Нагрузка на сотрудника: как оценить распределение задач в коллективе

Нагрузка на сотрудников — фактор, который нужно учитывать не только при начислении премий и бонусов. Делать расчёт нагрузки сотрудника важно хотя бы для того, чтобы избежать неравномерного распределения задач и предотвратить преждевременное выгорание у работников.

Чтобы правильно посчитать нагрузку на сотрудника, зачастую приходится ориентироваться на нормативы, но они используются далеко не в каждой сфере. Так, если по правилам менеджер в банке может уделить каждому клиенту около 30 минут, посчитать норматив за рабочую смену несложно. Но как быть, если речь идёт о компании, в работе которой не предусмотрены настолько конкретные критерии?

Согласно исследованию hh.ru от 2020 года, самым популярным отвлекающим фактором оказалось неформальное общение с коллегами. 39% респондентов признались, что могут отвлечься именно на разговоры, не связанные с работой.

Если некорректно рассчитать нагрузку на сотрудников отдела, велика вероятность спровоцировать скрытый конфликт — пока один исполнитель тонет в рабочих задачах, его коллеги ни в чём себе не отказывают, будь то задержка на обеде, офисные сплетни или частые походы на перекур. С другой стороны, такой аврал в работе одного сотрудника невольно заставляет задуматься: либо он плохо справляется со своими обязанностями, либо с таким списком задач нереально справиться самостоятельно. Именно поэтому важно регулярно проводить анализ нагрузки сотрудников.

Как рассчитать нагрузку на сотрудника

Традиционный способ определить распределение нагрузки на сотрудников — использовать математическую формулу. Для этого количество клиентов за день нужно умножить на нормативное время обслуживания, которое обычно не превышает 30-40 минут. Получившуюся цифру следует разделить на количество часов в рабочем дне и умножить на 100. В результате получается процентное соотношение, которое показывает загруженность одного сотрудника. Если цифра больше 100% — задач исполнитель получает слишком много.

Разумеется, любой руководитель будет стремиться к тому, что рабочая нагрузка на сотрудников ежедневно была в районе 100%, но на практике так выходит не всегда, особенно если активность персонала зависит от входящего потока клиентов. Именно поэтому логичнее считать среднюю нагрузку за определённый период. Из-за того, что в какой-то день будет недоработка, а потом последует несколько крайне активных рабочих смен, получившаяся цифра будет более объективной.

Стоит учитывать и специфику сферы. Так, в промышленности, когда рабочая активность обусловлена производственными циклами и особенностями оборудования, 100% будет максимальной цифрой, превысить которую не получится.

В расчетах интенсивности служебной нагрузки сотрудников уже давно используются не только традиционные формулы, но и цифровые методы контроля. Это может быть и профильная система контроля, с помощью которой можно отслеживать передвижение персонала по зданию в течение рабочего дня, и специальное программное обеспечение, показывающее все действия сотрудника за компьютером. Но если первое решение можно отнести к сфере безопасности, то «большого брата», фиксирующего каждый клик мышкой, многие работники воспринимают как ограничение личной свободы. Часто внедрение таких способов отслеживания нагрузки приводит к негативным последствиям.

Чтобы мониторинг рабочей нагрузки персонала не превратился в удушающие тиски, многие руководители компаний используют метод золотой середины. Да, в этом случае используется специализированное программное обеспечение, но при этом оценка нагрузки происходит максимально деликатно и ненавязчиво. Одним из таких способов стало применение CRM, в частности Мегаплана.

Как посчитать нагрузку на сотрудников с помощью Мегаплана

После пандемии многие работодатели стали лояльнее относиться к удалённому режиму работы. В таких условиях возросла ценность CRM-систем, которые могут предоставить руководству объективные сведения о том, на что тратят рабочее время сотрудники. Кроме того, такое программное обеспечение призвано обеспечить равномерную нагрузку на сотрудников, а также справедливую оценку затраченных усилий.

Чтобы составить объективное мнение о штатной нагрузке на одного сотрудника, достаточно проанализировать список задач, выполненных за определённый отрезок времени. Этот способ уместен в компаниях, где нет конкретных нормативов по наполнению рабочего дня.

С помощью Мегаплана можно проводить полноценный мониторинг рабочих действий сотрудников в течение рабочего дня и анализировать:

• входящие и исходящие вызовы;
• поставленные, выполненные и просроченные задачи;
• оформленные документы;
• отправленные письма.

При необходимости Мегаплан можно настроить так, чтобы CRM фиксировала историю всех действий в рамках программы. В том числе когда этих действий нет долгое время. А если учесть, что за счёт широкого списка интеграций Мегаплан можно превратить в универсальное рабочее пространство, объединяющее и телефонию, и мессенджеры, и электронную почту, анализ рабочих действий будет предельно близок к идеальному.

Благодаря грамотному использованию Мегаплана можно точечно мотивировать персонал за счёт увеличения или снижения нагрузки на сотрудников. В отчётах будут информативно показаны места в работе, которые нуждаются в корректировке. При этом на составление отчётов о загруженности персонала можно не тратить время — программа сформирует их автоматически. И это лишь один из плюсов Мегаплана.

Применение таких современных программ, как Мегаплан, помогает не обращать внимание на нормочасы. Любой адекватный руководитель понимает, что человек — не механизм. Он не может работать как робот на конвейере. Каждому сотруднику нужны перерывы, чтобы выйти на улицу, посетить уборную или просто посмотреть в окно, чтобы собраться с мыслями. Поэтому важно не путать учёт рабочего времени и оценку загруженности сотрудников — это не одно и то же. Правильный подход к распределению нагрузки на персонал помогает избежать стресса от работы и, как следствие, не тратить время на поток собеседований с соискателями.

Вопросы и ответы

Автоматизация касается только отчётов о загруженности сотрудников?

Нет, в Мегаплане можно автоматизировать формирование любого отчёта. Эта опция исключает из рабочих дней большой объём рутины. При этом автоматизировать отчёты могут как руководители, так и рядовые сотрудники.

Как узнать о каких-либо нарушениях в работе со стороны сотрудника?

Если у задачи установлен дедлайн, Мегаплан покажет, что работа не выполнена вовремя. Но сначала программа даст сотруднику возможность уложиться в срок, отправив уведомление.

Можно ли оценивать работу сотрудников на удалёнке?

Преимущество CRM заключается именно в том, что программе не важно, откуда работает сотрудник. Поэтому, если речь идет о персонале, который выполняет задачи вне офиса, применение такой программы становится крайне важным для объективной оценки загруженности сотрудников.