МЕНЮ
МЕНЮ
«Индивидуальный подход к клиенту» — рекламный слоган юридических компаний или реальная картина? Приступив однажды к поиску юридической компании для представления моих интересов в суде, я обратила внимание на то, что все компании делают акцент на индивидуальный клиентский подход, результативность, конфиденциальность, безошибочность выводов...Ну и массу аналогичных конкурентных преимуществ.. Написано очень грамотно и красиво. Но... [CUT] Как вы думаете, кого я выбрала? Юридическую компанию, которую мне посоветовали мои знакомые. В данной сфере очень важно остаточное мнение клиента. Это работает значительно лучше и эффективнее любой рекламы. А мнение клиента формируется не только от профессионального уровня знаний юриста, но и от его организованности, количества уделенного вам времени, адекватности стоимости оказанным услугам, ну и, конечно же, результативности его деятельности. Всех этих показателей можно достичь лишь при условии использования проектного метода работы в юридической компании — трансформация работы с каждым клиентом в отдельный проект. И если с одним клиентом работают несколько юристов, то они должны быть в курсе всего процесса и вести его от начала до конца, а не просто готовить отдельные документы или представлять интересы клиента в отдельных судебных заседаниях. Теоретически все просто и понятно, но практически... Как? Для этого и существуют системы автоматизации работы компаний. На примере одной из таких систем — Мегаплан — я продемонстрирую вам схему построения проектного метода в работе.

Работа с клиентами

Начинать следует с ведения клиентской базы в Мегаплане — вы заполняете карточку каждого клиента с контактами и общей информацией. Если это юридическое, а не физическое лицо, то в карточку клиента можно внести все реквизиты клиентской компании. Это позволит вам в одном месте сохранять информацию абсолютно обо всех клиентах и вести историю работы с ними. При этом доступ к полной базе клиентов будет иметь лишь руководитель юридической компании, а каждому сотруднику можно дать определенные права доступа, только к тем клиентам, которых он ведет.

Каждому по задаче

Далее в модуле «Задачи» формируем проект или задачу на каждого клиента, в зависимости от сложности работ с ним. Например, если это единоразовая консультация, помощь в составлении гражданского иска или заявления, то это может быть задачей. Ну а если необходимо полное ведение, например, уголовного дела — начиная со стадии досудебного следствия и заканчивая представлением интересов клиента в апелляционном суде, то это будет уже непременно проект. При формировании проекта вы назначаете ответственных по нему — например нескольких или одного юриста, формируете список дел по проекту, которые в обязательном порядке необходимо выполнить, описываете суть проблемы, с которой обратился клиент, ну и сроки реализации проекта. Таким образом, вы получаете начальную стадию работы по проекту. А далее все просто. При ознакомлении с материалами дела — прикрепляете к данному проекту фотокопии всего дела; при подписании ст. 218 — прикрепляете копию протокола и опись всего уголовного дела; при подаче ходатайств — прикрепляете их копии и ответы на них, и так далее в данном проекте фиксируете абсолютно все свои действия с отдельным клиентом. Например — пишете жалобу в Прокуратуру — зафиксировали суть и сроки подачи жалобы, написали адвокатский запрос — опять все зафиксировали. Таким образом, в рамках одного проекта у вас имеется вся история и активности по работе с каждым клиентом.

Планирование личных дел

Помимо этого, Мегаплан поможет вам четко планировать и соблюдать сроки подачи документов. В работе юристов одним из главных факторов является пунктуальность. Не успели подать апелляционную жалобу в срок, обжаловать ответ Прокуратуры в суде, ознакомиться с материалами дела — можно считать, что полностью провалили проект. При помощи планирования дел в Мегаплане вы никогда не забудете и не пропустите ни один срок по подаче документов. Причем планировать можно как дела, так и встречи, коммуникации, судебные заседания и прочее. Что дает данный подход? Наглядно можно увидеть и проконтролировать работу каждого юриста. К тому же в данный проект, при желании, можно дать гостевой доступ клиенту, который будет видеть всю вашу активность. Это к слову о «прозрачности работы». Не придется встречаться и описывать клиенту всю вашу деятельность, он сам ее будет контролировать, не отвлекая вас от процесса. Ну и главное, если вдруг один из ваших коллег по любой из причин (болезнь, отпуск, декрет, увольнение, ну или смерть в конце концов) не сможет довести дело клиента до конца, то сменив исполнителя в Мегаплане, он сможет в кратчайшие сроки ознакомиться со всей работой с клиентом и продолжить ее без каких-либо трудностей. При этом нет необходимости каждый раз заново формировать отдельные проекты под отдельного клиента. Один раз сформировав проект, вы сможете создавать на его основе шаблоны одним кликом и просто прикреплять к ним актуальные документы. Это удобно и экономит массу времени.

Модуль «Документы»

Также в модуле «Документы» вы можете в отдельных папках хранить типовые документы – ходатайства, жалобы, запросы, исковые заявления и много другое. В любой момент они будут доступны всем сотрудникам компании.

Отчеты

Что очень важно — Мегаплан позволит вам формировать отчетность по работе как всей компании в целом, так и каждого отдельного сотрудника — сколько встреч, звонков и дел было реализовано, каковы результаты. Это позволит понимать, кто из сотрудников действительно плодотворно и качественно работает, а кто только делает вид.

Контроль финансов

Ну и самое главное и наболевшее — это взаиморасчеты с клиентами. У каждой компании принцип взаиморасчетов различный — кто-то называет единую сумму за каждый этап работы (досудебное, судебное следствие, представление интересов в апелляционном или верховном суде), кто-то получает предоплату, а затем оплату каждого судебного заседания, а кто-то почасовую оплату. Модуль «Финансы» Мегаплана позволит вам четко контролировать взаиморасчеты с каждым клиентом. Ведь на практике многие дела тянутся по году — два, а то и три. Поэтому очень важно четко контролировать все оплаты, которые уже произвел клиент и какие суммы он еще должен. К тому же клиенты, задачи, отчеты и финансовые операции крепятся между собой и строятся в единый бизнес процесс, который является частью проектного подхода, о котором мы говорили в начале статьи. Вот и получается, что с Мегапланом вы будете полностью контролировать деятельность юридической компании в малейших деталях, не прилагая больших усилий. Пока вы все это читали, наверняка не один раз подумали о безопасности и сохранности данных в такой системе. Хочется отметить, что в Мегаплане можно работать как в облачном сервисе (данные будут храниться в зашифрованном виде на серверах компании в дата-центрах России или Германии), так и установить на свой сервер в виде коробочной версии. В общем, выбирать вам. Нашим продуктом уже пользуются многие известные адвокатские конторы Украины, это их конкурентное преимущество и залог успешной работы. Присоединяйтесь! Автоматизируйте свой бизнес! Оригинал находится здесь.
Комментарии
ИГ
Игорь Голубицкий
Все это хорошо, но есть минусы: 1. я как руководитель не могу просмотреть общий календарь всех своих сотрудников. Другие сотрудники не видят календарей других сотрудников - приходится пользоваться гугулом 2. Шаблоны задач и проектов - почему нельзя сделать общие шаблоны для всех сотрудников. Сейчас каждый должен создавать для себя свои шаблоны. 3. Модуль отчеты пока еще очень сырой. Работает кое-как. Ну и другие по мелочи. Вообще было бы не плохо Мегаплану в дальнейшем придумать отраслевые решения: для консалтинговых фирм например (юридических, бухгалтерских, аудиторских), для продажников и т.п.
E
evro
1. Игорь, в календаре коллеги видно, что время занято. Либо, если речь идет о событии, в котором участвуют несколько человек, то все люди в курсе. 2. Общие шаблоны можно сделать. Для этого создайте пустого "сотрудника" и назначьте всех сотрудников его координаторами. Они получат доступ к его шаблонам. 3. С удовольствием выслушаем, чего именно вам не хватает в модуле Отчеты. Сделать отраслевые решения уровня Мегаплана - это было бы Мегакруто. Но это несколько другой вектор развития. Сила Мегаплана как раз в его универсальности. Мы не навязываем свое видение бизнес-процессов в юридической или бухгалтерской организации, мы даем набор инструментов, которые нужны и юристам, и бухгалтерам.
ИГ
Игорь Голубицкий
Спасибо за ваши ответы. 1. С календарем понятно. Но хотелось бы, чтобы была возможность видеть календари нескольких выбранных сотрудников (или всех), как это сделано в Гугле. 2. Вариант как сделать общие шаблоны понятен , но вы же понимаете, что это половинчатое решение. Но за подсказку спасибо. 3. Мне не хватает такого отчета (возможно он уже есть) - чтобы каждый месяц в конце я мог формировать по задаче отчет, кто сколько времени потратил наработу пот задачи клиента и какие вопросы он делал. Это нужно для выставления счетов клиентам при почасовой оплате и отчетности о проделанной работе. К сожаления сейчас не представляю как это делать, кроме как в ручную из задачи копировать комментарии и время и вручную вставлять их в документ. Ну и если будут еще какие-то фишки по использованию Мегаплан юридическими или консалтинговыми фирмами, будет здорово. Пока даже счета указаны с формулировкой грузополучатель, т.е. все заточено на купи-продай бизнес. А ведь сегмент проектного бизнеса - юристы, аудиторы, консультанты, ИТ тоже довольно большой. Спасибо!
ИГ
Игорь Голубицкий
Спасибо за ответы, Евгений.
P
Pavel
У юридических фирм много корреспонденции. Она обычно нумеруется(исходящая, входящая) с последующим поиском ответа на конкретный ВХ или ИСХ. Как тут мегаплан использовать не понятно.
ЕР
Евгений Романовский
Номер писем можно указывать в названии задачи, в комментариях, в документах - смотря как построите ваши процессы. Найти любую информацию можно с помощью глобального мегапоиска.
ЕР
Евгений Романовский
Павел, а как это реализовано у вас сейчас? Можете поподробней описать процесс регистрации корреспонденции?
ЕР
Евгений Романовский
Игорь, я вам на первый вопрос не до конца ответил. 1. Начальник видит события в календарях своих сотрудников. Если точнее, то «Дела сотрудника не видит никто, включая начальников и директоров. А вот коммуникации могут просматривать директора, начальники, другие участники коммуникации и связанные с коммуникацией клиенты, если у них есть гостевой доступ к Мегаплану». 3. Тут вот какая сложность. Мегаплан не может сам определить, какой комментарий считать проделанной работой, а какой - обсуждением задачи. Учет времени относится к задаче целиком. Один из вариантов (не знаю, насколько он удобен для вас) - ставить задачу с подзадачами. Это просто в случае с шаблонными задачами. Тогда появляется возможность указать, что на подзадачу «консультация с клиентом» потрачено 2 часа, на «подготовка договора» два дня. Со счетами — можно только согласиться с вами :) Передадим ваше пожелание разработчикам. Надеемся, они учтут это во время активной работы над финансовыми модулями.
P
Pavel
А как при этом реализовать уникальность номера корреспонденции? Когда все используют мегаплан в одном офисе - можно еще как-то договорится. Но использование мегаплана подразумевает удобство удаленного использования, и в данном случае номер должен постоянно увеличиваться и быть уникальным, и все это делать на стороне мегаплана.
P
Pavel
Сейчас это внутреннее программное обеспечение. База Mysql, в котором есть поле значение которого при добавлении корреспонденции увеличивается на единицу. Т.к. поле уникально задублироваться не может, т.к. сам Mysql всегда знает текущее значение и просто увеличивает его на +1.
P
Pavel
Я понимаю, что есть вариант держать мелкую утилиту, так скажем урезанный функционал от старой программы для генерации номеров ВХ и ИСХ корреспонденции. Но желательно понять, можно ли сделать тоже самое у мегаплана.
ЕР
Евгений Романовский
Павел, такой функционал реализовать действительно не получится. В Мегаплане нет функционала базы данных с нумерацией документов или иных данных. Можно создавать на каждый входящий и исходящий документ задачу в специально созданном проекте. У каждой задачи есть свой уникальный номер. Но нумерация единая для всех задач компании. Вряд ли такой вариант можно называть изящным. Если у мелкой утилитки веб-интерфейс, то ее можно просто вынести отдельным значком в главном меню.
Ваш комментарий

Возврат к списку