Новости

Как приучить сотрудников к таск-менеджерам

Однажды вы понимаете, что Google Календарь уже не помогает вести список задач, а только мешает работе бесконечными напоминаниями. Под ними тяжело разглядеть даже число и день недели. Вести задачи в почтовике или мессенджерах тоже неудобно — они вечно теряются в потоке сообщений, которые не имеют отношения к работе.

Вы думаете, как оптимизировать своё рабочее время, и решаете внедрить таск-менеджер. Полные энтузиазма, презентуете идею подчинённым, но они не спешат разделить вашу радость. Вы замечаете, что статусы задач в новой программе простаивают, а рабочие чаты пустуют. Все продолжают пользоваться привычными мессенджерами. Почему же сотрудники не принимают таск-менеджеры и как побороть их упрямство?


Причины

Сначала разберёмся, почему многие не хотят переходить на работу в приложениях.


1. По-старому привычнее

Именно это вы услышите от сотрудников, если спросите, почему они недовольны новой программой. Зачем нужны все эти нововведения, если всё и так работает нормально? Всегда ведь мессенджерами пользовались, и никаких проблем не было.


2. Не хочется разбираться

Большинству сотрудников просто лень разбираться в новом приложении. Зачем подолгу изучать непонятные пункты меню, функции, опции и настройки оповещений? Всё это отвлекает от действительно важных рабочих задач! И никто не задумывается, что на освоение таск-менеджера уходит совсем немного времени.


3. Работать якобы будет сложнее

Этот пункт следует из предыдущего. Каждый заход в программу, которой не хочешь пользоваться, — мучение для мозга. Сперва каждая постановка задачи кажется намного труднее обычного письма в почтовике. Хотя на самом деле это не так.


4. Страх слежки

«За мной будут постоянно следить!» — скорее всего, такая мысль проносится в голове ваших подчинённых. И отчасти они правы, ведь вы получите детальную статистику их продуктивности: сколько задач было, сколько выполнили в срок, сколько провалили и так далее. Возможностей для прокрастинации на рабочем месте станет меньше.

Пример из жизни. Компания по ремонту дорог. У неё большой парк машин. Руководство решает оснастить их GPS-датчиками и установить в офисе монитор, который показывает расположение каждой машины. После этого 5–10% сотрудников сразу увольняются. Ещё часть уходят в течение пары месяцев. А всё потому, что вскрылись неприятные случаи. Например, рабочий день уже начался, а сотрудника на месте нет. Ему звонят, спрашивают, где он. Он объясняет, что стоит в пробке, а на мониторе видно, что только отъезжает от дома.


Как преодолеть сопротивление сотрудников

Скажем сразу: универсального решения нет. Выберите подходы, которые ближе вам, а лучше — сочетайте их. Главное — запаситесь терпением: даже самые рациональные доводы не всегда могут изменить негативное отношение к таск-менеджерам. Тогда придётся перейти к методу «стерпится-слюбится», фактически заставляя всех пользоваться приложением, если вы точно уверены в его эффективности. Но до того попробуйте вот что:


1. Предупреждайте о нововведениях заранее

Мало кто захочет прийти на работу и узнать, что его распланированный рабочий день разбился, потому что придётся разбираться с новой системой. Предупредите подчинённых о грядущих изменениях за несколько недель. Поделитесь с ними ссылкой на выбранное приложение, пусть они как следует с ним познакомятся. Даже если кто-то и будет недоволен, то к моменту внедрения ему будет уже легче принять таск-менеджер.


2. Объясните причины

Однажды мы приехали в офис клиента, чтобы научить сотрудников работать с «Мегапланом». Инициатором нововведений там был глава отдела, который толком не объяснил коллективу, зачем это нужно. Сотрудники начали говорить, что новая система только всё усложнит, а они и без того всё знают. На работу с возражениями ушло ценное время.

Чтобы не попасть в такую ситуацию, не стесняясь и прямо расскажите о реальных причинах изменений. Объясните сотрудникам, почему вы решили поменять подход к работе: задачи стали выполняться дольше, часть поручений теряется, многие жалуются на большой объём работы и так далее. Причины у каждого бизнеса свои. Главное — довести их до персонала, чтобы они не считали новый подход очередной «бесполезной хотелкой начальника».


3. Расскажите о выгодах для сотрудников

Чтобы таск-менеджер прижился в компании, зачастую достаточно лишь правильной подачи. Покажите сотрудникам, какие преимущества им даст работа с приложением, как оно повысит их личную эффективность. Ведь если люди не видят выгод, их энтузиазм быстро угасает.

Например:

  • Шаблоны документов помогут сэкономить время, а фильтры упростят разбор задач.
  • Расскажите, как приложение решит проблемы с невыполненными поручениями. Это особенно актуально для сотрудников, работающих в режиме многозадачности и/или с несколькими руководителями.

Стандартная ситуация: человек получает одновременно три-четыре задачи с разных сторон. Если он сосредоточился на выполнении одной из них, то рискует сорвать дедлайны по остальным (либо вовсе забыть о некоторых задачах). В CRM-системах задачи с дедлайнами не теряются в ворохе сообщений, как в мессенджерах. Исполнитель понимает, что и когда от него хотят, а ставящий задачу — насколько загружен исполнитель и есть ли смысл поручать эту задачу именно ему и прямо сейчас.

  • Постановка задач становится максимально прозрачной, и это заметно упрощает коммуникацию между руководством и персоналом.
  • Ну и главное: не забывайте о мотивации. Покажите важность таск-менеджера для карьерного роста. Ведь сотруднику намного проще просить прибавку к зарплате или повышение, опираясь на объективные показатели эффективности, которые зафиксированы в системе.


4. Снимите возражения и ответьте на вопросы

Работать с возражениями и беседовать с сотрудниками нужно, чтобы «боязнь слежки» и предвзятое отношение к таск-менеджеру не нарушили все планы по автоматизации процессов. Был случай, когда сотрудники просто не хотели прозрачности. Они опасались, что за ними будут следить и штрафовать даже за мелкие недочёты.

Объясните сотрудникам, что устраивать тотальный контроль над ними никто не собирается. Они всё так же смогут заходить в социальные сети, выходить покурить и делать перерывы — главное, чтобы выполняли свои рабочие задачи.


5. Не пускайте обучение на самотёк

Наивно полагать, что, как только вы внедрите программу, все сразу же научатся ей пользоваться и вы не потеряете в эффективности. Это не так — всем нужно время на адаптацию. Постарайтесь упростить этот период для сотрудников.

Многие руководители ограничиваются тем, что скидывают всем ссылки на инструкцию или урок на YouTube и надеются, что люди сами освоят новую программу. Это неудачная идея, и вот почему:

  • Во-первых, отношение к таск-менеджеру пока скептическое, и перспектива тратить своё время на эту задачу вызывает недовольство. Люди ленятся, оттягивают начало обучения насколько возможно.
  • Во-вторых, наш опыт показывает, что работники предпочитают не читать инструкции, а осваивать новое опытным путём, на практике: «Нажму на кнопку — посмотрю, что будет».
  • Кроме того, у человека, который чему-то учится, неминуемо возникают вопросы, а при таком подходе ответить на них некому.

Поэтому лучше выбирать системы, которые предоставляют личного менеджера для обучения и консультации персонала. Почему это хорошо:

  • Во-первых, вы сами ещё новичок и можете не знать каких-то тонкостей работы с программой.
  • Во-вторых, у таких тренеров широкий опыт внедрения, есть ответы на большинство типовых вопросов (ведь ваш офис не первый, который они посетили).
  • В-третьих, познакомившись с персоналом, они смогут дать вам пару советов, как преодолеть сопротивление сотрудников.

Ещё один вариант — привлечь вашего сотрудника, который освоился с программой быстрее остальных и готов помочь коллегам.


Источник: https://skillbox.ru/media/management/kak_priuchit_sotrudnikov_k_task_menedzheram/