит, что этот проект принесет нам самим.

Есть большая вероятность, что противоположная сторона делает то же самое. Этот человек знает, к какому моменту нужно выполнить работу. Но ведь это нужно вам. А ему зачем беспокоиться о ваших делах больше, чем о своих?

Вы скажете: «Потому что это правильно, и, в конце концов, это элементарная вежливость!» Но когда каждый день преподносит свои сюрпризы и трудности, вы разве думаете о том, как облегчить жизнь другим? Скорее всего, нет, тут как бы самому не утонуть.

Будьте проактивны

Не испытывая никакого желания быть слишком навязчивым и давить на человека, мы часто обозначаем дедлайн, потом ждем, пока он пройдет, после чего начинаем писать раздраженные сообщения вроде «Это нужно было сделать вчера!». И нам кажется это оправданным: сначала молчим и ждем, потом не получаем результат вовремя и бесимся. А как иначе?

Но проблема в том, что, когда дедлайн прошел, возмущаться уже бесполезно — человек только разозлится и обидится.

Чтобы подстегнуть человека, от которого вы зависите, имеет смысл активнее напоминать о себе. То есть использовать то, что в западных компаниях называется фоллоу-ап, то есть письма, рассылаемые после начала проекта, напоминающие, как идут дела (на деле информирующие о том, что у вас все под контролем). В нашем случае это означает, что за день-два до наступления дедлайна, а может, и за неделю стоит аккуратно поинтересоваться, как идут дела.

Вежливо спросите, все ли хорошо и не нужна ли помощь. Это всегда действует отрезвляюще на противоположную сторону, а необходимость кричать, когда дедлайн пропущен, отпадает.

Обговаривайте следующие шаги

Нравится вам это или нет, но всегда найдутся люди, которые будут относиться к вашим дедлайнам без уважения, а ваши требования будут воспринимать как предложения. Это раздражает, но что поделаешь.

Если вы не готовы с этим мириться, пойдите на хитрость: в одном из фоллоу-ап-писем упомяните, пока не прошел дедлайн, что конкретно вы сделаете, если работа не будет выполнена в срок. Например, передадите ее другому человеку, не заплатите за нее, опустите этот кусок презентации (объясните почему).

Постарайтесь, чтобы это звучало не как угроза, а просто как информация, которую нужно принять к сведению. Иногда достаточно вскользь упомянуть о неприятных последствиях, чтобы человек взбодрился.

Ну, а что делать, если ему нужен пинок.

Фото: Shutterstock.com