Как юридическая фирма внедрила Мегаплан и показала рост продаж

Компания «КФК Кредитные решения» на рынке 12 лет, специализируется на делах о банкротстве физических лиц. Сейчас в ее составе 10 филиалов на Юге России, на этапе запуска находятся еще два филиала в Москве. А начиналась история с одного офиса в Ростове-на-Дону. Мегаплан спросил директора «КФК» Юлию Лемешко, как ей удалось так быстро расширить бизнес и какую роль в этом сыграла CRM-система.

Юлия Лемешко

Директор «КФК»

— Юля, сколько длится ваш «роман» с Мегапланом?

— Мы вместе уже четыре года (улыбается), а до этого все дела в компании вели на бумаге. Потом я приняла жесткое волевое решение перейти на цифру, ведь XXI век на дворе! К тому же я устала, что на бумаге всё терялось, забывалось, подделывалось и подтиралось предприимчивыми корректорами – она же всё стерпит!

— Как выбирали систему и почему остановились на Мегаплане?

— Изучая отзывы в Интернете, познакомилась Сергеем (Сергей Лихацкий – давний партнер Мегаплана, руководит компанией KUBIT), который порекомендовал под мой запрос именно Мегаплан. До этого пробовала другие CRM-системы. Битрикс24 оказался сложным в освоении: у меня не хватило сил и терпения его освоить. АмоCRM тоже не подошла, потому что заточена под отдел продаж и не очень гибкая. Лично для меня она бы не отвечала и половине потребностей. Я бы не смогла закрыть для себя вопросы платежей. Могла бы только отслеживать конверсии, что сейчас делаю в воронке без проблем. Мне важно иметь перед глазами всю аналитику по бухгалтерии: приход, расход, ожидания и итоги. В Мегаплане для этого есть финансовый модуль.

— А какой у вас бизнес-процесс, в чем его особенность?

— У нас достаточно длинный цикл сделки – от трех до пятнадцати месяцев. Всё это время наши клиенты, обратившиеся за юридической помощью, платят рассрочку. И это наш принцип работы. Вся работа завязана на бизнес-процессе, от него строятся финансовые операции. Начинаем с заявки и записи на консультацию, потом следуют заключение сделки и запуск рассрочки, в финале передача на юротдел и потом в суд.

Если очередной платеж от клиента не приходит, мы приостанавливаем работу по его делу. Поэтому календарь платежей, интегрированный с бухгалтерией, – ключевая функция, которая мне как руководителю необходима для планирования и контроля работы. На календаре я вижу, какая сумма должна прийти в следующем месяце, какая сумма пришла в прошлом, могу сравнить периоды, посмотреть динамику. Каждый месяц бухгалтерия формирует сводную таблицу: растем мы или падаем по оплатам наших клиентов. Мегаплан очень здорово помогает нам со сбором дебиторской задолженности.

— Как здорово! А какие еще возможности появились у вас с переходом на CRM-систему?

— Нам важно не только следить за платежами, но и знать, что у клиентов происходит в жизни. Поэтому для каждого из них в CRM создается карточка, где отражается наше взаимодействие. У нас нет штрафов за просрочку по платежам: мы считаем, что люди и без того находятся в трудной ситуации. И если очередной платеж не пришел, нам важно знать по каким причинам.

Кроме того, через Мегаплан мы с помощью шаблонов создаем все договоры. А также у нас интегрирована телефония, и все наши разговоры разносятся по карточкам клиентов. Мы в любой момент можем послушать, о чем тот или иной сотрудник разговаривал с тем или иным клиентом. Мегаплан теперь наше всё!

— Расскажите, как проходило внедрение.

— Мы внедряли Мегаплан в трех филиалах – в Каменск-Шахтинске, Шахтах и Ростове-на-Дону. Так вот в результате половина персонала уволилась. Тогда еще нужно было вручную заводить всех клиентов в Мегаплан, и многим это не понравилось. И конечно, все понимали, что увеличится контроль за их работой. Из-за этого началась череда увольнений, но, как видите, мы оказались стойкими. Не все люди хорошо относятся к изменениям. Эта ситуация – переход на цифру – выбила их из зоны комфорта.

Сергей Лихацкий

Директор компании KUBIT

Юля не пришла ко мне со знаниями IT-продукта. Года полтора мы вместе искали «золотую середину» в том, чтобы понять, как правильно оцифровать бизнес-процесс и закрыть ее боли как руководителя.

Когда мы начинали, у Мегаплана не было многих возможностей, которые доступны сейчас. Например, мы с Юлей сами придумали таблицу счетов и потом долго дорабатывали, чтобы компанию не «обували» ее же сотрудники. А они постоянно находили все новые и новые лазейки. Потом мы сделали другую схему, с новыми возможностями и подходами, куда добавили много интересных триггеров. Я считаю, что на сегодняшний день для KUBIT это одна из лучших настроек. Мы вложили туда много души и сил.

— Какие отделы компании сейчас работают в Мегаплане?

— Все, кроме маркетинга и частично колл-центра. Всего системой пользуются 30 человек из 60. Юристы ставят задачи бухгалтерии, руководство юристам, бизнес-процессы автоматизированы с помощью триггеров: создаются задачи на оплату и на заключение договоров, сделки меняют статус. Автоматически выставляются счета, генерируются первичные документы, договор и кассовый чек, финансовая операция по каждому приходу. Рассрочка тоже рассчитывается автоматически.

— А сейчас новые сотрудники быстро включаются в работу?

— Да, без особых проблем. Мы разработали методическое пособие по работе в Мегаплане и каждому новому человеку ее выдаем. В принципе все настолько ясно, что обучение в компании занимает 3–5 дней, за это время он изучает наш продукт и CRM-систему. На освоение Мегаплана уходит максимум 1–2 дня, потому что он интуитивно понятен.

— У вас разветвленная сеть филиалов. Как в работе с ними помогает Мегаплан?

— Он объединяет компанию. Часто клиенты одного филиала приходят в другой филиал: по номеру сделки или номеру телефона клиента легко проследить всю его историю в нашей компании. Таким образом, нам не нужно передавать документы транспортными компаниями — мы просто подгружаем их в Мегаплан. Мы связали все рабочие процессы в общий клубок.

— Давайте подведем итоги. Что дал вам Мегаплан как руководителю?

— У меня увеличилась выручка, я поняла свои реальные цифры, реальную конверсию, положение дел — и это дало точку для роста.

Я перестала волноваться о том, что сотрудники при увольнении заберут с собой базу клиентов. Раньше, когда список клиентов был на бумаге, такое не раз случалось. Мегаплан нас защищает: мы отключили возможность копирования и скачивания из него, так что забрать уже ничего не получится. Больше прецедентов не было.

На виду результативность сотрудников: сколько у кого закрытых и незакрытых задач. Эта информация привязана к системе мотивации и оплаты труда.

Сейчас я запускаю большой дистанционный отдел продаж на всю Россию и страны СНГ, где существует закон о банкротстве. К нам часто обращаются люди из городов, где у нас нет филиалов, и мы приняли решение научиться продавать услуги дистанционно. Так вот без Мегаплана реализовать это было бы почти невозможно!

— Что же, отличный бизнес-план на ближайшее будущее. Уверены, у вас всё получится, а Мегаплан станет отличным подспорьем!