Обратный звонок заказан!

Кейс для юридических компаний

2 Августа 2012
«Индивидуальный подход к клиенту» — рекламный слоган юридических компаний или реальная картина? Приступив однажды к поиску юридической компании для представления моих интересов в суде, я обратила внимание на то, что все компании делают акцент на индивидуальный клиентский подход, результативность, конфиденциальность, безошибочность выводов...Ну и массу аналогичных конкурентных преимуществ.. Написано очень грамотно и красиво. Но... Как вы думаете, кого я выбрала? Юридическую компанию, которую мне посоветовали мои знакомые. В данной сфере очень важно остаточное мнение клиента. Это работает значительно лучше и эффективнее любой рекламы. А мнение клиента формируется не только от профессионального уровня знаний юриста, но и от его организованности, количества уделенного вам времени, адекватности стоимости оказанным услугам, ну и, конечно же, результативности его деятельности. Всех этих показателей можно достичь лишь при условии использования проектного метода работы в юридической компании — трансформация работы с каждым клиентом в отдельный проект. И если с одним клиентом работают несколько юристов, то они должны быть в курсе всего процесса и вести его от начала до конца, а не просто готовить отдельные документы или представлять интересы клиента в отдельных судебных заседаниях. Теоретически все просто и понятно, но практически... Как? Для этого и существуют системы автоматизации работы компаний. На примере одной из таких систем — Мегаплан — я продемонстрирую вам схему построения проектного метода в работе.

Работа с клиентами

Начинать следует с ведения клиентской базы в Мегаплане — вы заполняете карточку каждого клиента с контактами и общей информацией. Если это юридическое, а не физическое лицо, то в карточку клиента можно внести все реквизиты клиентской компании. Это позволит вам в одном месте сохранять информацию абсолютно обо всех клиентах и вести историю работы с ними. При этом доступ к полной базе клиентов будет иметь лишь руководитель юридической компании, а каждому сотруднику можно дать определенные права доступа, только к тем клиентам, которых он ведет.

Каждому по задаче

Далее в модуле «Задачи» формируем проект или задачу на каждого клиента, в зависимости от сложности работ с ним. Например, если это единоразовая консультация, помощь в составлении гражданского иска или заявления, то это может быть задачей. Ну а если необходимо полное ведение, например, уголовного дела — начиная со стадии досудебного следствия и заканчивая представлением интересов клиента в апелляционном суде, то это будет уже непременно проект. При формировании проекта вы назначаете ответственных по нему — например нескольких или одного юриста, формируете список дел по проекту, которые в обязательном порядке необходимо выполнить, описываете суть проблемы, с которой обратился клиент, ну и сроки реализации проекта. Таким образом, вы получаете начальную стадию работы по проекту. А далее все просто. При ознакомлении с материалами дела — прикрепляете к данному проекту фотокопии всего дела; при подписании ст. 218 — прикрепляете копию протокола и опись всего уголовного дела; при подаче ходатайств — прикрепляете их копии и ответы на них, и так далее в данном проекте фиксируете абсолютно все свои действия с отдельным клиентом. Например — пишете жалобу в Прокуратуру — зафиксировали суть и сроки подачи жалобы, написали адвокатский запрос — опять все зафиксировали. Таким образом, в рамках одного проекта у вас имеется вся история и активности по работе с каждым клиентом.

Планирование личных дел

Помимо этого, Мегаплан поможет вам четко планировать и соблюдать сроки подачи документов. В работе юристов одним из главных факторов является пунктуальность. Не успели подать апелляционную жалобу в срок, обжаловать ответ Прокуратуры в суде, ознакомиться с материалами дела — можно считать, что полностью провалили проект. При помощи планирования дел в Мегаплане вы никогда не забудете и не пропустите ни один срок по подаче документов. Причем планировать можно как дела, так и встречи, коммуникации, судебные заседания и прочее. Что дает данный подход? Наглядно можно увидеть и проконтролировать работу каждого юриста. К тому же в данный проект, при желании, можно дать гостевой доступ клиенту, который будет видеть всю вашу активность. Это к слову о «прозрачности работы». Не придется встречаться и описывать клиенту всю вашу деятельность, он сам ее будет контролировать, не отвлекая вас от процесса. Ну и главное, если вдруг один из ваших коллег по любой из причин (болезнь, отпуск, декрет, увольнение, ну или смерть в конце концов) не сможет довести дело клиента до конца, то сменив исполнителя в Мегаплане, он сможет в кратчайшие сроки ознакомиться со всей работой с клиентом и продолжить ее без каких-либо трудностей. При этом нет необходимости каждый раз заново формировать отдельные проекты под отдельного клиента. Один раз сформировав проект, вы сможете создавать на его основе шаблоны одним кликом и просто прикреплять к ним актуальные документы. Это удобно и экономит массу времени.

Модуль «Документы»

Также в модуле «Документы» вы можете в отдельных папках хранить типовые документы – ходатайства, жалобы, запросы, исковые заявления и много другое. В любой момент они будут доступны всем сотрудникам компании.

Отчеты

Что очень важно — Мегаплан позволит вам формировать отчетность по работе как всей компании в целом, так и каждого отдельного сотрудника — сколько встреч, звонков и дел было реализовано, каковы результаты. Это позволит понимать, кто из сотрудников действительно плодотворно и качественно работает, а кто только делает вид.

Контроль финансов

Ну и самое главное и наболевшее — это взаиморасчеты с клиентами. У каждой компании принцип взаиморасчетов различный — кто-то называет единую сумму за каждый этап работы (досудебное, судебное следствие, представление интересов в апелляционном или верховном суде), кто-то получает предоплату, а затем оплату каждого судебного заседания, а кто-то почасовую оплату. Модуль «Финансы» Мегаплана позволит вам четко контролировать взаиморасчеты с каждым клиентом. Ведь на практике многие дела тянутся по году — два, а то и три. Поэтому очень важно четко контролировать все оплаты, которые уже произвел клиент и какие суммы он еще должен. К тому же клиенты, задачи, отчеты и финансовые операции крепятся между собой и строятся в единый бизнес процесс, который является частью проектного подхода, о котором мы говорили в начале статьи. Вот и получается, что с Мегапланом вы будете полностью контролировать деятельность юридической компании в малейших деталях, не прилагая больших усилий. Пока вы все это читали, наверняка не один раз подумали о безопасности и сохранности данных в такой системе. Хочется отметить, что в Мегаплане можно работать как в облачном сервисе (данные будут храниться в зашифрованном виде на серверах компании в дата-центрах России или Германии), так и установить на свой сервер в виде коробочной версии. В общем, выбирать вам. Нашим продуктом уже пользуются многие известные адвокатские конторы Украины, это их конкурентное преимущество и залог успешной работы. Присоединяйтесь! Автоматизируйте свой бизнес! Оригинал находится здесь.

Комментарии