Какой должна быть программа учета заявок?
Программа учета заявок – это необходимый инструмент в работе любого предприятия. Она позволяет быстро навести порядок в системе учета и обеспечить своевременное выполнение заказов. С ее помощью магазины составляют списки отсутствующих товаров. Она требуется организациям и службам, которые работают на заказ, например, участку по ремонту автомобилей. На основе анализа данных программы учета за определенный период менеджеры могут планировать дальнейшую деятельность фирмы. Каким должно быть такое приложение, чтобы обеспечивать основные потребности пользователей?
Программа обязана работать сразу по нескольким категориям: покупатели, заказы, товары (услуги), необходимые для выполнения требований клиентов, поставщики и исполнители. Кроме того, не менее важной функцией приложения является возможность отслеживать в реальном времени состояние выполнения заказов.
Заявки будут учитываться эффективно в том случае, если приложение имеет базу данных, в которую заносятся справочные материалы, каталоги, номенклатура товаров (перечень услуг), адреса и названия компаний поставщиков и клиентов и т.д. Его нужно будет установить как на компьютерах менеджеров, оформляющих заказы, так и на рабочем месте руководителя предприятия. В последнем случае это необходимо для осуществления текущего контроля работы сотрудников и возможности немедленного получения необходимой информации.
Программа учета заявок должна быть простой, с интуитивно понятным интерфейсом. При поступлении заказа открывается форма, в которую заносятся следующие данные:
- артикул, наименование и количество требуемого товара (вид услуги);
- дата заказа;
- информация о заказчике;
- стоимость заказа.
Учет заказов должен быть организован таким образом, чтобы приложение могло подготовить отчеты по всем категориям или по любой выбранной за определенный период. Выше перечислен основной, самый необходимый функционал приложения. Для удобства пользователей, в конкретных разработках нередко встречаются дополнительные элементы. В частности, программа может быть интегрирована в бухгалтерскую систему, что значительно увеличивает ее возможности.
Учет заявок при помощи программы «Мегаплан» позволяет упорядочить процесс, контролировать ход выполнения сделок, организовать совместную работу над документами, обеспечить их структурированное хранение, представлять необходимую отчетность и полностью автоматизировать деятельность отдела маркетинга. В результате использования приложения исключается возможность оставления заявки не выполненной, сокращается время на подготовку документов, улучшается снабжение торговых точек, оптимизируется работа участков по оказанию услуг. Перечисленные факторы повышают эффективность работы компании.
Посмотрите какие бывают информационные системы управления проектами
