Чем полезны программы для организации рабочего процесса

Программы для организации рабочего процесса приносят огромную пользу бизнесу — подобный тезис часто встречается в статьях о ПО для предприятий. Но в них не всегда перечисляются конкретные плюсы CRM. Разберем их в нашей статье.

Меньше рутины

Автоматизация — одна из основных причин внедрения CRM. С помощью нее можно сэкономить время, избегая монотонной работы с документами и отчетами. Поэтому при выборе CRM-системы нужно обязательно обращать внимание на автоматические сценарии, которые можно задействовать. Что может делать подобное ПО:

• Автоматически составляет отчеты через заданные отрезки времени — хоть ежедневно.
• Самостоятельно открывает на компьютере менеджера карточку клиента во время входящего звонка — ее не придется искать вручную. Для этого номер абонента должен быть заведен в базу данных.
• Заполняет поля в счетах, договорах и других документах — данные заказчика программа берет из карточки клиента.
• Отправляет уведомления при переводе задачи в определенный статус. Не нужно тратить время на оповещение коллег.
• Распределяет входящие заявки между менеджерами. Заказы обрабатываются быстрее.

Это далеко не полный список сценариев, которые можно внедрить. Но даже если в работе будет задействовано только 2-3, это уже избавит сотрудников компании от рутины и позволит сосредоточиться на более важных делах.

Сокращается время работы по сделке

Во многих сферах бизнеса сделки длятся месяцами. Зачастую задержки происходят просто из-за человеческого фактора. Менеджеры забывают позвонить, оформить счет или не успевают сделать запланированные дела. CRM помогает избежать таких «зависаний» сделок. Клиент тратит меньше времени на ожидание, а менеджер может воспользоваться программой в ходе работы над сделкой — достаточно пары кликов, чтобы найти нужную информацию в базе данных или оформить счет.

Растут доходы от продаж

Когда у менеджеров есть такой помощник, как CRM, растут и доходы компании. Хотя, конечно, это не произойдет сразу за месяц.

Кроме работы по сделкам, CRM может пригодится для внедрения новых бизнес-сценариев. Так, в Мегаплане есть ряд шаблонов, которые можно использовать в работе — это поможет повысить эффективность и отдела продаж, и производственных цехов. Компания, в которой качественно выстроены бизнес-процессы, быстрее развивается.

Защита базы данных

CRM полезны еще и тем, что помогают защитить информацию о заказчиках. Менеджеры, работающие в отделе продаж, будут видеть только своих клиентов. Даже при большом желании сотрудник не сможет скопировать всю базу — доступ к ней есть только у руководства. Это защищает данные клиентов и предотвращает утечки.

Быстрее адаптируются новые сотрудники

Переход на новую работу — стресс для многих менеджеров, в том числе из-за необходимости изучить клиентскую базу. Программы для организации рабочего помогают с этим справиться: сотруднику не придется по крупицам собирать данные о клиентах или смотреть историю заявок — все это хранится в CRM. Даже во время первого звонка уже можно выстраивать диалог, ориентируясь на ранние заказы или итоги переговоров. Данные о каждом взаимодействии с клиентом или контрагентом хранятся в базе. К тому же, CRM упрощает рабочий процесс, и это тоже положительно сказывается на сроках адаптации нового сотрудника.

Отчеты становятся объективнее

Во многих компаниях CRM активно используются для формирования отчетов. Преимуществ здесь много:

• Исключены ошибки в расчетах.
• Отчеты можно составлять автоматически.
• Отчеты информативные и красиво оформленные.

Важно, что при использовании CRM диаграммы и графики не только визуально привлекательные, но и объективные — программа автоматически собирает данные и статистику. Это касается и других задач.

Нужно меньше программ для работы

Еще одно важное преимущество любой программы для организации рабочего процесса — интеграция с другими сервисами. Синхронизировав CRM со сторонним ПО, вы получаете универсальное рабочее пространство. Благодаря этому можно написать письмо, не заходя в почтовый ящик, или перенести данные из одной базы в другую, избежав трудоемкого импорта файлов. В зависимости от CRM бывают доступны интеграции с разными приложениями и сервисами:

• Мессенджеры.
• Электронная почта.
• IP-телефония.
• Продукты 1С.
• CMS сайтов.
• Аккаунты в социальных сетях.
• Сервисы для рассылок.
• Программы для складского учета.

Правильная интеграция помогает избежать обилия открытых программ и вкладок в браузере — всю работу можно вести через CRM.

Появляются новые рабочие инструменты

Если к выбору CRM подойти правильно, вы получите многофункциональный рабочий инструмент, который помогает не только принимать заказы и вести документооборот, но выполнять другие рабочие задачи. Для организации рабочего процесса пригодится планировщик, в котором можно фиксировать все предстоящие дела, а переписку с коллегами удобно вести через корпоративный чат —. диалоги не будут раскиданы по разным мессенджерам.

Если говорить о Мегаплане, многие пользователи оценили видеочат, который выручает в ходе совещаний. Благодаря этой функции не приходится покидать рабочее место, чтобы присутствовать на встрече. Кроме того, с помощью Мегаплана можно проводить вебинары — эта опция незаменима, когда руководителю нужно выступить перед 20-30 сотрудниками из разных филиалов.

Описывая пользу, которую CRM приносит при организации рабочего процесса, нельзя не упомянуть маркетинговую активность. Такие программы созданы, чтобы вести с их помощью продажи. Как правило, они предоставляют пользователям широкий выбор функций, направленных на взаимодействие с потенциальными и реальными заказчиками. Это может быть привлечение клиентов, формирование лояльности, помощь в продвижении товара на рынке, дополнительные заявки. Поэтому в XXI веке вести продажи без CRM-маркетинга можно, но с ним работать получается намного эффективнее.

Для большинства компаний крайне важно не упускать такой источник дохода, как повторные продажи, и в этом поможет CRM. По данным, которые в 2021 году опубликовала маркетинговая платформа Annex Cloud, постоянные клиенты в среднем тратят на 33% больше, чем новые. И именно они формируют большую часть дохода, принося компаниям 65% прибыли.

Снижается влияние человеческого фактора

Любой руководитель сталкивался в своей практике с тем, что сотрудники забывают о звонках и встречах, допускают ошибки при оформлении документов или просто медленно работают. Программные алгоритмы лишены таких слабостей. Сложно представить ситуацию, при которой CRM не сделает отчет, потому что у ребенка утренник в детском саду.

Ошибка в работе программы возможна лишь в одном случае — если человеческий фактор проявился на этапе настройки. Но, как правило, такие погрешности очень быстро устраняются.

Проще контролировать сотрудников

Контроль над работой персонала — еще одно преимущество многих программ для организации рабочего процесса. С помощью CRM можно узнать сколько длится рабочий сеанс в CRM, а также посмотреть на время, которое уходит на работу по конкретной задаче. Если вы выбрали специализированную систему, ориентированную на отделы продаж и call-центры, получится даже прослушать записи телефонных разговоров с клиентами.

Польза от программ для организации рабочего процесса очевидна. Но важно помнить о том, что на эффективность влияет правильный выбор CRM Поэтому очень важно подойти к этому вопросу ответственно.

Вопросы и ответы

Можно ли с помощью CRM внедрить программу лояльности?

Да. Достаточно прописать условия начисления скидки, и она будет начисляться автоматически.

Как на практике выглядит интеграция с мессенджерами?

Если вы принимаете заявки через мессенджеры или используете их как средство обратной связи с заказчиками, вам не придется выходить из CRM. Программа автоматически направит заказ на менеджера, а ответ, написанный через CRM, появится в диалоге. При этом история сообщений сохраняется и в мессенджере, и в CRM-системе.

Получится ли самому интегрировать CRM со сторонними программами?

Несмотря на то, что в большинстве случаев такие действия не требуют навыков программирования, не рекомендуем обходиться без помощи специалистов. Даже подробные инструкции по настройке и интеграции CRM не гарантируют, что в ходе работы не будет допущена какая-либо ошибка. Кроме того, специалист сможет индивидуально настроить программу под нужды компании, выбрав эффективное и изящное решение.