Матрица Эйзенхауэра

Как внедрить планирование по матрице Эйзенхауэра

Для всех желающих повысить эффективность планирования матрица Эйзенхауэра является одним из самых эффективных инструментов управления временем. Метод назван в честь 34-го президента США, который до сих пор считается самым продуктивным руководителем государства. Суть матрицы Эйзенхауэра — в определении приоритетов и распределении предстоящих дел по разным категориям. Из общего потока нужно выделить самые важные и срочные задачи, чтобы выполнить их в первую очередь. Неважные и несрочные дела рекомендовано делегировать или вообще убирать из планов. Благодаря сочетанию простоты и эффективности матрицу Эйзенхауэра часто описывают в книгах по тайм-менеджменту.

Матрица Эйзенхауэра: что это такое простыми словами

В рамках матрицы Эйзенхауэра все задачи делятся на четыре типа. Это помогает сразу понять, на какие дела нужно обратить внимание в первую очередь. Срочные и важные задачи по матрице Эйзенхауэра нужно выполнять не откладывая. Фокусирование на приоритетах помогает не отвлекаться на менее важные обязанности.

При этом у важных и срочных дел есть свои критерии. Так, если начертить матрицу Эйзенхауэра, важность и срочность определяются по следующим принципам:

В матрице Эйзенхауэра такие примеры дел всегда будут в приоритете. Для распределения дел в других квадрантах матрицы Эйзенхауэра также есть строгие критерии.

Как правило, любой пример распределения задач в матрице Эйзенхауэра покажет, что в четвертом секторе будут собраны самые приятные дела. Их можно расценивать как отдых или передышку, но, по сути, на них уходит много времени. Поэтому содержимое последнего квадранта матрицы Эйзенхауэра — это дела, которыми можно пожертвовать, но иногда все же нужно уделять им внимание, особенно когда чувствуете, что вам нужно переключиться или расслабиться.

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте приносит пользу, только если ей правильно пользоваться. Нужно уметь поддерживать баланс, не жертвуя важными и срочными делами, но в то же время стараться избегать выгорания. Для этого есть несколько подходов.

Выполнение запланированных дел

Если хотите знать, как расставлять приоритеты в матрице Эйзенхауэра, нужно помнить о классическом выборе людей, бережно относящихся к своему времени. Как показывает практика, они сначала выбирают квадрат В, в котором расположены важные, но несрочные дела. В силу того, что это не экстренные задачи, работа над ними идет не в авральном режиме. Затем следует сектор А, потом — С и D.

Последовательная работа

В этом случае человек следует по мере уменьшения приоритета, выполняя сначала самые срочные и важные дела из квадранта А, а потом следуя по строгой очередности пунктов — В, С и D. Этот подход тоже относится к числу популярных.

Форс-мажор

Когда поджимают сроки, работа начинается с сектора А, но потом для разгрузки можно переключиться на дела из третьего квадранта — метод матрицы Эйзенхауэра допускает это. Суть процесса заключается в том, что приоритет рассчитывается исходя из срочности.

Инструменты для распределения времени по матрице Эйзенхауэра

Преимущество этого метода в том, что не приходится использовать сложное программное обеспечение. Да, есть приложения, в которых отображается матрица Эйзенхауэра онлайн, но, как правило, для внедрения этого инструмента в свою работу достаточно листа бумаги. Благодаря этому составить матрицу Эйзенхауэра можно в любой момент, когда нужно быстро спланировать задачи на день.

При необходимости можно назначить дедлайны и настроить напоминания — тогда ваши дела будут гарантированно выполнены. Учитывая основные принципы матрицы Эйзенхауэра, добавляйте и другие статусы к задачам, от самых экстренных до тех, которые можно делегировать. Такой подход позволит не чертить схему с квадратами — достаточно каждому делу присвоить свой уровень приоритетности.