Сквозь пальцы

Что мешает нам правильно планировать свое время

  • 1569

Работа — это череда авралов и дедлайнов, уверены многие. Действительно, почему планы так часто рушатся, а сроки сдвигаются? Оказывается, все дело в ошибке планирования, которая «встроена» в наше сознание, и в одном из самых распространенных заблуждений о рабочем времени.

Сколько часов в неделю вы работаете? «Сорок», — ответите вы не задумываясь, если, как и большинство трудоспособных взрослых, проводите в офисе девять часов с учетом перерыва на обед. Звучит солидно. В год получается примерно 1800 часов, и эта цифра впечатляет. Но времени почему-то всегда не хватает. В чем подвох и как исправить ситуацию, рассказывает Джори Маккей, контент-маркетолог, редактор блога RescueTime.

Статья будет полезна тем, кто устал ощущать себя чуть живым к дедлайну и мечтает о размеренной работе по четкому графику.

Избавьтесь от иллюзий

Те, кто приходят на работу к девяти утра, в середине дня обедают и уходят домой в шесть вечера, убеждены, что трудятся по восемь часов каждый день. И это самое большое заблуждение, которое, по сути, и делает бессмысленным планирование времени.

Изучая деятельность сотрудников офисов, занимающихся интеллектуальным трудом, исследователи пришли к выводу, что эти люди сосредоточены на своих прямых обязанностях не больше трех часов в день. Как и почему это происходит, становится понятно, если проанализировать типичный день в офисе.

Отследите, куда утекает время

Каждого человека берут на то или иное место, чтобы он выполнял конкретные специфические задачи, с которыми хорошо справляется. Это может быть написание статей, разработка дизайна или программирование — словом, то, что принято называть основной работой. Планируя будущую неделю или даже следующий день, люди, как правило, отводят большую часть времени именно на такие дела. При этом обычно все получается совсем не так.

В действительности львиная доля рабочего времени уходит:

  • • на деловые встречи, которые могут занимать разное количество часов в зависимости от масштаба компании, корпоративной культуры и занимаемой должности, но, как правило, забирают не меньше 15% рабочего времени;
  • • на задачи, которые необходимо выполнять, чтобы поддерживать основную деятельность; чаще всего это деловая коммуникация в той или иной форме (общение по телефону и электронной почте, а также в чатах), на которую у офисных сотрудников, по подсчетам ученых, уходит 25–30% рабочего времени;
  • • на работу в режиме мультизадачности, которая съедает 40% рабочего времени, снижая, как доказано учеными, общую эффективность.

Если вычесть все время, которое человек тратит на смежные задачи и на попытки делать несколько дел одновременно, то мы получим реалистичную картину рабочего дня. Выходит, каждый сотрудник офиса продуктивен в среднем один час 12 минут в день. Понятно, что планам, составленным в расчете на продуктивный труд в течение восьми часов, не суждено сбыться.

Исключите ошибку планирования

Если все время думать, что времени больше, чем есть на самом деле, и каждый раз недоумевать, почему же его не хватает, то избежать стрессов, перегрузок и в конечном счете профессионального выгорания будет очень трудно. Казалось бы, нужно просто принять тот факт, что каждый день вы фактически посвящаете непосредственной работе максимум два часа, и ситуация в корне изменится. Но не все так просто.

Еще одну ловушку, в которую регулярно попадают люди, пытающиеся встроить рабочие будни в четкий график, психологи называют ошибкой планирования. Ее суть в том, что, пытаясь оценить, сколько времени нам потребуется на выполнение той или иной задачи, мы демонстрируем чрезмерный оптимизм. И в результате фатально ошибаемся в предсказаниях. Именно ошибка планирования, как правило, приводит к срыву дедлайнов и крупным издержкам.

Чтобы строить реалистичные планы, нужно побороть склонность к необоснованному оптимизму и четко определить, что вы действительно можете сделать в течение дня или недели. Сделать это помогут проверенные способы.

1. Формулируйте задачи предельно конкретно

Одна из самых больших проблем, возникающих при планировании рабочего времени, заключается в том, что мы зачастую обозначаем лишь намерения и не стремимся их реализовать как можно быстрее. Чтобы намерения все же осуществлялись, их нужно формулировать в виде четких инструкций. Например, замените фразу в списке дел «написать в блог завтра» на «изучить материалы и составить по ним план статьи об ошибке планирования для блога во вторник утром, с 9 до 11 часов».

Правильно сформулированные намерения также содержат «если… то…» — план действий на случай, если что-то пойдет не так. Например: «Если, пока я пишу, ко мне с вопросом обратится коллега, я попрошу его подойти ко мне в 11 часов, когда закончу работу, которую наметил».

Когда исследователи изучали добровольцев, которые формулируют свои планы подобным образом, то обнаружили, что эти люди справляются со своими задачами быстрее, меньше отвлекаются и лучше оценивают, как много времени у них займет выполнение той или иной задачи.

2. Используйте метод «100 блоков»

Сделайте планирование дня таким же обязательным делом, как завтрак. При этом подойдите к вопросу со всей тщательностью, на которую способны. Если вы спите каждую ночь 8 часов, вы должны распланировать оставшиеся примерно 1000 минут в день, или 100 блоков по 10 минут, советует популярный блогер и автор данной методики Тим Урбан.

Представьте блоки в виде таблицы 10×10 и впишите в каждый блок, что вы будете делать в эти 10 минут. Разумеется, на некоторые дела понадобится больше времени, поэтому отведите на них по несколько блоков.

Прежде чем планировать свой день, подумайте: что вам нужно сделать ради собственного лучшего будущего, а что просто доставит удовольствие сейчас; сколько времени вы можете провести с другими людьми и сколько в одиночестве; какое время следует потратить на то, чтобы что-то создать, а в какое придется расходовать ресурсы? Разумеется, не обязательно каждый день посвящать время всему, о чем сказано выше. Главное — держать в голове, что каждый день у вас есть строго ограниченное время и им следует правильно распоряжаться.

3. Посмотрите на ситуацию со стороны

Давать советы всегда проще, чем следовать им. Интересно, что этот принцип работает и при составлении графика работы. Исследования показывают, что ошибка планирования исчезает, когда человек пытается спрогнозировать, как долго решать задачу будет кто-то другой. Это и есть взгляд со стороны. Мы сверхоптимистичны, когда дело касается наших возможностей, и более реалистичны в отношении возможностей других.

Чтобы преодолеть трудности в планировании своего времени, спросите себя не «Как долго я делал это в прошлый раз?», а «Сколько времени подобные проекты обычно занимают у специалистов вроде меня?». Это поможет вам назначить реальные сроки выполнения задачи и, таким образом, избавит от очередного аврала.

Выводы

Забыть об авралах, нарушениях договоренностей, переносах сроков, сверхурочной работе, стрессе и других неприятностях, которые случаются при неправильном планировании времени, можно. Надо только избавиться от расхожих заблуждений и завести несколько полезных привычек.

  • 1. Отследите, сколько часов ежедневно у вас уходит на выполнение основной работы, а сколько — на решение сопутствующих задач. Так вы поймете, как много времени действительно посвящаете ключевым делам.
  • 2. Старайтесь не работать в режиме мультизадачности.
  • 3. Избавьтесь от чрезмерного оптимизма при оценке собственных возможностей и ресурсов.
  • 4. Формулируйте свои задачи как конкретные инструкции, продумывайте свои действия на случай непредвиденных обстоятельств.
  • 5. Помните, что каждый день вы можете посвятить работе ограниченное время. Используйте метод «100 блоков» для более эффективного планирования дня.
  • 6. Посмотрите на ситуацию со стороны, оцените сроки выполнения текущей задачи так, как если бы над ней работал другой специалист примерно одного с вами уровня.

Текст: Татьяна Турбал, Иллюстрации: Сергей Бабич

Источник: https://www.fastcompany.com/90217037/were-terrible-at-planning-our-time-heres-how-to-fix-it