Что такое отчётность в CRM

Отчётность в CRM – важная опция, которая разгружает сотрудников компании, избавляя их от одной из самых рутинных задач. Персоналу приходится регулярно составлять отчёты, иногда делать это ежедневно. Рано или поздно такая обязанность превращается в обузу.

Ведение отчётности в CRM исключает из круговорота дел утомительный и монотонный труд – программа автоматически предоставляет сводку о делах, выполненных за определённый период. Кроме того, в этом случае исключены ошибки, которые многие сотрудники допускают из-за невнимательности. Также уменьшается вероятность манипулирования цифрами – руководитель получает объективный отчёт, составленный на основе информации, введённой в CRM.

Регулярное формирование и тщательный анализ отчёта по продажам – ключевой элемент управления продажами в компании, обеспечивающий возможность принятия взвешенных и обоснованных решений.

Виды отчётов

Ведение отчётности в CRM-системе – это универсальный процесс, с помощью которого можно отобразить любой аспект работы персонала компании. Так, к основным разновидностям отчётов из CRM можно отнести:

• Данные о маркетинговых кампаниях. Они нужны, чтобы просчитать эффективность рассылок, ROI по различным каналам привлечения, а также проанализировать источники притока клиентов.
• Отчёты, демонстрирующие активность менеджеров. Обычно в таких сводках можно увидеть количество звонков и встреч, а также посчитать время, затраченное на работу с клиентами. Это эффективный инструмент, демонстрирующий продуктивность работы менеджеров.
• Сведения о состоянии клиентской базы. Из такого отчёта можно не только сделать выводы об изменении числа заказчиков, но и посмотреть статусы клиентов, понять к какому сегменту они относятся. Также можно определить уровень лояльности заказчиков.
• Отчёты по продажам, в которых отражены объёмы сделок и прирост числа клиентов. Сюда же входит информация о конверсии в воронке продаж.
• Финансовая отчётность. Это, прежде всего, прибыль, рентабельность, взыскание дебиторской задолженности. В зависимости от программы можно рассчитать пожизненную ценность клиента, чтобы увидеть всю прибыль, полученную от него.

Оперируя информацией, полученной из таких отчётов, менеджмент компании сможет принимать объективные и взвешенные управленческие решения. На дистанции использование CRM-отчётности повышает эффективность работы с клиентами и способствует развитию бизнеса в целом.

Возможности отчётности в CRM

В зависимости от программы, можно поменять внешний вид отчётности в CRM системе, что позволяет выбрать максимально подходящий формат. Это могут быть графики, диаграммы или таблицы.

Отчётность в CRM всегда настраиваемая – можно заранее указать параметры, информация о которых будет предоставлена. Это позволяет получать подробные отчёты о том, как идут дела у компании. Также при необходимости можно выбрать формат, что удобно при планировании экспорта отчётов в Excel.

У отчётов, которые составляет CRM-система, есть и другие возможности. Среди них:

• Разграничение прав доступа. Отчёты будут получать только сотрудники, указанные в настройках. Это позволяет соблюсти конфиденциальность информации.
• Выбор канала для отправки. Так, программа сможет направлять отчёты на электронную почту. Удобно для работы вне офиса: чтобы посмотреть на отчёт, достаточно зайти в свою почту со смартфона.
• Сегментация клиентов. CRM покажет всю статистику по клиентам, ориентируясь на заданные параметры. Это может быть возраст, место жительства или другой критерий. Такие отчёты помогают настраивать маркетинговые кампании.
• Выбор нужной категории. Достаточно в настройках указать, какие отчёты хотите получать, и программа в определённое время будет их присылать. Это может быть отчётность, демонстрирующая эффективность сотрудников, динамику заказов или количество повторных заявок. Всё зависит от среза бизнеса, который нужно изучить.
• Внедрение рейтинга. С помощью отчётности в CRM можно составить рейтинг сотрудников, товаров или услуг. Программа, ориентируясь на выбранный критерий, расставит их по местам. Одного взгляда на отчёт хватит, чтобы увидеть лидера в выбранной категории.
• Визуализация. Зачастую сложно понять, как идут дела, если смотришь на таблицы. CRM упрощает анализ, переводя цифры в наглядную форму.
• Работа над ошибками. Спомощью отчётов в CRM удобно оценивать причины отказов. Это позволит проработать факторы, мешающие росту продаж, и оптимизировать воронку продаж.

Отчёты, составленные CRM, помогают актуализировать информацию. Так, в случае с ежедневной отчётностью, руководитель получает сведения, демонстрирующие, как идут дела здесь и сейчас.

Какие отчёты важны для продаж

Состав и наполнение отчёта определяется на основе целей и задач бизнеса. Анализ отчётности позволяет руководству компании принимать обоснованные управленческие решения. Типовой отчёт по продажам может включать следующую информацию:

• KPI сотрудников отдела продаж.
• Данные о размере дебиторской задолженности.
• Оценка каналов сбыта.
• Объёмы продаж – общая сумма, количество сделок, средний чек.
• Конверсия на каждом этапе воронки продаж.
• Динамика продаж по периодам, продуктам, направлениям, менеджерам.
• Выполнение плановых показателей.
• Информация о количестве лидов, звонков, встреч, сделок.
• Сведения о выставленных и оплаченных счетах.
• Показатели маржинальности и рентабельности продаж.
• Расчёты бонусов для менеджеров по продажам.

Анализ показателей отдела продаж даёт руководителю полную картину, позволяя выявлять недочёты, оценивать эффективность деятельности менеджеров и оперативно принимать меры по повышению результативности.

Как сформировать отчёты в CRM

Если планируете вести отчётность в CRM-системе, нужно тщательно настроить этот параметр программы, чтобы отчётность действительно работала на благо бизнеса. Рекомендуем выполнить следующие этапы:

1. Определите цели и задачи отчёта. Важно заранее понимать, зачем нужен конкретный отчёт и какую информацию хотите получать. Это может быть анализ продаж по точкам, рейтинг товаров, оценка эффективности работы менеджеров, динамика в сравнении с планом.
2. Выберите необходимые показатели. Помимо базовых метрик, таких как объём продаж, конверсия и средний чек, включите дополнительные параметры. Они помогут создать полную картину.
3. Укажите формат для отчётов. Они могут быть в виде таблицы, как виджет в CRM-системе, Excel-таблица. Укажите, где будут храниться отчёты, а также определите кто и как будет получать к ним доступ.
4. Интегрируйте отчётность в работу отдела продаж. Для этого нужно увязать мотивацию сотрудников с данными из отчёта – это хороший способ стимулировать к достижению целей.
5. Обеспечьте регулярный сбор данных. Важно, чтобы сотрудники вносили актуальную информацию в CRM ежедневно.

И последний, но не менее важный шаг – анализ отчётов. Следуя этому пошаговому алгоритму, у вас получится создать отчётность, которая станет не просто формальным документом, а эффективным инструментом, способствующим росту продаж.

Как строятся отчёты в Мегаплане

Чтобы создать отчёт в CRM от Мегаплана, нужно перейти в соответствующий модуль и нажать на кнопку «Добавить отчёт». Право на создание отчёта есть у каждого сотрудника – это регламентировано базовыми правами доступа. Поэтому рядовой менеджер сможет создать форму для отчётности, которая касается его задач. Также можно создать описание отчёта и выбрать его тему.

бязательно стоит указать колонки, которые будут фигурировать в отчёте. Если в выпадающем списке не нашлось нужного значения, используйте опцию «Добавить колонку». При необходимости колонки можно удалять, переименовывать или менять местами. Также в меню есть функция группировки колонок – с их помощью можно выводить общую сумму, а также верхние и нижние значения.

Для удобства пользователей есть фильтрация – это важная опция для любого отчёта. С их помощью можно отсечь информацию, которая в данный момент не так уж важна. Еще одна востребованная функция – права доступа. Можно указать сотрудников, которые могут только просматривать отчёт, а также есть возможность дать права на редактирование. Когда шаблон отчёта будет сформирован, не забудьте нажать на кнопку «Сохранить». После этого Мегаплан будет автоматически формировать и присылать отчётность в указанные сроки.

Вопросы и ответы

Нужно ли платить за такую опцию, как отчёты?

Нет, практически в каждой CRM отчёты включены в базовый функционал и доплата за них не нужна.

Возможно ли формирование отётов на основе данных из других программ?

Если программа интегрирована с CRM, формирование сводных отчётов возможно – в этом случае создаётся единое рабочее пространство, информация из которого доступна для анализа.

Могут ли рядовые сотрудники видеть сформированные отчёты?

Если у них есть права доступа к отчётам, они смогут увидеть итоговые результаты. Иногда в этом есть смысл, потому что менеджеры могут самостоятельно посмотреть на объективную оценку их труда. Это хорошая мотивация.