Как сделать корпоративный портал для сотрудников
Корпоративный портал для сотрудников — это площадка, которая обеспечивает не только слаженную работу разных отделов, но и упрощает коммуникацию между ними. Многие люди под таким сервисом подразумевают какое-либо сложное программное обеспечение, которое часто кажется им избыточным. На самом деле, убеждение, что внутренний портал необходим только в крупных компаниях, ошибочно.
Даже в небольшой организации темпы работы бывают далеки от оптимальных из-за плохой слаженности или проблем в коммуникации. В таких случаях имеет смысл сделать корпоративный портал для сотрудников, чтобы им было удобнее работать. И для этих целей подходит CRM.
Корпоративный портал — сайт с закрытым доступом, поэтому пользоваться им могут только сотрудники компании. Это универсальное решение, которое подходит для разных сфер бизнеса. Внутренний портал обычно используется для хранения клиентской базы, важных документов и обучающих материалов. Благодаря этому он не только делает работу персонала проще, но и облегчает адаптацию новых сотрудников.
Внутренний корпоративный портал для сотрудников незаменим, когда хочется внедрить в рабочий процесс определенные стандарты, касающиеся обслуживания клиентов, оформления документации, очередности бизнес-процессов.
Портал или CRM?
Существует мнение, что CRM нельзя использовать в качестве внутреннего портала, но с учетом развития современных бизнес-систем, его следует считать устаревшим. Для чего обычно используются внутренние порталы? Цели бывают разные:
- хранение документов;
- коммуникация между сотрудниками;
- обмен данными с другими информационными системами.
Всем этим критериям соответствуют многие современные CRM, в том числе и Мегаплан. А если учесть, что система помогает еще и автоматизировать работу в разных отделах и улучшает работу отдела продаж, становится очевидно, что создать корпоративный портал для сотрудников можно за счет внедрения CRM.
Данные, заведенные в CRM, хранятся на сервере — они надежно защищены от излишнего внимания извне. Кроме того, существует система доступов, которая ограничивает возможности персонала в работе с данными. Благодаря этому каждый сотрудник имеет дело только со своим фронтом работ.
Коммуникация обеспечивается системой чатов, с помощью которых можно написать коллеге или поучаствовать в коллективных обсуждениях. Это создает единую платформу для рабочих переписок: не приходится разрываться между различными мессенджерами и диалогами в соцсетях. В Мегаплане пользователям доступны также видеоконференции, с помощью которых можно проводить совещания в удаленном режиме. Видеосовещания экономят время и руководству, и сотрудникам.
Отдельный плюс CRM — интеграция со сторонними сервисами. Она обеспечивает ряд удобств при ежедневной работе:
- Можно отправить письмо напрямую из CRM, но при этом оно продублируется в электронной почте.
- Доступны телефонные звонки с помощью CRM.
- Импорт данных из интегрированных программ происходит быстро и без сбоев.
- Планировать дела можно через CRM, не заходя в онлайн-календарь.
После интеграции с другими программами, которые используются в работе, CRM превращается в единую рабочую платформу, помогающую не только при оформлении заявок, но и в других рабочих задачах.
Как и в случае с внутренним корпоративным порталом, в CRM можно прописать иерархию персонала, выстроив цифровую вертикаль «начальник-подчиненный». Эта опция полезна не только когда речь идет об отчетности за выполненные задачи, но и при планировании отпусков и отгулов — все это можно делать через программу. И сообщение о том, что в определенные дни сотрудника не будет на рабочем месте, в дальнейшем можно увидеть в CRM. Такая информация пригодится при назначении ответственных за ту или иную задачу. Программу можно использовать еще для некоторых других рабочих целей:
- бронирование переговорных или заявки на гостевые пропуска;
- заказ справок в бухгалтерии;
- хранение рабочей документации;
- коллективные обсуждения.
Еще один важный пункт при использовании CRM в качестве корпоративного портала для сотрудников — это возможность настроить внешний вид программы. В Мегаплане есть такая опция. Каждый пользователь может адаптировать интерфейс, убрав с главного экрана неиспользуемые разделы. При необходимости блоки на странице профиля можно передвинуть, выстроив их удобном порядке.
Когда нужно заказать корпоративный портал для сотрудников
Желание купить корпоративный портал для сотрудников должно быть продиктовано не только масштабами организации — это программное решение актуально и для небольших компаний. Так, согласно данным, которые опубликованы на платформе Thrivemyway.сom, 91% компаний с десятью и более сотрудниками используют CRM в своей работе.
Тем не менее есть несколько ситуаций, при которых портал в компании необходим:
- Часть сотрудников работает удаленно.
- Есть филиалы в других городах.
- В компании сложная организационная структура.
- Часто появляются новые сотрудники, которых нужно обучать.
- Регулярно составляются отчеты и проводится аналитика.
- Постоянно возникает желание защитить базу данных.
Даже один из этих пунктов служит поводом, чтобы сделать портал или внедрить функциональную CRM. Это решение упростит работу и избавит сотрудников от рутины. Если нужен корпоративный портал для сотрудников под ключ, обратитесь в Мегаплан. Наши специалисты не только настроят программу, адаптировав ее под специфику вашей компании, но и обучат персонал работе в CRM.
