Автоматизация управления документооборотом в организации

Система автоматизация управления документооборотом – это программное обеспечение, которое позволяет внедрить на предприятии электронный документооборот. После этого большая часть документов переводится в цифровую форму: они создаются, редактируются, пересылаются и хранятся в электронном виде. Таким образом можно управлять как служебными бумагами, так и юридически значимыми документами (они заверяются электронной цифровой подписью).

Основные преимущества автоматизации управления документооборотом

Системы автоматизации управления документооборотом предназначены для того, чтобы компания могла:

1. Отказаться от трудоемких операций по рутинному заполнению и пересылке бумажных документов.
2. Сократить расходы на закупку канцелярских принадлежностей и бумаги, а также на организацию и хранение архива.
3. Защитить конфиденциальную коммерческую информацию от несанкционированного доступа.
4. Избавиться от дублирования и потери документов, положив конец «бюрократическому хаосу».

Чем крупнее предприятие, чем более разветвленную организационную структуру оно имеет, и чем больше у компании контрагентов, тем больший экономический эффект обеспечивает внедрение такого ПО.

По данным сайта Cflow, с помощью системы электронного документооборота вы сможете:

• на 90% и более сократить затраты на хранение архива;
• на 100% застраховаться от человеческого фактора: ошибок при заполнении документов, утери документов при пересылке и других неприятных моментов;
• на 95% ускорить обмен документацией между подразделениями, отделами и контрагентами;
• на 80% и более ускорить подготовку всех видов документов.

73% лидирующих организаций IT-индустрии отмечают, что автоматизация документооборота сокращает суммарные затраты на данную сферу деятельности до 50%, и это уже более чем достаточная причина для внедрения подобных решений.

Функционал системы автоматизации управления документооборотом

Перечисленные выше результаты достигаются за счет следующих возможностей системы автоматизации управления документооборотом организации:

• Автоматическое заполнение документов. Многие рутинные операции – например, получение данных о контрагенте и внесение их в соответствующие графы договора или платежного поручения – можно автоматизировать. Мегаплан позволяет заполнять такую информацию одним кликом, что экономит менеджерам десятки часов ежемесячно.
• Коллективный доступ к документам. Над документом, который хранится в электронной системе, могут одновременно работать десятки сотрудников. Вам не нужно постоянно пересылать файлы друг другу по почте, распечатывать их и согласовывать. Не появляется дублирующих копий, содержащих разные правки, которые нужно будет свести воедино. Все работают в одном документе, а руководитель контролирует этот процесс в реальном времени – и всегда может сделать возврат к одной из предыдущих версий, если это необходимо.
• Защита данных. Доступ к документам в системе автоматизации управления документооборотом получают только те сотрудники, которым вы его предоставили. Двойная аутентификация и надежное шифрование позволяют гарантировать, что случайная утечка информации исключена.

Для самых востребованных документов в Мегаплане уже есть встроенные шаблоны, а для специфического документооборота своей компании вы можете эти шаблоны создать. Автоматизация их заполнения поможет не только сэкономить время сотрудников, но и позволит избежать ошибок и опечаток в тексте.

При этом и руководитель, и сотрудники легко могут получить моментальный доступ к нужным документам с любого устройства, из любой точки мира. Это позволяет всегда сохранять вовлеченность в рабочий процесс и быстро решать все возникающие вопросы.

Как внедрить систему автоматизации управления документооборотом в организации

В каждой компании есть свои особенности учета и документооборота, которые нужно иметь в виду. Однако, если вы не пробовали цифровые инструменты раньше, имеет смысл начать с наиболее простых в интеграции, интуитивно понятных платформ.

В Мегаплане функции автоматизации управления документооборотом изначально интегрированы с остальными возможностями сервиса – системой постановки задач, CRM-системой и другими. Таким образом, вы сразу же получаете комплексное решение, которое становится основой цифровой инфраструктуры вашей организации (и, например, можете использовать в документах данные из клиентской базы).

Сама платформа доступна онлайн, на собственных серверах Мегаплана, поэтому интеграция ограничивается выбором соответствующего потребностям компании тарифа и настройкой системы под ваши нужды. Запустить автоматизацию документооборота можно буквально за день-два по приемлемой для Вас цене!

Кроме того, мы позаботимся о том, чтобы ваши сотрудники быстро начали эффективно использовать возможности Мегаплана: изучим специфику ваших процессов, поможем создать подходящие шаблоны документов, проведем обучение персонала.

Пишите, и начнем!