Мегаплан облегчает жизнь вашей компании, но любой даже самый лучший инструмент при неумелом использовании становится бесполезным. Мы расскажем, как можно эффективно использовать Мегаплан для успешного решения ежедневных задач в крупной компании.
Задачи
Когда компания большая, (количество сотрудников больше 100), идет довольно активная работа с постановкой задач. Грамотно поставленная задача — это 80% успеха. И кроме того, чем правильней она будет оформлена, тем легче будет ее реализовать, а значит, и постановщик, и исполнитель останутся довольны результатом. Задача должна быть четкой, понятной и исполнимой. В
MBO включает непрерывное отслеживание процессов и обеспечение обратной связи для достижения задач.
Концепция Управление по задачам также ввела метод SMART для проверки обоснованности задач, которые должны быть «умными»:
- Конкретные (Specific)
- Измеряемые (Measurable)
- Достижимые (Acheivable)
- Реалистические (Realistic), и
- С ограничением по времени (Time-related).
Легче всего разобрать это на примерах.
Когда сотрудники ставят задачи «настроить мне принтер» исполнители в ступоре, начинают задавать кучу дополнительных вопросов, потому что непонятно, какой именно принтер нужно настроить, где он стоит, где сидит сам постановщик задачи. Или задача «поставить на сайте кнопку». Опять же возникает куча вопросов: какой сайт, как она должна выглядеть, какого она должна быть размера, к каким действиям приводить, в каких местах быть, в каких не быть, как она может повлечь изменения бизнес-процесса. Вот это плохие задачи.
А вот пример хорошей задачи, которая очень простой формулой описывает, кто, в каком месте, для чего должен получить что-то. Например, маркетер, аналитик компании должен иметь счетчик Mail.ru и доступ к нему, чтобы видеть статистику. То есть эта задача описывает, что мы в итоге должны получить. Далее пишется уточнение: регистрируем на корпоративный е-мэйл, расставляем на все страницы сайта megaplan.ru, код счетчика взять на http://top.mail.ru/ , задачу необходимо выполнить до 15 февраля 2011, ответственный Вася Пупкин. Третий критерий правильной задачи описание критерия приемки, то есть, что человек должен сделать, как он должен продемонстрировать задачу, чтобы она была принята. Возвращаясь к нашему примеру, пишем критерий: то есть я захожу, авторизуюсь под корпоративным е-мэйлом, вижу статистику, я вижу статистику по всем страницам, по главным, по карточке продукта, по всему, всему, всему. И есть дополнительные логины, пароли не только для админского доступа, но и для гостевого. Мы написали задачу, исходя из того, что мы хотим увидеть в конце.
Далее человек постепенно погружается в задачу. Задает уточняющие вопросы: где брать е-мэйл, на какие страницы ставить, какую выбирать кнопку для счетчика, там видимую, невидимую, еще что-то. Комментарии, сужающие, приближающие к цели приветствуются, отдаляющие должны наказываться мягким словом и приводить к работе с сотрудниками, чтобы конечная цель из-за этого не размывалось.
Кроме того, стоит обратить внимание на настройку уведомлений. Указывать уведомление о новом комментарии, чтобы оно улетело в почту или джабер, не очень удобно, забивает рассылку и притупляет бдительность.
Практика показывает, что если сотрудник имеет много начальников или выполняет обязанности, связанные с большим количеством входящих задач на себя, то объем уведомлений, которые летят ему на почту, превышает некий комфортный лимит и эти сообщения воспринимаются как спам. То есть человек на них вообще перестает реагировать. Что ведет к обратной ситуации, что вместо того, чтобы сообщение говорило о том, что что-то надо делать, человек его отфильтрует и вообще перестает реагировать.
Уведомление нужно лишь на новые встречи, на новые задачи, на новые проекты, где что-то добавляется глобально. Это можно настроить по умолчанию. В остальном поможет информер в мегаплане.
При этом стоит учитывать, что некоторые сотрудники не имеют большого количества входящих задач — поэтому руководству, внедряя Мегаплан, стоит продумать момент потока уведомлений.
Кроме того, настройка уведомлений важна и для обсуждений. Когда компания становится достаточно большой, встает проблема в том, что по умолчанию обсуждения как таковые, становятся корпоративной помойкой. Одним из первых пунктов стоит показать сотрудникам настройку уведомлений и способ получения этих уведомлений. Можно написать простой регламент работы с Мегапланом, в котором первым пунктом будет указано, что ваша личная карточка сотрудника — это лицо в компании. В ней обязательно стоит указать кроме внутреннего номера в компании, свои мобильные координаты для того, чтобы в случае какого-либо форс-мажора можно было оперативно связаться. Кроме того, стоит указать дополнительные контакты для связи, аська, скайп, джабер. И указать там же в карточке можно дополнительные способы уведомления, например, через джабер. Это достаточно удобно. В некоторых компаниях стоят внутренние Джабер-сервера для общения сотрудников.
Дедлайны
Слово дедлайн — просто кошмарный сон клерков и воспринимается всегда негативно. Чтобы, как мы писали выше, не задавить человека дедлайнами до такой степени, когда количество красных огоньков превысит предел комфортности и перестанет быть стимулятором, надо с ними работать тоже гибко. На несрочные задания не стоит ставить делайны. Пусть они просто висят в списке.
Важно учитывать и психологический момент, человек не торопится с реализацией задачи, откладывая все на последний момент. Например, нужен принтер в комнату и постановщик задачи готов ждать две недели. Исполнитель, увидев длинный срок, может неправильно оценить ситуацию и начнет суетится только через две недели. Важно, опять же настроить уведомления не за день до истечения срока, а в любой момент. Плюс стоит пользоваться таким понятем как «веха»
Вехи — это некие промежуточные напоминания, которыми можно пользоваться.
Уведомления и метки
Про уведомления мы уже упоминали выше, резюмируем все вышесказанное. Стоит обратить внимание на настройку прихода уведомлений вам на почту, в джаббер или куда- либо еще. Надо объяснить сотрудникам, как настроить уведомления, чтобы они не мешали работать, а, напротив, только помогали. Грамотно настроенный порядок уведомлений в задачах, в обсуждениях — сэкономит ваше время.
Метки. Через некоторое время работы в Мегаплане, количество задач нарастает, и потом сложно поднять какую-то старую задачу. Нужно создавать метки. Метки позволяют группировать задачи и искать их по конкретным меткам. Например, метки "отдел маркетинга", "отдел разработки" или, если это дизайн студия с однотипными задачами типа "сделать баннер", метками можно сделать названия компаний-клиентов, чтобы легко находить все задачи по конкретному клиенту.
Стоит помнить, что Мегаплан — это гибкая структура, и люди, которые работают с ним тоже должны проявлять некую гибкость. Если правильно настроить все процессы, работа в Мегаплане станет еще проще. Все вышеописанное кажется сложным, на самом деле ко всем этим пунктикам люди привыкают быстро, начинают нормально работать.
система crm что это такое простыми словами