Как внутренний сервис по управлению персоналом вырос в стартап

Началось все в 2010 году, когда мы с Максимом Плешковым организовали компанию Bar-street. Мы оба все студенчество проработали в барной индустрии, поэтому и нишу выбрали соответствующую — барный кейтеринг. Организация выездных баров по-прежнему является нашей основной сферой деятельности.

Успех каждого нашего заказа во многом зависит от человеческого фактора. Будем честны: именно бармен отвечает за качество коктейлей, общается с гостями и, в конце концов, берет харизмой. А база исполнителей у нас просто огромная. Через пару лет работы мы поняли, что даже снабженный макросами Excel не решает наших задач. Наполнение базы, подбор персонала и контроль выплат отнимали львиную долю времени менеджеров. В пиковое время недостатки системы становились еще более явными, избежать ошибок было очень сложно.

Заказ у стороннего разработчика

Первая попытка уйти от Excel была затяжной и не совсем удачной. Программист из меня тогда был никакой, но придумывать что-то новое мне всегда было интересно. Мы собрали вместе все наши требования и даже схематично набросали интерфейс. Выбрали подрядчика и вручили наше подобие технического задания. Через четыре месяца нам представили первый прототип. К тому моменту на разработку уже ушло 300 тыс. руб. Система была реализована как десктопное приложение для менеджеров и облачный интерфейс для персонала. Появился календарь заказов, структурированная база и личный кабинет для персонала. Бармены и официанты получали оповещения в виде СМС-сообщений.

Что пошло не так?

Общение с выбранным разработчиком не заладилось. Вероятно, дело было в отсутствии у нас опыта. Тем временем бизнес рос, количество заказов и база персонала стремительно росли. Появилась потребность в CRM-системе. В 2013 году мы выбрали Мегаплан — и нисколько не пожалели. Мегаплан решил огромное количество задач в целом, но попытки настроить внутри него работу с большой базой персонала не увенчались успехом.

В итоге мы отказались от прототипа, полностью перешли в Мегаплан и вернули старый добрый Excel с макросами. Идея об автоматизации работы с персоналом осталась на бумаге и в наших мечтах.

Хочешь что-то сделать хорошо — сделай это сам

Так получилось, что автоматизация нас увлекла больше, чем мы могли себе представить. Нам постоянно чего-то не хватало. Сначала мы сделали блок для прогнозирования и планирования продаж, затем ушли в интеграции с различными облачными сервисами, в основном касающимися маркетинга. Но к автоматизации работы с персоналом мы долго не приступали, вспоминая первый неудачный опыт.

В 2015 году наше увлечение выросло в отдельную IT-компанию Polytell со своим штатом разработчиков. Мы стали «пилить» облачные сервисы, интеграции с CRM, телефонией, тестировать их на себе, продавать клиентам. И наконец занялись внедрением CRM в малый и средний бизнес.

В середине 2015 года мы все-таки решились вернуться к автоматизации работы с персоналом. Мы сразу предполагали, что делаем систему не только для Bar-street, но и для всех компаний со схожими задачами. Было решено собрать недорогой универсальный облачный сервис.

Мы начали с прототипа интерфейса и проработки технического задания. Отрезали все лишнее и постарались оставить только самое нужное.

Так, наша система должна была:

• Составлять базу. Зачем тратить время на ввод данных о сотрудниках в систему, если они могут сделать это сами, например, при регистрации.
• Хранить базу персонала в едином месте.
• Отправлять приглашения на работу. Раньше приходилось всех обзванивать лично. Массовая рассылка значительно экономит время менеджеров. Была гипотеза, что должно работать по принципу такси: кто быстрее взял заказ, «того и тапки».
• Выдавать информацию по оплате. Чтобы каждый точно знал, сколько денег ему должны, за что наказали или премировали.
• Обеспечивать доступ исполнителей к календарю заказов и инструкциям в понятном и доступном виде.
• Быть удобной, всем нравиться и легко дополняться.

Сам себе заказчик

На каждом этапе создания мы тестировали разработки на себе. Делали все максимально простым и универсальным. Первоначально мы рассчитывали открыть продажи месяцев через пять, но на деле все оказалось сложнее.

Нам пришлось преодолеть огромное количество технических проблем. Финансирование полностью лежало на наших плечах, так что мы считали каждый потраченный рубль. За время разработки я понял, что делать что-то подобное с минимальным бюджетом — та еще авантюра. Но мы и не думали останавливаться. Стало предельно ясно, что никто не справится с этой задачей лучше нас самих.

Первый рабочий прототип Worksman появился почти через год, к середине 2016-го. Мы продолжали его дорабатывать, добавляли новые функции. Проверяли уже не только на своем проекте, но и у друзей-партнеров. За первые полгода у нас появилось 35 бесплатных и 3 платных пользователя.

В 2017-м мы перенесли все коммуникации с персоналом в Telegram. Умный бот в мессенджере позволил закрыть основные задачи, начиная с момента регистрации и авторизации. Плюс он бесплатный. Весной 2018 года с Telegram нам пришлось попрощаться по общеизвестным наставлениям Роскомнадзора. Весь функционал мы оперативно перенесли на аналогичный бот в Viber.

Настоящее и будущее сервиса

Что мы имеем сейчас:

• 28 платных пользователей;
• 1830 зарегистрированных исполнителей;
• 6340 выполненных заказов;
• мы планируем добраться до отметки в 300 платных пользователей к октябрю 2018 года.

Сейчас мы продолжаем совершенствовать продукт и активно ведем работу над мобильным приложением для iOS и Android.

Вот так из решения наших внутренних задач получился удобный сервис, на котором тоже можно делать деньги. Подробнее о функционале системы я расскажу на вебинаре. Подробнее.