Тайм-менеджмент — 3

Опыт читателей

  • 6591
Сегодняшний выпуск — еще один подход к опыту читателей рассылки.

Он ценен тем, что им делятся не американские
идеалисты, а наши соотечественники. Это советы с поправкой на нашу жизнь, культуру и стиль работы.

Дмитрий Пухов: реалистичный подход

Дмитрий написал накануне предыдущего выпуска о тайм-менеджменте, и я не успел включить его текст в рассылку.
Но рассказ настолько толковый, что он обязан появиться здесь.

Текст в моей мягкой редакции. Оригинал — в ЖЖ Дмитрия.

Тайм-менеджмент не работает. Работает человек

Мой опыт показал, что есть определенные мифы о внедрении тайм-менеджмента в жизнь. Не в работу, не в бизнес,
а целиком в жизнь — просто иначе это не работает.

Миф: Круто, я буду успевать сделать кучу дел и ничего не забывать!

В сутках 24 часа, в году 365 дней, а человеческая жизнь имеет пределы. Приходишь к тому, что расставляешь
приоритеты, вычленяешь «убийц времени», убираешь придуманные или ненужные дела и встречи.

Миф: Главное — это расписать все задачи, строго разбить встречи по времени и соблюдать график. Жизнь
расписана по минутам, можно жить!

Есть большой соблазн забить весь день под завязку. Еще бы, вот я какой молодец, столько дел переделаю! Но люди
опаздывают, встречи откладываются, задачи меняют приоритет.

Жесткое планирование работает только в 20-30% случаев. Составляя план на день, лучше находить баланс между
гибкими и жестко привязанными ко времени задачами. Обязательно оставлять свободное время в режиме дня
и не забивать его больше чем на 60% — обязательно появится что-то неучтенное, а времени-то ты и не выделил.

Миф: Раз задача записана в план, я ее точно выполню

Всегда найдется дело или задача или встреча, которую захочется отложить, перенести и забыть. Принимаешь это как
факт, не испытывая никакого чувства вины.

Миф: сейчас я куплю себе самый навороченный ежедневник и буду все-все туда записывать

Никто, кроме вас, не знает, какой способ ведения дел будет самым удобным, простым и результативным. Есть такие
интересные и полезные вещи как наблюдения, впечатления, идеи — это не зафиксировать в обычном ежедневнике.

Я внедрял конкретную методику, описанную в книге по тайм-менеджменту, и сначала жил с онлайн-календарем, потом
с электронными таблицами, потом с бумажным ежедневником. Пришел в итоге к лично меня устраивающей связке
«Эксчейндж + Аутлук + смартфон». Да, весь этот процесс занял почти 3 месяца, но результат того стоил.

Миф: главное — записать задачу в ежедневник и сразу определить, когда она должна быть
решена

Так в ежедневнике появляется масса ненужных задач. Кроме этого, помимо задач часто в голову приходят идеи, вдруг
вспоминаются позабытые обещания или дела, а ежедневника под рукой нет или неудобно записать. Для меня было
открытием то, как в таких ситуациях выручает диктофон. Едешь в авто, пришла мысль — записал на телефон,
прослушал, и, если нужно, перенес в ежедневник.

Миф: написал задачу «сесть на диету», что-то не получается выполнить, тайм-менеджмент не работает

Формулировка и постановка задач — само по себе то еще занятие. Насколько абстрактно поставите задачу, настолько
ваш мозг не сможет понять, чего от него хотят.

Тренируйтесь формулировать не «отдать отчет для Иван Иваныча», а «подготовить для Иван Иваныча отчет о финансовых
рисках к 10 августа».

Дальше — больше. Нам тяжело решить объемную задачу, пока мы не разобьем ее на несколько более мелких. Мне удобно
сформулировать одну задачу на компьютере, внутри прописать этапы решения, прикинуть нужные ресурсы, поставить
сроки, а еще отмечать в процентах, сколько выполнено.

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ РЕШАЕТ ВСЕГО ОДНУ ЗАДАЧУ — ТРАТИТЬ ВРЕМЯ СВОЕЙ ЖИЗНИ НА ТЕ ВЕЩИ, КОТОРЫЕ ВАМ ВАЖНЫ

Миф: Тайм-менеджмент поможет мне делать все быстро и в срок

Тайм-менеджмент решает всего одну задачу — тратить время своей жизни на те вещи, которые вам важны. А вот то, что
важно для вас, какие ресурсы для этого вам понадобятся, что вам придется изменить в своей жизни — строго
индивидуально. Я, например, через призму тайм-менеджмента пришел к осознанному систематическому занятию спортом
и выделил важные для себя показатели личной эффективности.

О НЕСИСТЕМНОСТИ И ОЖИДАНИЯХ

Несистемность способна убить все ваши результаты. Это применимо ко всему, начиная от обучения вождению
и заканчивая сидением на диете. Хочешь получить хороший результат — выбирай решения, которые превратятся
в привычки и станут естественными на протяжении всей жизни.

ВЫБИРАЙ РЕШЕНИЯ, КОТОРЫЕ ПРЕВРАТЯТСЯ В ПРИВЫЧКИ И СТАНУТ ЕСТЕСТВЕННЫМИ НА ПРОТЯЖЕНИИ ВСЕЙ ЖИЗНИ

Ожидания от себя нереалистичны. Либо ты осознаешь, что «лично я смогу сделать этот проект за 18-20 рабочих дней»,
сделать проект качественно и в срок и получить массу удовольствия от хорошо проделанной работы. Либо ты ставишь
себе нереальные, выдуманные условия и «паришься» — «я прикинул, что сделаю этот проект за 10 дней, уже
прошло 15, а мне еще нужно минимум 5 для завершения», и делаешь этот проект за те же 20 дней, но с чувством
неполноценности и разгильдяйства.

О КУРЕНИИ

Вопрос с курением решается очень просто с того момента, когда ты себе признаешься, что это ничто иное как
узаконенный государством наркотик.

Петр Всехорошо: опасность напоминалок

Петр недавно получает рассылку и решил перечитать старые выпуски. Вот что он пишет в ответ на призыв поделиться
своей историей тайм-менеджмента. Текст в моей редакции.

С ЧЕГО НАЧАЛОСЬ

Мой путь в тайм менеджмент начался в то время, когда я работал менеджером по продажам. Приходилось записывать
встречи и дела в блокнот. Обычный блокнот на пружинках. Было достаточно удобно, и вся картина работы была
в памяти. Не без минусов, разумеется: если блокнот не с собой, память должна была выручать.

Далее карьера складывалась в сторону технического директора (организация документооборота, контроль процента
брака и много еще всего). Опять же, я пользовался блокнотом. Все было под контролем.

Появился «Айфон», а с ним приложения для тайм-менеджмента. Все дела перешли в «цифру». Но все равно все было под
контролем.

ОПАСНОСТЬ НАПОМИНАЛОК

Чуть позднее жизнь закинула меня в интернет — я стал менеджером проекта интернет-магазина. Тогда я познакомился
с Мегапланом. Вы еще не были так раскручены, и мобильной версии не было, но уже имели прекраснейшую поддержку
и много всего хорошего. Жаль, но тогдашнее руководство отказалось использовать решения Мегаплана, да и вообще
задачники, но это другая история. Справедливости ради — это не привело ни к чему хорошему. Свои же дела я вел
в приложении на «Айфоне».

Стоит отметить, что на этом этапе началась развиваться проблема. С переносом все в цифру я допустил серьезную
ошибку, «отпустив дела из головы». Я не держал дела (не только рабочие) в голове. Все в задачники. Начал активно
пользоваться напоминалками. И сам не заметил, как моя память на дела ухудшилась настолько сильно, что это стало
серьезной проблемой. Я стал забывать все.

Сначала я начал грешить на сервисы. Было много приложений и сервисов, но ситуация не изменилась.

ВОЗВРАЩЕНИЕ КОНТРОЛЯ

Позднее я понял проблему. Но все равно продолжал использовать онлайновые сервисы. Напоминалки ставились уже
на такие события, что мне стыдно сказать, насколько я все отпустил.

Время шло, я работал над памятью. Но никак не мог вернуть это «под контролем». Я полностью отказался
от напоминаний, остались только «через полгода сделать #мелочь#».

Сейчас я вернулся к блокноту, добавил к нему онлайновый электронный сервис, который является защитой от потери
блокнота.

Постановка задач не занимает много времени. И теперь я планирую все дела сначала в голове. Далее накидываю
в ней же примерный план на неделю, на вторую, иногда есть представление рабочих задач на месяц вперед (само
собой, речь идет о средних задачах и мелких, крупные получается планировать намного дальше).

Марина М.: Когда мне хочется, я все успеваю

Мне нравится внимание Марины к собственным интересам и желаниям. Классная мысль: если дело вызывает стресс
и скуку, возможно, ты занимаешься не тем.

Текст в моей редакции, оригинал в ЖЖ Марины.

Тайм-менеджмент не работает

Какое-то время назад у меня были попытки внедрить технологии по управлению временем, описанные в разных
популярных книжках на эту тему. Как можно догадаться из предисловия, попытки оказались не удачными.

Начала разбираться в причинах и выяснила, что когда мне хочется, я все успеваю. Меня даже иногда спрашивают:
«И как это ты все успеваешь?». Мне самой стало интересно найти это «Как?».

Ответ на этот вопрос оказался элементарным: если мне что-то действительно интересно или
я знаю, зачем я это
делаю, я успеваю все и даже больше. На самом деле, в эти периоды мне даже в голову не приходит, что хорошо бы
внедрить какую-нибудь новомодную технику по управлению временем.

А вот если есть что-то, что мне не нравится, надоело и скучно, и я вместо того, чтобы выкинуть эти задачи
из жизни, начинаю заставлять себя ими заниматься, тут и возникает проблема со стрессом, перегрузкой и нехваткой
времени. То есть появляются проблемы, которые лечатся внедрением тайм-менеджмента.

Значит, у меня получается управлять своим временем, когда задачи интересны, а перспективы ясны. И наоборот: если
задача надоела или мне самой не нужна, то временем управлять не получается (такие задачи я систематически
откладываю).

Раньше я переживала, что отложенные неинтересные задачи не сделаны. А потом приняла, что если задача
по субъективным причинам была отложена 2-3 раза подряд, то это вопрос не тайм-менеджмента, а сигнал к выяснению,
нужно ли выполнять эту задачу в принципе.

ЕСЛИ ЗАДАЧА ОТЛОЖЕНА 2-3 РАЗА ПОДРЯД, ЭТО ВОПРОС НЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Поэтому в моем случае следует разбираться не с тайм-менеджментом, а с целеполаганием, и с тем, как текущие задачи
связаны с целями.

Сергей Гурицкий: Ноль задач на сегодня

Сергей пользуется Мегапланом с ноября 2011 года. Главная проблема, по его словам, в том, что у сотрудников
накапливаются просроченные задачи, как снежный ком. Он прислал рекомендации, как бороться с этой проблемой.

Задачи — закрываем! Цель ведения любой задачи в Мегаплане —
не поддержание ее актуальной (зеленой, непросроченной), а ее закрытие. Об этом, несмотря на очевидность,
со временем начинают забывать.

Ноль задач на сегодня. Цель к концу рабочего дня — сделать
все дела, которые были на сегодня. Оставить пустой список. Только в этом случае можно с удовлетворением и
 легкой усталостью направиться домой. Какие мы молодцы!Если же в конце дня осталось 12 задач (Пока-то они
фактически не просрочены, да?..) — дорогой, а чем ты занимался весь день? Это основная проблема, из-за
которой начинает копиться снежный ком из просроченных задач. Приходишь на следующий день, чтобы заняться
теми делами, которые запланированы на этот день. А у тебя пачка красных задач — уже!Не успел? Не планируй
в следующий раз так много. Знай свои силы: чай, не первый день живешь. Относись реально к планированию
рабочего дня (об этом подробнее в отдельном пункте рекомендаций).

Сначала долги, а лучше без них. Старт рабочего дня. Если
все же вчера не обнулил количество задач, не приступаем к делам на сегодня, пока не закроем вчерашние.
Причины могут быть разные — все уехали домой, на встречу, в ресторан, людей не было на месте. Но только
такого рода причины — а не просто «не успел».

Трезвая оценка своих сил. Когда на сегодня на повестке
30 задач (утрирую, но смыл, думаю, понятен), возникает вопрос: «Дорогой, а о чем ты думал, планируя этот
день?» Пойми свою дневную производительность: сколько дел в среднем ты можешь выполнить в течение рабочего
дня. И при оперировании дедлайном обращай внимание, сколько задач на этот день уже поставлено. Это сложно?
Нет!

Нет ничего более гадкого, чем «Завтра». Нужно всегда держать
в голове это при планировании задач и смене дедлайна. Попробуй решить задачу до конца сегодня. Или, может,
лучше посмотреть другой день, когда у тебя меньше задач? «Завтраки» — основная причина «снежного кома».
Подумать хорошенько, прежде чем перенести задачу именно на завтра.

Не моя задача же! Если вы считаете, что как бы ни хотели
помочь с решением задачи, вы не будете здесь полезны — не молчим. Заявляем об этом. Прямым текстом: давайте
пересмотрим ответственного по задаче, по такой-то причине. Это не будет выглядеть как желание сбросить
с себя задачу. Это будет выглядеть как шаг в сторону ее решения.

Задача на паузу. Есть ситуации, когда очевидно, что
неактуальную задачу закрывать нельзя, но понятия о сроках (когда она станет актуальной) нет никаких. Чтобы
не тыкать пальцем в небо, используем функцию «На паузу». В задаче есть такая кнопка. А в левой колонке есть
отдельный раздел для таких задач.

СПАСИБО ВАМ!

Благодарю читателей за их рассказы. Личный опыт часто оказывается гораздо ценнее, чем умные книги американских
писателей.

Особенно мне нравится мысль о том, что если вам нужен тайм-менеджмент (слишком много задач, которые вам не
хочется решать), значит, что-то не так с целеполаганием. Это очень восточная идея: искать гармонию с миром и с
собой. Я тоже пытаюсь нащупать этот баланс.

Фото в начале рассылки — Ксавье
Буайон
.

comments powered by HyperComments
Максим
2014-05-14 13:59:54
Отличная статья все по делу. Хотел бы добавить две идеи: 1) Важно знать КТО ты и КУДА идешь - в противном случае тайм менеджмент это просто ненужная надстройка в тебе, которую лучше выбросить - пользы особой не принесет. 2) Без силы ВОЛИ любые цели и любой тайм менеджмент - просто теория. Больше моих мыслей о тайм менеджменте и личной эффективности - можно узнать здесь.
Максим
2014-05-14 14:00:28
maxcoach.ru
Игорь
2015-03-17 18:29:13
Максим, что такое сила воли? И как ее измерить? Не пишите глупости.
Арсень
2015-07-11 18:13:36
Игорь, сила воли поддается легко измерению. А измерение - это ни что иное, как сравнительный анализ каких-либо действий. Поставьте один и тот же долгосрочный проект нескольким людям, где требуется системность (а это неотъемлемая часть тайм-менеджмента). Допустим данный проект будет являться изучением иностранного языка. Кто-то будет уделять этому времени и силы 2 часа в день, а кто-то 2 часа в неделю и не только потому что "времени нет", а еще и потому что такое понятие как "Сила Воли" кого-то заставляет идти дальше, даже если не все так легко и сказочно как на теории. А кто-то будет искать причины, подобный "отсутствием времени". Если в аптеках и других заведениях не продается "градусник" по измерению Силы Воли - это не означает, что сама Сила Воли не поддается измерению. А глупости, это когда человек вместо того, чтобы подумать своей головой и постараться самостоятельно найти для себя решение, как эту информацию применить для себя с пользой - начинает кидаться вопросами и резюмировать что это все глупости...