Как правильно контролировать сотрудников: пошаговое руководство

Эффективное управление компанией невозможно без контроля за действиями сотрудников. Руководители бизнеса, практиковавшие наёмный труд, издавна принимали меры по контролю. С тех пор инструменты контроля изменились, но цель их применения осталась прежней: знать не только чем именно занимается работник в течение дня, но и в каком темпе он работает. Контроль помогает выполнять планы и соблюдать стандарты. За счёт своевременного анализа можно выявлять и устранять проблемы, как только они появляются, что содействует более высокой производительности.

Известный учёный эпохи Возрождения Парацельс говорил, что только доза делает лекарство ядом и яд – лекарством. И в случае с контролем это утверждение максимально описывает ту тонкую грань, переступив которую можно навредить. Избыточный контроль способен «обнулить» мотивацию, снизив результативность сотрудников. И причин для этого несколько. Негативные последствия возникают из-за эмоционального выгорания сотрудников, их попыток неукоснительно соблюдать строгие правила, страха наказания, атмосферы недоверия. Заковав сотрудников в кандалы чрезмерного контроля, можно не только ухудшить их результативность, но и усилить текучку кадров – мало кто готов работать под постоянным надзором.

И если архаичные методы контроля либо вредны, либо бесполезны, то, применяя более современные методики, можно создать в коллективе атмосферу, которая не будет угнетать персонал. Вариантов, как это сделать, несколько.

Многие руководители и вовсе сводят на нет усилия по контролю сотрудников, предпочитая делать ставку на развитие навыков и удовлетворение потребностей персонала. Работник, который профессионально растёт и не испытывает нехватки в чём-либо – лояльный исполнитель, максимально вовлечённый в процесс. Он без кнута понимает систему приоритетов и пытается ей следовать.

Почему контроль важен для бизнеса

Для бизнеса контроль работой сотрудников имеет ключевое значение хотя бы потому, что помогает своевременно принимать обоснованные управленческие решения. Благодаря регулярному мониторингу и оценке выполнения стратегий и планов компания может быстро адаптироваться к изменениям внутренней и внешней среды. Но у выстроенной системы контроля, кроме оперативного менеджмента, есть и другие преимущества:

• Коррективы стратегии. Руководитель может выявить недочёты и внести изменения в систему, чтобы достичь желаемых целей.
• Рост ответственности персонала. Чёткие стандарты помогают сотрудникам выполнять свои обязательства. Работник может самостоятельно понять, что задача выполнена недостаточно хорошо.
• Снижение риска. Благодаря мониторингу можно определить потенциальную угрозу срыва работы на ранних стадиях, что позволяет компании минимизировать вероятность ошибки.
• Рациональное использование ресурсов. Контроль помогает персоналу концентрироваться на выполнении необходимых задач.

Контроль не только обеспечивает выполнение стратегических планов. Он создаёт в компании гибкую и устойчивую структуру, из-за которой можно эффективно реагировать на изменения рыночных условий. К тому же системный подход к управлению задачами снижает стресс в команде – у персонала возникает меньше форс-мажорных ситуаций, которые требуют дополнительных усилий и экстренного вмешательства.

Систему контроля важно внедрять независимо от сферы компании – нет ни одной отрасли, где дела, идущие самотёком, могли бы привести к успеху. И срывы проектов, вызванные отсутствием контроля, могут проявляться по-разному. Например, если при запуске маркетинговой кампании нет мониторинга за расходами и результатами, это приведёт к перерасходу бюджета и недостаточной эффективности продвижения. Компания будет тратить деньги на рекламные каналы вслепую.

Если коллектив будет работать без чётких требований и сроков, высока вероятность возникновения ошибок при выполнении ключевых задач. Это может полностью нарушить структуру проекта и свести к нулю все усилия.

Основные виды контроля сотрудников

Контролировать сотрудников можно разными способами. И среди них нет лучшего или худшего – каждый метод мониторинга может работать в одних условиях и совершенно не подходить в других.

При внедрении каждого типа мониторинга потребуются отдельные усилия. Так, в случае с текущим контролем, который является одним из атрибутов микроменеджмента, руководитель будет вынужден ежедневно проводить анализ работы, которую выполнили сотрудники. Итоговый контроль, наоборот, более шадящий вариант. В этом случае оценивать работу персонала придётся лишь в самом конце, когда проект выполнен. В итоге у сотрудников будет больше свободы, но выше вероятность того, что во время работы они допустят ошибки.

Современные методы мониторинга проще всего реализовать с помощью программного обеспечения. Иначе при тотальном контроле руководитель будет вынужден опрашивать каждого сотрудника лично.

Используйте CRM, чтобы внедрить в компании многоуровневую схему контроля за персоналом. Если пользуетесь Мегапланом, сделать это будет просто независимо от регулярности оценки действий сотрудников. Программа составит нужный отчёт в указанное время и с выбранной периодичностью. Можно вручную вывести сводку о выполненных задачах, чтобы по их статусам понять, на каких участках есть задержки.

Как выстроить систему контроля без микроменеджмента

Многие руководители, осознанно или нет, приходят к микроменеджменту, особенно когда речь идёт о важных проектах. Чрезмерный постоянный контроль за сотрудниками превращается в ярмо не столько для персонала, сколько для начальника. И если вы уже заметили за собой тенденцию к чрезмерному вниманию к обязанностям подчинённых, стоит попытаться выстроить новую систему мониторинга.

Прежде всего, хорошо бы установить понятные задачи и ожидания, чтобы не было разночтений в оценке результата. Так сотрудник сможет самостоятельно понять, что задача выполнена не так, как ожидалось, и переделать её. Не будет лишним, если персонал окажется вовлечён в процесс постановки целей – взгляд исполнителя всегда даёт новые ракурсы. К тому же можно задействовать CRM, которая подходит не только для составления отчётов, но и для автоматизации работы – она помогает избавиться от рутины. Программные инструменты пригодятся для следующих задач:

• составление отчётов;
• оформление документов;
• оценка текущего положения дел на дашбордах.

Нелишним будет регулярно собирать обратную связь от сотрудников – для этого достаточно проводить общие собрания с персоналом и внимательно фиксировать все пожелания.

История бизнеса знает множество примеров того, как компании внедряли правильную систему контроля и в результате добивались успеха. Работу корпораций, известных по всему миру, невозможно представить без системы внутреннего мониторинга. Один из самых ярких примеров – компания Toyota, где внедрён строгий контроль качества на каждом этапе производства. Сотрудники всех уровней, от рабочих до высшего руководства, активно используют методику «кайдзен» для постоянного совершенствования процессов. Главная цель этой стратегии – сделать работу максимально безотходной и эффективной.

Современные инструменты контроля сотрудников

Один из самых востребованных инструментов контроля – это CRM-системы. Используя Мегаплан или другую CRM, можно в режиме реального времени отслеживать задачи и темп их выполнения. Помимо этого, программа напоминает исполнителю о приближающемся дедлайне, что помогает ему не срывать сроки.

Можно использовать тайм-трекеры для анализа времени, затраченного на работу. Они помогают в дальнейшем адекватно спланировать работу по проекту или задаче. Кроме того, оценив затраты времени на всю работу, можно понять, где у вас «чёрные дыры». Иногда эти действия не связаны с работой.

Планировщики задач помогают при желании проверить, насколько прошедший период соответствовал ожиданиям. Если у сотрудника на день запланировано шесть дел, а выполнено в два раза меньше, невольно возникают вопросы. Также можно использовать рабочие чаты, чтобы навести справки о состоянии дел.

Чтобы не тратить время на опрос сотрудников, во многих больших и малых командах внедрён автоматический контроль. И у мониторинга, который проводится с помощью профильных программ, есть свои преимущества:

• Экономия времени – не приходится составлять отчёты вручную.
• Объективность – CRM не может учесть форс-мажорные факторы, но и не приукрашивает общую картину.
• Комплексный анализ – оценка совокупности факторов помогает принять взвешенное решение.
• Оперативное реагирование – чем быстрее руководитель получит отчёты, тем быстрее сможет принять решение.

Но главный плюс автоматизированного мониторинга – это сохранение мотивации сотрудников. Чем меньше рутинных действий приходится выполнять персоналу в течение рабочего дня, тем меньше факторов, которые могут негативно повлиять на настроение.

Как контролировать удалённых сотрудников

С развитием интернет-технологий удалённая работа перестала быть редкостью. CRM поможет получать полный объём информации о работе, которую сотрудники выполняют из дома. Но для этого желательно соблюдать ряд правил. Если вы практикуете ежедневную отчётность, важно установить регламент, касающийся рабочих часов удалённого персонала. Например, если система формирует отчёт в 18:00, то все задачи, закрытые позже, будут относиться уже к следующему дню. Поэтому сотрудники, которым удобнее работать вечером или ночью, должны это учитывать. Кроме этого, есть и другие рекомендации:

• Используйте инструменты для совместной работы – это видеозвонки, таск-менеджеры, электронные календари.
• Внедрите контроль продуктивности с помощью тайм-трекеров и CRM-систем.
• Регулярно проводите онлайн-встречи для обсуждения задач и прогресса в них.

В каждом из перечисленных пунктов Мегаплан может оказаться полезен. Всё благодаря проработанному функционалу – здесь есть и календарь, и чат, и диаграмма Ганта, и даже доступны видеоконференции.

Примеры контроля в разных сферах бизнеса

Контроль в бизнесе не бывает универсальным – в разных сферах инструменты оценки могут отличаться. И мы приведём три примера, чтобы это показать.

Для начала возьмём строительный магазин, где большое значение имеет контроль за работой продавцов через CRM. Обычно мониторинг касается выполнения планов продаж и учёта отработанных смен. Кроме того, в сфере торговли большое значение имеет инвентаризация товаров – это нельзя упускать из виду, поэтому учёт стоит проводить чаще. Также здесь крайне полезны автоматизированные отчёты по продажам, и составлять их можно ежедневно.

Методики контроля в проектных организациях отличаются. На первом месте там находится такой инструмент, как диаграмма Ганта, которая показывает выполнение всех этапов проекта – с её помощью можно быстро понять, кто из исполнителей проигнорировал дедлайн. Тогда Мегаплан поможет не только в оценочном анализе, но и на первом этапе, когда предстоит поставить задачу исполнителю. С помощью CRM можно разбить большой проект на отдельные этапы и выбрать тех сотрудников, которые будут работать над задачами.

Невозможно говорить о контроле сотрудников и проектов, не упомянув ИТ-компании. Чаще всего там отслеживают прогресс разработки через Agile-доски, такие как Kanban или Scrum. И помочь в этом может CRM, оснащённая этими инструментами. Так, многие пользователи Мегаплана в проектной работе используют канбан-доски. К тому же CRM помогает внедрить контроль за распределением задач, соблюдением дедлайнов и регулярно анализировать производительность команды. Большинство из этих дел либо автоматизированы, либо не занимают у руководителя много времени за счёт тщательной проработки инструментов.

При необходимости можно интегрировать Мегаплан с различным программным обеспечением. Это может быть не только ПО для торговли, но и сервисы, созданные для разработчиков, такие как Jira и GitLab. С одной стороны, Мегаплан допускает интеграцию по API, а с другой – во многом эта CRM выступает заменой для продуктов, созданных за рубежом. Здесь доступны все основные инструменты, которые могут пригодиться при разработке программных продуктов.

Частые ошибки в контроле сотрудников

Руководители совершают много ошибок в попытках контролировать сотрудников. Самые частые промахи перечислим дальше.

• Чрезмерный контроль и, как следствие, снижение мотивации.
• Размытые цели и метрики успеха.
• Отсутствие прозрачности в процессе контроля.

Мегаплан помогает избежать этих ошибок. С помощью CRM контроль становится скрытым – у персонала не возникает ощущение, что все действия подвергаются анализу. В Мегаплане создать чек-лист, который поможет выполнить все условия при работе над задачей – исполнитель всегда может свериться с ним и убедиться, что он на верном пути.

Сам принцип контроля через CRM противоречит термину «непрозрачность»: перед руководителем как на ладони оказываются все задачи, порученные сотрудникам. И он может увидеть, какая из них в работе, уже завершена или только ожидает своей очереди. И даже оставляя комментарий, адресованный коллеге, всегда можно посмотреть, увидел он его или нет.

Резюме

Грамотно выстроенная система контроля за действиями сотрудников способствует развитию сотрудников и достижению целей компании. Желательно использовать для этого такое программное обеспечение, которое не создаст в компании атмосферу тотальной слежки и при этом поддержит принципы автоматизации.

Одно из таких решений – CRM Мегаплан. Платформа наделена всеми необходимыми инструментами, помогает в ежедневной работе, а не только когда нужно составить отчёт. Она гибко настраивается, поэтому CRM можно с лёгкостью адаптировать под специфику компании. Мегаплан может вывести работу в команде на следующий уровень и способствовать росту продуктивности. Начните использовать CRM, чтобы в этом убедиться.