Как справляться с задачами

Если вы не Юлий Цезарь

  • 16735
В сутках 24 часа, а хотелось бы 36. Но и этого недостаточно, если вы не умеете использовать время эффективно.

Всем нам отведено одинаковое количество минут. Одни успевают закончить дела по работе, сходить в спортзал, с друзьями на футбол, отвести детей к врачу. Другие — бесцельно тратят минуты на выполнение ненужных задач и жалуются на постоянные авралы на работе.

Еще на первом курсе университета я завела ежедневник и пообещала себе планировать все до мелочей: от сдачи книги в библиотеку до бюджета. У меня не получалось. Я читала умные книжки с методиками по управлению временем. Но они мне не помогали.

Я убедила себя в уникальности: «Я творческий человек и не могу жить по плану, мне не подходят рамки». Я справлялась с делами и делала успешную карьеру, но ценой бессонных ночей. Я долго верила, что аврал для творческого человека — норма. И жила бы так еще долго, если бы не поняла, что все это — чепуха и отговорки.


Не имеет значения, творческая у вас профессия или нет, руководитель вы или подчиненный, мужчина или женщина. Ваш день складывается из дел. Авралы на работе, подготовка заданий в последний момент, откладывание важных звонков — следствие неумения расставлять дела по приоритету.

222


Кажется, если мы возьмемся за все сразу, то задачи решатся быстрее. Так не бывает. Так мог Цезарь, но он исключение из правила. Нельзя разговаривать по телефону с клиентом и одновременно писать письмо партнеру. Это не работает: вы обязательно допустите ошибку.

Нельзя заниматься делами последовательно целый день: вы ничего не успеете. Нужно найти баланс. Мне помог простой инструмент управления временем — матрица Эйзенхауэра.

Если вы хотя бы раз в жизни выполняли задачу в последний момент, засиживались на работе допоздна, забывали о встрече с друзьями, эта рассылка для вас.

Матрица успеха

Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США. Количество ежедневных задач зашкаливало. Эйзенхауэр испробовал все существующие способы работы с задачами, не нашел подходящий и придумал свой.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный на четыре сектора. Задачи распределяются по принципу срочности и важности:

— срочные и важные;

— не срочные, но важные;

— срочные, но не важные;

— не важные и не срочные.

матрица Эйзенхауэра


Срочные и важные задачи
 — задачи, невыполнение которых грозит серьезными последствиями.

Если я не напишу статью до пятницы, вы не получите рассылки, обидитесь и отпишетесь. Если я не заплачу кредит сегодня, завтра меня ждет штраф.


Не срочные, но важные задачи
рассчитаны на долгосрочную перспективу и достижение целей: планирование проекта, налаживание связей, анализ результатов работы. Сюда же относятся задачи по личностному росту и развитию: занятия иностранным языком, поход на лекцию по психологии или выставку современного искусства.


Срочные, но не важные задачи
 — самые противные. Делать их не хочется, потому что для достижения целей они не важны. Но делать их нужно, и срочно.

Я вернулась из командировки. Бухгалтер просит отчитаться: предоставить посадочные талоны и чеки, заполнить бланк о выполнении служебного задания. Сделать это нужно срочно, но это не важно для моей работы в конкретный момент. Отчет не приблизит меня к достижению цели — написанию статьи по результатам поездки. Но я обязана сделать отчет — правило компании.


Не срочные и не важные задачи
не связаны с работой. Это рутинные и бесполезные дела, которыми мы занимаемся каждый день: просмотр сериалов, бесцельный серфинг в интернете и социальных сетях, телефонные разговоры ни о чем. Эти задачи не приносят пользы, не работают на достижение целей, и больше всего вас привлекают.

К этой части квадрата Эйзенхауэра мы обращаемся, когда прокрастинируем. Но не учитывать эти дела — нельзя. Мы живые люди, и работать без отдыха не можем физически.


Секрет матрицы Эйзенхауэра в том, что левый верхний квадрат — срочное и важное, всегда должен быть пуст. Добиться этого сложно, но возможно. Потребуется немного больше вдумчивости и терпения.

Расставляем приоритеты

Прежде чем распределять задачи в матрице, составьте список задач и укажите сроки. Я не тратила на это время, потому что задачи, в том числе и личные, хранятся в Мегаплане. Я просто выбрала более срочные и распределила их по степени важности на текущий момент.


Вот так выглядела моя первая матрица Эйзенхауэра на день:

Важное и срочное Важное, но не срочное
Написать текст о новой телефонии в Мегаплане Составить план рассылок на месяц вперед

Согласовать план статьи про идеального руководителя

Ответить на письма читателей

Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях

Купить билеты в Питер, еду на свадьбу к подруге

Написать клиентскую историю компании

Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок

Заказать иллюстрации для рассылки о переменах

 

Срочное, но не важное Не срочное и не важное


 

Два сектора оказались пусты, а так быть не должно. Произошло это по двум причинами.

Первая заключается в том, что в списке нет рутинных дел. После работы я бегаю, а дома читаю книгу и обязательно пролистываю ленту новостей в фейсбуке. Так я даю мозгу возможность отключиться и отдохнуть. Такие дела есть у каждого. Их нужно добавить в матрицу, чтобы увидеть целостную картину дня.

Вторая проблема сложнее. Когда мы составляем список задач на день, все они кажутся важными, но это не так. Чтобы понять, действительно ли задача важна, ответьте на три вопроса:

— Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?

— Может ли кто-то сделать это вместо меня?

— Важна ли эта задача для достижения цели?


Я добавила рутинные дела и ответила на вопросы. Вот, что получилось:

Важное и срочное Важное, но не срочное

Написать текст о новой телефонии в Мегаплане

Составить план рассылок на месяц вперед

Согласовать план статьи про идеального руководителя

Ответить на письма читателей

Написать клиентскую историю компании

Заказать иллюстрации для рассылки о переменах

 

Срочное, но не важное Не срочное и не важное

Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях

Почитать книгу

Купить билеты в Питер, на свадьбу подруги

Выйти на пробежку

Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок

Пролистать ленту фейсбука

 


В срочных и важных задачах у меня осталось два пункта: телефония и согласование плана статьи.

Телефония уже появилась, нужно как можно скорее рассказать клиентам.

Согласовать план статьи тоже нужно сегодня. Если я сделаю это завтра, то украду у автора один рабочий день. Время написания уменьшится, качество ухудшится.


В срочное, но не важное перекочевали публикации в социальных сетях. В глобальном смысле публикации важны: страница должна обновляться ежедневно. Но в какое время — не важно.

Работаем с задачами

Я запланировала двенадцать задач. Выполнить такой объем за световой день можно, если правильно их скомбинировать.

Во время отбора задач из общего списка, я разделила их на трудоемкие и не очень. Написать текст — трудоемкая задача, а согласовать план — нет. Успею и то, и другое.

Работать с матрицей можно по-разному, каждый выбирает самостоятельно. Кто-то решает задачи по степени важности, кто-то — по степени срочности. Мне показался более эффективным способ чередованиях задач из разных секторов.

Сперва я согласовала план статьи из первого сектора. Потом перешла во второй и сделала мелкую, но важную задачу: заказала иллюстрации для рассылки о переменах. Поскольку текст о переменах уже был написан, я знала, какие иллюстрации нужны и в Мегаплане поставила задачу на нашего дизайнера. На это ушло 15 минут.


Задачу с текстом о телефонии я разделила на две части: поговорить с разработчиками и написать текст. Между этими частями я заглянула в матрицу. Из сектора «срочно, но не важно» выбрала публикации в соцсетях: это могу сделать только я. Когда завершила эту задачу, вернулась к тексту о телефонии.

Остальные задачи из сектора «срочно, но не важно» я делегировала.

Позвонила подруге, которая едет со мной в Санкт-Петербург, и попросила купить билеты. А задачу с составлением вопросов эксперту передала автору, который будет писать статью.

555


Матрица помогла закрыть все срочные задачи и одну важную, но не срочную. На это ушло пять часов. Оставшееся рабочее время я потратила на важные, но не срочные дела. А вечером успела побегать и полчаса почитать книжку. На фейсбук времени не осталось, но это не важно.

Срочно — не всегда важно

Три следующих дня матрица работала идеально: я успевала больше, а уставала меньше. Потому что не тратила время на переживания о количестве задач.

Сложность возникла в тот момент, когда в течение дня поступила новая срочная задача.

Меня попросили написать новость о предстоящем семинаре. Я бросила силы на новую задачу, потому что постановщик уверил: сделать нужно сегодня. Когда я закончила текст, выяснилось, что дата семинара еще уточняется. Публиковать новость сегодня нельзя.


Матрица развалилась. Запланированные дела вытеснила новая задача, которая на самом деле срочной не была. Если бы я уточнила подробности, такого бы не случилось.


Прежде чем слепо приступать к выполнению новой задачи, убедитесь, насколько она срочная.

Ситуация повторилась через несколько дней. Нужно было подготовить текст о новом мобильном приложении Мегаплана.

В этот момент я работала над текстом автора для текущей рассылки. Оставалось два дня до выпуска рассылки, а работы — масса. Я уточнила, почему важно опубликовать текст о новом приложении сегодня.

Оказалось, мы прошли проверку в апсторе и приложение уже доступно клиентам. Только они об этом не знают.

Мы договорились: сперва выпустили менее трудоемкую новость. Я доделала рассылку, а на следующий день подготовила большой текст с описанием возможностей приложения.


В отличие от предыдущей задачи, эта действительно была срочной. Я не поленилась узнать подробности, постановщик — объяснить приоритет задачи. Благодаря этому, задачу я выполнила и не навредила другим срочным и важным делам из матрицы.

Вместо заключения

Считается, что матрица Эйзенхауэра подходит только для краткосрочного планирования: день-два. У меня получается составлять план на неделю. Дальше матрица разваливается.

Предположим, к концу месяца вы проводите презентацию для партнеров. Относим эту задачу в сектор матрицы «срочное и важное». Каждый день задача висит над вами, как дамоклов меч. Вы не можете перейти к выполнению задач из сектора «важное, но не срочное», потому что не закончили важное и срочное. Матрица не работает.

Если разбить задачу на подзадачи, матрица заработает вновь. Чтобы подготовить презентацию вам нужно придумать тему, составить план выступления, подобрать картинки. Добавьте эти подзадачи к остальным задачам на день. Постепенно подзадачи закрываются. Результат — презентация в срок и без напряжения.


Матрица Эйзенхауэра — прекрасный инструмент для планирования ежедневных и еженедельных задач. Подобных систем много — выбирайте любую. Но учат они одним и тем же вещам:


Списки дел — не пустая трата времени. Если держать все задачи в голове, можно сойти с ума. Запишите задачи на листочке, выберите одну и забудьте об остальных. Тогда вам будет проще сконцентрироваться на одном деле. Вы закончите его быстрее и вернетесь к другим задачам.


Отдых необходим. Если вы занимаетесь только работой, надолго вас не хватит. В режиме робота-прозводителя можно прожить день, неделю, месяц или пару. С каждым днем вы устаете все сильнее, мотивация и эффективность снижается. В один прекрасный день вы просто не сможете справиться с самой простой задачей.


Выполнение нескольких дел одновременно приведет к ошибкам. Не старайтесь объять необъятное. Если вы делаете несколько дел сразу, вы не можете сконцентрироваться. Отсутствие концентрации — дорога к ошибкам.

 

Текст: Дина Бабаева, редактор Мегаплана

Иллюстрации: Константин Амелин, дизайнер Больших планов

Фото в начале: Ален Делон в роли Цезаря в фильме «Астерикс на Олимпийских играх»

Дата публикации: 31.07.2015

comments powered by HyperComments
Ирина
2015-08-01 00:13:32
Совершенно верно. Погрязла в задачах, неотложных делах, Теряю большие деньги. И все из-за несобранности, из-за нежелания встречаться с партнером, которого очень недолюбливаю. берусь за одно дело, бросаю,начинаю срочно другое, возвращаюсь в к первому. В итоге- не сделано ничего.Завтра составлю себе таблицу и постараюсь по не выполнять дела.
Александр
2015-08-01 01:59:04
Есть какая-то программа для управления задачами в виде матрицы?
Елена
2015-08-01 10:00:24
Здравствуйте! Спасибо за рассылку. Хотелось бы прокомментировать, тк тема для меня больная. В вашем сообщении говорится, что не срочные и не важные задачи - это то, что не связано с работой. Но "почитать книгу" и "сходить на Фитнес" - это вообще не задачи. Какая у них цель? Они не решают проблем. Зато есть масса задач не по работе, которые надо делать иногда срочно, например "отвести ребенка к врачу", "починить посудомоечную машину (вызвать мастера, найти время на его визит и пр.)". Как быть, если реальные задачи для жизни попадают в другие квадраты и для отдыха не остается времени? Менять работу на нижеоплачиваемую (в надежде на снижение объемов и функционала)? Как определить норму загрузки по работе, когда думаешь, что сделаешь работу за час, но выясняется, что она требует, например, участия других людей, которые "не спешат "? И как соблюдать сроки выполнения задач, если ты погрузился в работу и запланировал, что будешь заниматься ею N минут, но телефонные звонки и просто атмосфера опенспейса не способствуют концентрации внимания - все время идет отвлеченные, => увеличение срока выполнения задачи?
Алексей
2015-08-01 10:18:55
В выборе между жестким тайм-менеджментом и принципом Парето. С тех пор успеваю во всем, что считаю ДЕЙСТВИТЕЛЬНО важным, и чувствую себя свободным человеком. Еще один отличный лозунг: Никогда не делай сегодня то, что можно не делать никогда! Удивительное дело, но большинство таких"задач" решаются сами. Сэкономленное время можно с толком посвятить интересным занятиям, а в профессиональной сфере развитию уникальных навыков, дающих несомненное конкурентное преимущество. В общем, принцип Парето рулит. А жесткий тайм-менеджмент - путь к головной боли и выгоранию. ИМХО
Антон
2015-08-02 11:13:45
Дина, большое спасибо за отличную статью. Небольшой технический вопрос: не поделитесь, как Вы в Мегаплане привязываете дела к частям квадрата матрицы? "Метки", "списки дел" или еще как? Буду очень признателен за ответ.
Андрей
2015-08-02 21:27:54
Добрый день, Диана! Хорошая статья с учетом того, что Ваш личный опыт очень позитивен. Главное, что Вы пишете, о том, что не всё и не всегда получается как запланировано, главное, что планировать надо регулярно. И правильно, то что нет единственного правильного решения для всех.
Олег
2015-08-03 11:13:39
Отличная работа! Про эту систему слышал, она также описана в книге Стивена Р Кови "7 навыков высокоэффективных людей". Но здесь она приподнесена кратко, емко и под интересным углом. Лично использую более сложную систему - электронный блокнот Evernote + GTD. Можно заводить сколько угодно разделов и меток. Так разбиваются долгосрочные (на 1-2 года) цели на проекты, проекты на задачи, задачи на дела. А также это отличное хранилище всех необходимых данных помимо задач - статей, ссылок, явок, паролей :) Ничего не теряется и не забывается.
Дина Бабаева
2015-08-03 16:26:51
Ирина, заведите таблицу, конечно. Главное — не бросайте. Удачи вам! Поделитесь потом мнением, получилось ли у вас)
Дина Бабаева
2015-08-03 16:30:19
Александр, в аппсторе есть приложение «Матрица Эйзенхауэра». Им я и пользуюсь. Но есть еще какое-то количество приложений на английском языке. Они немного лучше — больше функций.
Дина Бабаева
2015-08-03 16:39:15
Елена, задачи, о которых вы говорите, нужно распределять в матрице так же, как и задачи по работе. При сокращении текста потерялось «в основном не касаются работы». Если реально оценивать время выполнения задач (не важно, личных или рабочих), то и на отдых время останется. Если отвлекает телефон, выключите его. Ничего не случится, если вы не ждете срочного звонка. Опять же, расстановка приоритетов. Когда я пишу текст, я отключаю телефон. Включаю и перезваниваю только во время перерывов. Если жду важного звонка по работе, конечно, так не получается. Но тогда выключаю звук, и кладу телефон рядом. Если звонок тот самый, важный, — отвечаю. На другие не реагирую. Это сложно и требует дисциплины. Попробуйте матрицу. Возможно, она вам поможет так же, как и мне. Если нет, можно посмотреть другие способы. Вот ниже Алексей пишет про прекрасный закон Парето. Тоже помогает.
Дина Бабаева
2015-08-03 16:41:10
Алексей, принцип Парето прекрасен. Пользуюсь им давно. А теперь сочетаю с матрицей. Полезные инструменты. Освобождают много времени) Спасибо за комментарий.
Дина Бабаева
2015-08-03 16:47:07
Андрей, конечно, каждый выбирает то, что ему подходит. У одних матрица работает, у других — нет. Или работает частично, для определенных задач. Спасибо за комментарий. )
Дина Бабаева
2015-08-03 16:49:02
Олег, спасибо за комментарий. Эвернотом не пользуюсь. Не очень люблю его. В Мегаплане разбиваю цели на проекты, проекты на задачи, задачи на дела. А потом уже обращаюсь к матрице. Спасибо за опыт)
Дина Бабаева
2015-08-03 16:51:36
Антон, матрицы в Мегаплане нет. Для ежедневного планирования я пользуюсь отдельным приложением. Но метки, списки дел и напоминания к задачам вношу в Мегаплане. Вот здесь подробно написано, как это можно сделать: https://help.megaplan.ru/FAQTask_017 https://help.megaplan.ru/FAQTask_038 https://help.megaplan.ru/FAQTask_046
Александр
2015-08-07 02:57:10
Спасибо за статью. Увы. И Стивена Кови прочитал несколько лет назад. И прочитал несколько других статей про эту матрицу, но увы ... я не понимаю её. Я не могу определить какие дела важные, срочные, нужные, ненужные и т.д. Например, каждый месяц 5-го числа вношу деньги за квартплату, свет и телефон. Это какая задача? В каком квадранте? Я 5-го числа плачу коммуналку. Если не могу заплатить 5-го, то плачу 4-го. Если не 4-го, то 3-го. Я 25 лет всегда плачу 5-го числа... Умаявшись с этими квадрантами и матрицами поступаю просто. Делаю то, что считаю нужным. Последовательность дел определяет логистика. Так и не могу найти описание этой матрицы другими словами. Слова имеют огромное значение. Моя тёща в 80 лет уверена, что срочный вклад в сбербанке означает, что она срочно решила положить деньги в банк, принесла и срочно положила! Я считаю, что вклад не "срочный", а на срок! Вклад сроковый. Но так не говорят. Слова те же, да смысл разный. (ВозбУждено дело, завОдский номер, ...) К счастью сейчас ввели термин "депозит". Я не прошу, но вдруг Вы знаете как эту тему можно изложить другими словами.
Дина Бабаева
2015-08-07 13:13:13
Александр, до 5-го числа каждого месяца задачи оплатить квартиру, телефон, интернет находятся в разделе «важное, но не срочное». После 5-го — в разделе срочное, потому что если вы не оплатите сейчас, вас ждет штраф. Распределять задачи нужно по результату. Три вопроса написаны в тексте.
Дмитрий
2015-08-12 14:52:37
Очень заманчиво описано. Спасибо, Дина. Сегодня записал все свои дела в матрицу. Обещаю через недельку-две отписаться о результатах.
Дина Бабаева
2015-08-12 16:03:46
Дмитрий, спасибо) Жду;)