Как внедрить Мегаплан в инжиниринговую компанию и получить быстрый результат

Мы пообщались с Сергеем Красновым — директором Волгоградского филиала компании «Энергия Юга», специализирующейся на строительстве подстанций и линий электропередач. Компания работает с 2009 года и сегодня обладает крупной филиальной сетью на юге и в центральной части России.

Сергей рассказал Мегаплану о том, почему привычные Excel-таблицы, используемые для совместной работой с информацией, не работают, если у вас больше 10 сотрудников, и какие цифровые инструменты позволяют наладить взаимодействие между разными отделами, сделав его прозрачным.

Автоматизация бизнес-процессов вместо Excel-таблиц

В самом начале нашей работы в качестве одного из основных рабочих инструментов для офисных сотрудников мы не один год использовали Excel-таблицы. Это было удобно, потому что в Excel на базовом уровне умеют работать все сотрудники, и для освоения этого решения не нужен высокий уровень компьютерной грамотности.

Но постепенно с ростом объемов задач и количества сотрудников меня, как руководителя филиала, такое решение перестало устраивать. При больших объемах информации, с которой надо было работать всем сотрудникам, таблички в Excel уже не справлялись. Поэтому в 2017 году, спустя 8 лет после основания компании, мы внедрили Мегаплан.

Основная задача, которую я ставил перед системой, — автоматизировать часть бизнес-процессов между отделами.

Мы рассматривали разные решения, в том числе Мегаплан и Битрикс24. Выбрали Мегаплан, потому что в нем удобный и гибкий интерфейс. Едва познакомившись с Мегапланом, я уже сам мог настраивать нужные мне бизнес-процессы.

Сегодня мы используем Мегаплан для ведения проектов и контроля сроков по каждому из них.

Сегодня мы используем Мегаплан для ведения проектов и контроля сроков по каждому из них.

Для нас Мегаплан — это и инструмент оптимизации взаимодействия между отделами, и среда для обмена данными. Мы оказываем комплексные услуги, поэтому над каждым проектом по строительству подстанций или линий электропередач работают специалисты из разных подразделений. Каждый специалист выполняет свою работу на определенном этапе проекта.

Первый этап — это комплексное обследование. На нем инженеры осуществляют консультирование по подготовке технического задания на проектные работы, проводят предпроектное и предремонтное обследования объекта. Затем сотрудники проектного отдела разрабатывают проект возводимой электрической подстанции. Потом идет этап проведения строительных работ, на котором помимо самих строителей участвуют и руководители стройки. На этом этапе мы взаимодействуем с производителями и поставщиками оборудования и используемой при строительстве техники. Затем идут электромонтажные работы, в рамках которых осуществляется монтаж оборудования. И завершается все пусконаладочными работами, в рамках которых происходит комплексная диагностика и испытание силовых трансформаторов любой мощности

Все работы по каждому объекту мы ведем в Мегаплане. В этой системе всегда наглядно видно, на каком этапе находится каждый объект и специалисты какого отдела сейчас за него отвечают.

Сергей Краснов

директор Волгоградского филиала компании «Энергия Юга»

Проекты у нас длинные, поэтому в рамках работы над ними задачи все время переходят от одного сотрудника к другому. У нас все работают в Мегаплане, и мы осуществляем передачу задач между сотрудниками в этой системе. На данном этапе нам очень помогает функция уведомлений, которая есть в Мегаплане. Исполнители своевременно получают оповещения о том, что нужно приступить к работе над конкретной сделкой.

Надежное хранение контактов

Пользуемся мы и модулем «Клиенты», и модулем «Отчеты».

Модуль «Клиенты» позволяет всегда иметь базу всех наших заказчиков и поставщиков под рукой. Мы работаем уже 11 лет, реализовали больше 1200 проектов и уже постоянно сотрудничаем более чем со 100 партнерами и поставщиками. С большинством из них мы работаем годами.

Чтобы не потерять деловые связи, мы все контактные данные и также историю взаимодействия с каждым поставщиком фиксируем в Мегаплане.

Чтобы не потерять деловые связи, мы все контактные данные и также историю взаимодействия с каждым поставщиком фиксируем в Мегаплане.

А модуль «Отчеты» позволяет мне, как руководителю филиала, держать все главные процессы под контролем.

Как происходило внедрение

Мегаплан мы внедрили в 2017 году. За первый месяц работы в Мегаплане мы создали около 100 задач, добавили контакты 46 контрагентов и завели 19 сделок.

Схемы сделок я разрабатывал сам, так как у нас специфичная отрасль. Поэтому внедрение заняло около месяца с учетом времени на разработку схем. Благодаря тому, что Мегаплан является гибкой системой, самостоятельно настроить бизнес-процессы мне было несложно.

Сергей Краснов

директор Волгоградского филиала компании «Энергия Юга»

Обучение сотрудников заняло не много времени, так как интерфейс интуитивно понятен и есть неплохая справка. Сотрудники, получившие доступ к CRM, уже через несколько дней полноценно использовали платформу, внося сделки и сопутствующую информацию.

Изначально мы пользовались облачной версией CRM-системы. Но уже через несколько месяцев после внедрения купили коробочный вариант Мегаплана.

В начале использования Мегаплана мы пользовались мобильным приложением. Но вскоре отпала необходимость, так как наша специфика работ позволяет решать все вопросы находясь за компьютером. Хотя мобильное приложение тоже интуитивно понятное и позволяет контролировать статус сделок, если, например, находишься в дороге.

Эффект от внедрения Мегаплана

Эффект от внедрения Мегаплана в количественных показателях мы не замеряли, но точно могу сказать, что работать стало проще. Это касается не только передачи задач между отделами и экономии времени за счет автоматизации. Намного проще стало искать нужную информацию, касающуюся заказов. Составлять отчеты тоже стало проще, и мне, как руководителю Волгоградского филиала, это важно. Мегаплан в этом отношении обеспечивает всем необходимым, предоставляя полный объем данных: от сводки по сделкам за определенный период времени до анализа эффективности каждого сотрудника.