Shape Shape Shape Path path24_3_ Combined Shape Shape Shape Path Shape
Письма счастья

Как освободиться из рабства электронной почты

  • 5512

Нескончаемый поток электронных писем принято считать одним из главных врагов эффективной работы. Эксперт и автор книг по самоорганизации и продуктивности Клэр Ортис-Диас предлагает освоить несколько простых принципов, которые научат вас управлять электронной почтой.

Разбирайте письма сериями

Клэр предлагает отвести два или три промежутка в день специально для проверки электронной почты. Отвечая на письма одно за другим в специально отведенный период, вы используете время максимально эффективно.

Напротив, когда вы проверяете почту сто раз в день и отвечаете на письма хаотично, до 40% времени тратится впустую — на переключение между задачами. Также Клэр предостерегает — не переусердствуйте. Если писем слишком много, не обязательно отвечать на все за один раз. Лучше запланировать несколько проверочных серий.

Следите за продуктивностью

Эксперт подчеркивает: настоящая продуктивность — это управление энергией, а не временем. Когда ваша энергия на пике, разумно направить ее на решение самых сложных задач и проектов, требующих концентрации внимания. Проверка почты редко относится к этой категории.

 

Именно поэтому не стоит проверять почту первым делом с утра. На свежую голову лучше заняться наиболее важными или творческими делами. Проверку почты логичнее отложить до того момента, когда ваша энергия будет на спаде.

Сортируйте почту

Клэр напоминает — не все письма одинаково полезны. Для эффективного управления потоком писем нужно научиться сортировать их по категориям важности.

 

Первая категория — письма дня. Эта категория включает письма по действующим проектам, которые требуют пристального внимания, быстрых действий, срочной помощи или дополнительной информации. Сюда же относятся письма, способные изменить вашу жизнь, — перспективные коммерческие возможности или предложения от средств массовой информации. Также Клэр предлагает включить в эту группу письма от ближайшего окружения — от друзей и клиентов, которые вдохновляют вас и заряжают энергией.

 

Отвечайте на такие письма прямо в день получения. Но будьте осторожны — не заносите все рабочие проекты в эту группу. Если проект не относится к числу приоритетных направлений или запланирован только в отдаленном будущем, не нужно уделять ему чрезмерного внимания.

 

Вторая категория — письма недели. Обычно они связаны с планами других людей и не требуют от вас немедленной реакции. Сюда относятся просьбы о помощи, ординарные предложения о работе или вопросы, на которые не нужно срочно отвечать.

На письма из этой категории, скорее всего, нужно ответить, но не обязательно делать это немедленно, иначе у вас просто не останется времени на работу. Клэр предлагает отправлять такие письма в специальную папку и разбирать их раз в неделю. По такому же принципу можно организовать папку для полезных и вдохновляющих рассылок , например, таких как наша .

Третья категория — письма без ответа. Эти письма не требуют внимания и каких-либо действий с вашей стороны. Клэр поясняет — критерии для этой категории у каждого свои. Во многом они зависят от того, как часто вы получаете ненужные письма. Все письма из этой группы мы немедленно удаляем.
Клэр подчеркивает, что ее подход помогает уберечься от перегрузки, которая неизбежна, когда вы отправляете единичные ответы с мобильного телефона и параллельно пытаетесь закончить работу.

Источник: fastcompany.com .

comments powered by HyperComments
11 привычек, убивающих вашу продуктивность | Large Business
2017-01-15 17:55:24
[…] Кстати, о том, как минимизировать ущерб, читайте здесь […]