Как Мегаплан помог высвободить время руководителя

ООО Крон

Мира Быкова

совладелец ООО «Крон»

ООО «Крон» занимается производством огнезащитных материалов, а также проектированием, монтажом и обслуживанием слаботочных систем.

Мы пообщались с совладельцем компании о том, как внедрение Мегаплана позволило ей выйти из операционки и заняться развитием новых направлений.

Прозрачная система контроля заказов

У нас большой поток заказов, и каждый из них проходит по сложному многоэтапному процессу. Мне важно в любой момент времени знать актуальные сроки и статусы по каждому заказу. Поэтому я ежедневно отслеживаю:

  • сроки выполнения работ;
  • продвижение заказов по воронке;
  • выполнение задач;
  • загрузку сотрудников;
  • сроки поставок;
  • этапы подготовки к выполнению работ;
  • документы на всех этапах;
  • статус оплаты.

Держать в голове такой большой объем информации невозможно, поэтому ведем всю информацию в Мегаплане. Это удобно как сотрудникам, так и мне. У нас длинный цикл сделок, каждый заказ проходит через 17 этапов. Удобно, что даже такой сложный процесс можно построить в Мегаплане и отслеживать статус каждого заказа.

Канбан-доска показывает состояние по каждому заказу

Достаточно открыть канбан-доску, и я сразу вижу состояние дел по каждому заказу

Автоматизация рутинной работы и экономия времени

У нас много рутинных операций, которые повторяются при работе с каждым клиентом. Благодаря Мегаплану мы смогли автоматизировать самые частые процессы:

  • постановку задач;
  • согласование документов;
  • отслеживание выполнения задач;
  • отправку заявок;
  • напоминания;
  • получение информации по изменениям в процессах.

Сотрудникам автоматизация позволила сэкономить время и заняться решением тех задач, где их участие действительно необходимо. А мне это помогает быть уверенной в том, что даже мелкие операции пройдут в компании без сбоя.

Контроль компании без совещаний

Мегаплан позволяет не тратить время на длинные совещания, но при этом в любой момент можно узнать актуальные показатели работы компании.

Воронка продаж по закрытым сделкам

Отчет о воронке продаж дает понимание, сколько заказов уже оплачено, а какую сумму денежных средств мы еще ожидаем

Отчет об эффективности сотрудников наглядно показывает, какое количество задач в работе у каждого менеджера. Благодаря этому я могу планировать загрузку компании и понимать, какой объем заказов мы еще можем взять.

Помимо этого, Мегаплан позволяет контролировать работу отдела продаж, держать под контролем маркетинговые показатели и качество выполнения работ. Теперь мне легче выявлять проблемные места в выстроенных процессах, и я могу оперативнее принимать управленческие решения, не допуская простоя в работе компании.

Экономия на внедрении

Вместо запланированных 2 миллионов на внедрение мы потратили 150 тысяч рублей. Основная причина такой экономии в том, что мы поручили внедрение Учебному центру Мегаплана.

«Сразу отмечу, меня удивило, что специалисты Мегаплана действительно были вовлечены в процесс внедрения. На всех этапах сотрудники были суперответственными, и мне нужно было только работать с техподдержкой. До этого мы работали в Битриксе, и там я такой поддержки клиентов не видела».
(Мира Быкова, совладелец ООО «Крон»)

До начала внедрения совместно с сотрудником Учебного центра мы оптимизировали техническое задание. По первоначальному ТЗ внедрение должно было стоить 2 миллиона рублей, так как у нас очень большой процесс. Но сотрудник Мегаплана помог оптимизировать работы, в результате чего сумма снизилась до 150 тысяч. Это, конечно, приятно.

На все работы мы потратили 2–3 месяца. После того как завершилось внедрение, состоялась большая встреча в Zoom, на которой были все наши сотрудники и специалисты Мегаплана.

Было очень полезно прогнать весь процесс работы в Мегаплане. В первый прогон мы нашли ошибки в выстроенных процессах и дальше продолжили уже своими силами совершенствовать работу в системе. Приятно, что Мегаплан — это понятная система, и дальнейшие настройки мы могли делать сами, привлекая только наших сотрудников.

Но, с другой стороны, возможность самостоятельно адаптировать под себя Мегаплан приводит к тому, что наши сотрудники не могут остановиться в оптимизации процессов. Они все время настраивают автоматизацию отдельных операций, порой усложняя процесс работы. Но это мелочи:)

Техподдержка Мегаплана всегда на связи

По окончании внедрения мы провели обучение персонала (здесь нам вновь помог Учебный центр Мегаплана), написали регламент работы в системе и согласовали его с каждым сотрудником. Протестировали несколько раз, а потом запустили работу всей компании в Мегаплане.

«В основном все легко справлялись с работой в системе. А когда не справлялись, очень выручала оперативная техподдержка. Мне кажется, я им написала миллион раз, и они мне уже как родные».
(Мира Быкова, совладелец ООО «Крон»)

Были трудности с мобильным приложением, там сложнее найти нужные разделы. Но и здесь техподдержка быстро помогает решить все вопросы.

В процессе работы наши сотрудники уже сами адаптируют систему под себя, пользуясь гибкостью и простотой системы. Также Учебный центра Мегаплана провел дополнительное обучение отдельных наших специалистов. Так, подробнее рассказали о работе с отчетами и о расширенных возможностях настройки системы под себя. Конечно, это упростило процесс адаптации сотрудников к новой системе.

Мегаплан помог выйти из операционки

На сегодняшний день в Мегаплане работают все сотрудники компании. В работе мы используем все модули, кроме блоков «Документы» и «Обсуждения».

На мой взгляд, главный эффект от внедрения Мегаплана для нас заключается в том, что удалось выйти на новый уровень управления компанией. Сегодня компания выполняет в Мегаплане десятки задач, и уже сложно представить нашу работу без этой системы.

А мне лично внедрение Мегаплана позволило начать постепенно выходить из операционной работы и запускать новые направления в компании.