Как выбрать CRM-систему для малого бизнеса

CRM системы для малого бизнеса предоставляют широкий спектр возможностей, существенно облегчая прием и обработку заказов. Но кроме обеспечения комфортной работы сотрудников отдела продаж, такие программы предусматривают и другие выгодные моменты:

• простое формирование отчетов;
• автоматизация рутинных задач;
• удобное планирование;
• напоминания о делах;
• хранение сводной информации о каждом клиенте.

Уже давно CRM-система для бизнеса является неизменным атрибутом — такие платформы внедрены в работу крупных компаний, иногда даже со дня основания. Но фирмы с меньшим размахом не всегда используют подобные инструменты. Кого-то отпугивает абонентская плата, другие считают, что по старинке работать проще, третьи убеждены, что простая CRM для малого бизнеса — это миф. В итоге ошибаются все.В соответствии с исследованием, которое провело агентство Out of Cloud в 2020 году, среднему бизнесу CRM-маркетинг приносит 6–10% дополнительной выручки, а крупный бизнес чаще всего получает прибыль до 5%.

Кроме того, выбор CRM-системы для малого и среднего бизнеса зависит и от сферы — работу в некоторых отраслях невозможно представить без подобных платформ.

Почему выбор CRM для малого бизнеса зависит от сферы

Прежде всего стоит сказать, что подобные программные продукты могут отличаться по своей специфике. Существуют и универсальные CRM, и специализированные. Вплоть до того, что можно найти CRM для гостиничного бизнеса, риэлторов или компаний, продающих окна.

Такие продукты учитывают все особенности сферы, для которой они были разработаны, но это все равно не гарантирует полного соответствия желаемому функционалу. Поэтому выбор программы для управления бизнесом стоит начать с анализа универсальных CRM. К тому же во многих из них есть отраслевые решения, которые адаптируют программу под особенности различных сфер.

Стоит обратить внимание и на предмет продаж — товары это или услуги. Исходя из этого становится проще понять, как выбрать CRM-систему для малого бизнеса.

Исходя из этого, прежде чем задавать на форумах вопросы в духе «Посоветуйте CRM для малого бизнеса», изучите функционал различных программ, чтобы понять, какая больше подходит под задачи вашей компании.

Как понять, какая CRM лучше для малого бизнеса

Лучшая CRM для малого бизнеса — это понятие условное. Продукт, идеальный для одного руководителя, не будет соответствовать пожеланиям другого. Поэтому, прежде чем принимать на веру субъективные оценки пользователей, важно определить на какие критерии обращать внимание в первую очередь. К ним можно отнести:

• Шаблоны. Любой обзор CRM для малого бизнеса содержит важную мысль — полезно исключить рутинную работу из списка повседневных задач. И шаблоны помогают это сделать, экономя время на оформлении договоров и счетов.
• Отчеты. Лучшие CRM системы для малого бизнеса обязательно предоставляют подобный функционал. Сотрудникам больше не придется тратить время, составляя отчеты о выполненной работе — CRM за несколько секунд предоставит всю интересующую информацию о сделках. Это очень полезный функционал, который может предложить даже бесплатная CRM для малого бизнеса.

При необходимости с помощью CRM можно вывести аналитику по эффективности сотрудников. Поэтому, устанавливая программу для управления бизнесом, вы получаете объективный и беспристрастный инструмент, предоставляющий всю необходимую информацию в простой и понятной форме.

• Работа с документами. Любая CRM для бизнеса полезна, прежде всего, упрощением документооборота. Все нужные файлы находятся в систематизированном хранилище — найти нужный договор или счет можно быстро. Кроме того, предусмотрена настройка прав доступа, чтобы обеспечить защиту отдельных документов, которые сможет увидеть ограниченный круг сотрудников.
• Отображение задач. Даже бесплатные CRM для малого бизнеса помогут в этом вопросе — сотрудники всегда будут видеть новые дела и приближающийся дедлайн. Это минимизирует влияние человеческого фактора, когда менеджер, например, забыл позвонить на склад и сообщить о том, что нужно проверить наличие определенных товаров.
• Система уведомлений. Пункт, который логически вытекает из предыдущего. Недостаточно просто выполнять задачи — нужно сообщать об этом. В этом поможет CRM-система для малого бизнеса, которая не только отправит уведомление сотруднику другого отдела, но и напомнит о запланированном деле. Это очень полезный и востребованный функционал.
• Автоматизация. Еще один аргумент в пользу CRM-системы для бизнеса любого масштаба. Можно автоматизировать не только уведомления, которые сотрудники будут получать при смене статуса задачи, но и другие действия. Например, отправку сообщений клиентам о том, что товар готов к выдаче, заполнение документов и формирование отчетов.
• Ведение клиентской базы. Этот аспект — один из первых вариантов ответа на вопрос, о том, для чего нужна CRM в бизнесе. Любой рейтинг CRM-систем для малого бизнеса оценивает удобство при заполнении карточек клиента и их функционал. Такие опции делают работу менеджеров удобнее и существенно экономят время. Кроме того, понятная клиентская база помогает новым сотрудникам быстрее адаптироваться.

Пример того, как клиентские карточки помогают в работе. Когда заказчик звонит в отдел продаж, CRM автоматически определяет, есть ли этот номер в базе. При совпадении она показывает менеджеру, ответившему на звонок, карточку клиента. В ней указана не только контактная информация, но вся его история обращений, а также товары, которыми он интересуется. Благодаря этому менеджер не тратит время на поиск нужных сведений в базе и может сразу ответить на вопросы заказчика. В зависимости от итога разговора можно из карточки сразу перейти к оформлению счета или в планировщик, чтобы поставить напоминание.

• Работа с воронкой продаж. CRM для малого бизнеса и компаний покрупнее обязательно оснащены таким функционалом, благодаря которому можно узнать, на каком этапе сделки происходит отток потенциальных заказчиков. Это помогает повысить конверсию и определить эффективность различных каналов продвижения.

Присутствие всех перечисленных опций — это необходимый минимум, который должна предоставлять CRM для малого бизнеса, но бесплатно получить доступ к такому функционалу вряд ли получится.

Какую CRM выбрать для малого бизнеса и на что ориентироваться

Как уже было сказано, бесплатные CRM-системы для малого бизнеса предоставляют урезанный функционал. Большинство пользователей, выбирая платные тарифы, ориентируются на стоимость внедрения и размер абонентской платы, но забывают о других не менее важных критериях выбора.

Сравнение CRM-систем для малого бизнеса и отзывы пользователей показывают, что, кроме затрат при покупке и настройке, на выбор влияют такие моменты, как:

1. дополнительные функции, расширяющие спектр выполняемых задач;
2. простота эксплуатации;
3. качество техподдержки;
4. доступное обучение работе с CRM.

Говоря о CRM для среднего бизнеса и менее крупных компаний, стоит упомянуть и о таких продуктах, как BPM, которые также присутствуют на рынке и востребованы в различных сферах.

И BPM, и CRM — это системы для бизнеса, но с разным спектром задач. Если среднестатистическая CRM ориентирована на работу с клиентами и увеличение объема продаж, то BPM нацелена на все бизнес-процессы, запущенные в компании. Такие продукты пригодятся при анализе и маркетинговой активности, и эффективности производства, и логистики. Поэтому их можно рекомендовать даже небольшим компаниям, где запущен полный цикл, от создания продукта до его поставки на склады партнеров.

Если собрались купить CRM для бизнеса, обратить внимание нужно и на подготовку персонала — от этого напрямую зависит успех внедрения программы для управления продажами. Если сотрудники не будут использовать CRM в полном объеме, желаемый эффект вряд ли будет достигнут.

С учетом этих аспектов, не стоит ориентироваться только на рейтинги и обзоры CRM для малого бизнеса. Прежде всего, отталкивайтесь от задач, которые хотите выполнить, купив программу для управления компанией. И размер абонентской платы точно не должен быть решающим фактором для принятия решения о внедрении CRM.

Вопросы и ответы:

Сколько стоит внедрение CRM?

Обычно стоимость зависит от количества сотрудников, получивших доступ, а также варианта, который был выбран — коробочный или облачный. При желании можно найти даже бесплатную офлайн CRM для малого бизнеса, хотя бы для ознакомительного использования.

Я не смогу самостоятельно установить CRM. Как быть в этой ситуации?

Большинство разработчиков предоставляет помощь во внедрении и настройке CRM. Мегаплан открыл для этого собственные учебный центр. Кроме того, на рынке существует множество компаний, специализирующихся на таких услугах. Поэтому можно поручить внедрение стороннему исполнителю.

Можно ли скачать бесплатно CRM-систему для малого бизнеса?

Бесплатно можно пользоваться и CRM, для которой предусмотрена абонентская плата. В большинстве случаев предусмотрен двухнедельный тестовый период, который помогает освоиться в программе и изучить ее функционал.