Как внедрить Мегаплан за 4 дня и 40 000 рублей на примере производственной компании

Клиенту была нужна CRM, которая поможет контролировать весь цикл: от производства до продажи. Важным моментом был комфорт — чтобы вся работа велась в одной системе, без затрат времени на переключение между приложениями.

Клиент обратился в учебный центр Мегаплана для внедрения системы, которая оцифрует рабочие процессы.

В результате он получил полный комплекс услуг: от внедрения и настройки до обучения сотрудников. Через 4 дня Мегаплан был максимально адаптирован под специфику бизнеса заказчика.

Задача: автоматизировать бизнес-процессы

Перед началом внедрения клиент рассказал, что хочет оцифровать бизнес-процессы компании, начиная от получения заявки и заканчивая подписанием акта о выполненных работах. Раньше компания вела статусы по каждому заказу в Google-таблицах, а документы, относящиеся к каждому клиенту, хранились на Google-диске. Это было неудобно из-за отсутствия единого рабочего пространства. Документы часто терялись, а узнать о текущем статусе заказа можно было только через обращение к менеджеру проекта.

Результат: единая система для прозрачной работы всех подразделений за 4 дня

Компания стала вести все процессы в CRM-системе Мегаплан. Благодаря этому все сотрудники компании получили возможность видеть актуальный статус каждого заказа, а руководитель смог своевременно выявлять случаи задержки на любом из этапов. Также теперь сотрудники компании хранят всю информацию по заказам в одной системе, доступ к которой есть у всех. Это позволило всем сотрудникам оперативно получать требуемую информацию о заказе и клиенте.

Что сделали

Руководство получило доступ к информации о каждом заказе, взятом в работу. Теперь руководитель компании мог видеть, в каком статусе заказ, кто из сотрудников над ним сейчас работает. Это существенно упростило контроль. Также важно было понимать, какую сумму получит компания, выполнив заказ. Благодаря этому стало возможным осуществлять финансовое планирование и прогнозировать, сколько и каких материалов необходимо закупить с учетом объема предстоящих работ.

Отразили в CRM очередность этапов с учетом сроков их выполнения, это важная часть внедрения.

По просьбе заказчика в Мегаплане были заведены все этапы, через которые проходит каждый заказ

По просьбе заказчика в Мегаплане были заведены все этапы, через которые проходит каждый заказ

Добавили роли сотрудников с разными правами доступа: генерального директора, монтажника, логиста, менеджера, бухгалтера и специалиста производственного отдела. Генеральному директору был дан доступ ко всем задачам, сделкам и отчетам. А другим сотрудникам — только к тем этапам процесса и задачам, к которым они относились. Это позволило не рассеивать их внимание и концентрироваться только на тех делах, которые касаются непосредственно области ответственности данного специалиста. Кроме того, каждая задача теперь сопровождается полным набором необходимых для работы файлов, вплоть до чертежей проекта. Стало возможным наводить порядок в документах и не терять их.

Настроили шаблоны документов, которые чаще всего используются: от коммерческого предложения до договора, оформляемого при заказе мебели. Результатом стала экономия времени.

Настроили систему автоматической постановки задач в соответствии со статусом заказа. Теперь, когда заказ переходит на этап монтажа, монтажнику автоматически приходит об этом уведомление.

Мобильное приложение Мегаплана помогает монтажникам отправлять фотографии, сделанные на объекте. Это необходимая часть их работы.

Раньше монтажник отправлял фотографии менеджеру проекта по электронной почте. Бывали случаи, когда последний забывал их приложить в журнал объекта, и они терялись. Теперь же монтажник сам может приложить фотографию в карточку сделки, находясь на объекте. Для этого ему достаточно открыть мобильное приложение Мегаплана.

Как внедряли

  1. Показали пример настроек под отрасль клиента

На подготовительном этапе клиент получил доступ к аккаунту Мегаплана, в котором были заведены типовые процессы производственной компании.

Показали пример настроек под отрасль клиента Показали пример настроек под отрасль клиента - 2

Преднастроенный аккаунт позволил ознакомиться с возможностями Мегаплана с учетом отраслевой специфики.

  1. Провели аудит и обсудили цели внедрения

На аудите по скайпу клиент подробно рассказал о задачах, которые он ставит перед Мегапланом, а сотрудники учебного центра проанализировали его бизнес-процессы.

  1. Согласовали план внедрения и смету проекта

После аудита клиент утвердил план работ по настройке Мегаплана с учетом специфики его компании и согласовал затраты на внедрение.

  1. Провели настройки, уточняя недостающую информацию

Невозможно заранее предусмотреть все нюансы, поэтому в процессе настройки сотрудники учебного центра обращались к клиенту и уточняли детали процессов в компании.

  1. Сдали клиенту готовый к работе аккаунт

После проведенных настроек мы показали клиенту его новый Мегаплан, подробно рассказали, что было сделано, и провели демонстрацию возможностей.

  1. Обучили сотрудников без отрыва от работы

Обучение позволяет каждому сотруднику сразу же начать использовать Мегаплан для решения своих рабочих задач и не тратить время на самостоятельное изучение системы и настройку ее под себя.

Поэтому для сотрудников клиента было проведено удаленное обучение на примере их типовых рабочих задач. Сотрудникам показали нужный им функционал и обучили их возможностям персональных настроек, которые делают работу каждого пользователя с Мегапланом более комфортной.

Клиент получил работающую систему

Сотрудники активно задействуют возможности Мегаплана: кроме сделок и задач присутствуют и обсуждения. Также в Мегаплане происходит регулярный обмен файлами, необходимыми для выполнения заказов. А настроенные шаблоны документов позволяют автоматизировать процесс их создания. Пришлось кстати и мобильное приложение Мегаплана, которое тоже активно используют.

Этот пример наглядно показывает, что для внедрения CRM не приходится перестраивать рабочие процессы в компании, меняя привычной порядок дел. Кроме того, можно и сэкономить время на внедрение Мегаплана, если воспользоваться помощью учебного центра Мегаплана.