Чем программа для работы с заявками полезна в бизнесе

Программа для работы с заявками используется почти в каждой компании, ориентированной на продажи. Такое программное обеспечение уже давно себя зарекомендовало — оно упрощает работу с заказами, при этом клиентская база хранится в одном месте, а не на разных компьютерах менеджеров. Но это не единственное преимущество программ для обработки заявок. О других полезных функциях поговорим далее.

1. Контроль за рабочим временем

Знать на что и как сотрудники расходуют рабочее время — заветная мечта каждого руководителя. Поэтому во многих программах, которые используются в качестве основного инструмента при обработке заказов, предусмотрена такая возможность. Например, можно посмотреть, сколько времени в течение дня, недели или месяца конкретный сотрудник находился онлайн, то есть сколько длился его рабочий сеанс за определенный период. При необходимости можно узнать больше информации: определить среднюю продолжительность работы в программе, а также узнать время начала и окончания каждого сеанса.

Не стоит воспринимать CRM и другие программы для работы с заявками как «большого брата», который неусыпно контролирует работу каждого. Здесь не идет речь о тотальной слежке за персоналом — всего лишь фиксируется активность в программе. Эти данные потом могут быть использованы в отчетах.

2. Звонки клиентам и запись разговоров

Любая программа для заявок на выполнение работ поддерживает определенный список интеграций. Прежде всего, это касается IP-телефонии. Количество сервисов, которые можно объединить с программой, обеспечив бесшовную работу, зависит от разработчика. Так, в Мегаплане, помимо IP-телефонии, можно настроить интеграцию с мессенджерами. Такие решения упрощают работу — все действия можно делать в рамках CRM, не переходя на сторонние платформы.

Когда CRM объединена с IP-телефонией, позвонить заказчику просто — достаточно сделать один клик мышкой, выбрав соответствующую кнопку в карточке клиента. Более того, программа помогает и при входящих звонках. Так, если номер абонента есть в базе данных, CRM автоматически откроет карточку клиента и менеджеру не придется искать ее вручную.

Выгоду от внедрения CRM подтверждают результаты исследования, проведенного агентством Out of Cloud в 2021 году. Так, в большей степени пользуются подобными программами компании, работающие в сфере онлайн-торговли — 28% набрали интернет-магазины. На 2% меньше оказалось у компаний, предоставляющих услуги.

Во многих CRM-системах, которыми пользуются торговые компании для оформления заявок, можно записывать телефонные разговоры. Но важно понимать, что такая опция — это, скорее, исключение, чем правило. Далеко не каждый разработчик стремится создать программу, которая будет накапливать архив телефонных разговоров для их последующего анализа и работы над ошибками. Но если выбираете программу для обработки заявок клиентов и вам важно знать, насколько качественно менеджеры общаются с заказчиками, ищите ПО с такой функцией.

3. Формирование отчетов

За такую функцию в CRM сотрудники только поблагодарят — никто не любит тратить время на составление отчетов. Эту задачу можно целиком делегировать программе для обработки заявок. Достаточно всего один раз настроить алгоритм составления отчетов, указав необходимые параметры и регулярность сводки.

Преимущество в том, что программа может составлять и индивидуальные, и общие отчеты. Эта функция помогает качественно анализировать работу компании и впоследствии принимать взвешенные управленческие решения. Еще один важный аспект — во многих программах можно выбрать внешний вид отчета. Это может быть:

• таблица;
• график;
• диаграмма.

Благодаря такому выбору каждый руководитель может настроить подачу отчетов под свои требования — все данные будут качественно и наглядно оформлены.

4. Планирование встреч

Рабочую программу, которая используется ежедневно, сложно представить без встроенного календаря для комфортного планирования. В таком календаре можно запланировать звонок или деловую встречу хоть через год — CRM заранее напомнит о них. Пользоваться таким календарем очень удобно. Не приходится держать в голове массу предстоящих событий. Поэтому люди, которые активно пользуются такими программами, обращаются к помощи планировщика регулярно, фиксируя в нем не только рабочие, но и личные дела.

Такой подход к планированию полезен вдвойне. Он помогает не только ничего не забыть, но и анализировать собственную загруженность и равномерно распределять нагрузку по дням недели. Благодаря этому снижается вероятность устроить себе аврал.

5. Защита базы данных

Как уже было сказано ранее, при использовании CRM клиентская база хранится в облаке, а не рассредоточена по компьютерам сотрудников отдела продаж. Это тоже можно назвать защитой, но основное преимущество централизованного хранения заключается в том, что при правильной настройке ни один из менеджеров не видит всю базу целиком. Сотрудники имеют доступ к данным только тех клиентов, с которыми работают. И это защищает базу данных от утечки — не получится скопировать ее целиком, чтобы передать конкурентам. Все данные надежно защищены от взлома. Поэтому первый шаг при внедрении CRM — настройка уровней доступа.

6. Автоматизация рутинных операций

Автоматические сценарии — одна из самых важных функций, которая экономит время сотрудникам. При помощи CRM можно заполнять все документы, которые сопровождают продажи: от договоров до актов выполненных работ. Программа автоматически подставит нужные реквизиты, которые возьмет из карточки клиента. В результате менеджеры потратят намного меньше времени на эту часть работы.

Кроме того, можно настроить отправку уведомлений или любой другой сценарий — при выполнении определенного условия программа направит сообщение клиенту или коллегам из смежного отдела. Это тоже экономит время и позволяет не отвлекаться.

7. Анализ воронки продаж

Если работа в компании ведется в соответствии с воронкой продаж, с помощью программы можно анализировать каждый ее этап. Например, CRM-система покажет, в какой момент происходит отток потенциальных покупателей. Как показывает практика, причины бывают разные:

• завышенная цена на товар или услугу;
• нерасторопность менеджера;
• долгий цикл совершения сделки.

Проанализировав показатели воронки продаж, руководство компании может скорректировать принципы продвижения товаров или услуг, чтобы повысить доход.

8. Сбор заявок из разных каналов

Когда при продаже товаров используются различные каналы, профильная программа также поможет. Прежде всего, она полезна тем, что собирает заказы из разных источников — это может быть сайт, мессенджеры, социальные сети, электронная почта. В результате менеджеры видят в CRM все заявки единым списком. Это помогает не распыляться на регулярную проверку разных каналов, а значит, экономит время.

Процедуру распределения заявок можно оптимизировать. После настройки программа будет автоматически направлять заявки или тем менеджерам, которые свободны, или сотрудникам, специализирующимся на определенных товарах. Такое решение гарантирует равномерное распределение нагрузки между персоналом отдела продаж.

9. Упрощение документооборота

Кроме заполнения документов, CRM помогает в передаче их коллегам или заказчикам. Вы можете настроить сценарий, при котором программа выполняла бы заданное действие в определенные дни или при выполнении конкретных условий. Кроме того, можно избежать потерь времени, которое обычно уходит на поиск нужных файлов. Например, если в Мегаплане поставлена задача, можно заранее добавить в ее карточку все нужные документы, чтобы они всегда были у исполнителя под рукой.

10. Коммуникация с коллегами

Давно прошли те времена, когда нужно было идти в соседний отдел компании, который к тому же мог быть расположен на другом этаже. Чтобы сэкономить время, можно использовать CRM. Коллегам из смежных отделов можно написать или позвонить, в том числе и по видеосвязи. Пользователям Мегаплана доступна такая опция, как видеоконференция, что очень удобно в современных условиях, когда часть сотрудников работает в удаленном режиме. Такую возможность также оценят компании с филиалами в разных городах.

Благодаря программе для работы с заявками не обязательно покидать рабочее место, чтобы обсудить рабочие вопросы. И что еще удобнее — все переписки сохраняются в CRM, а не оказываются разбросаны между мессенджерами, СМС и электронной почтой.

Вопросы и ответы

Какие услуги можно продвигать с помощью CRM?

Любые. Наши клиенты эффективно используют Мегаплан в различных сферах: от медицины до образования и косметологии.

Можно ли использовать Мегаплан для работы со складом?

Да, для этого в Мегаплане есть специальный модуль «Склад». Он дает возможность мониторить остатки товаров и оформлять заказы. Для удобства пользователей можно присваивать аватары для номенклатуры. Каждая картинка увеличивается по клику, что очень удобно. Если на конкретную позицию долго не оформлялись накладные, система автоматически напомнит об этом — такое решение помогает избежать застоя в товарообороте.

Доступна ли интеграция с продуктами от 1С?

Да, у многих CRM предусмотрена такая возможность, в том числе и в Мегаплане. При необходимости можно настроить интеграцию с различными программами и обработчиками.