Как организовать работу команды: про фабрику идей и спринты от Google

В большинстве компаний работа организована следующим образом: у сотрудников есть список задач, которые они должны выполнить и которые они выполняют. Как быстро и качественно — уже другой вопрос. Задача руководителя в таком случае — весь этот процесс организовать и сделать так, чтобы команда делала как можно больше задач в адекватно короткие сроки.

Скорость и качество — важные критерии как для начинающего стартапа, так и для корпорации. У корпорации точно так же нет возможности тратить много времени на простои и задержки. Поэтому грамотно спланировать рабочий процесс — ключевая задача. Об этом и поговорим в статье.

Долго или быстро?

Принято говорить, что большие достижения состоят из небольших шагов, сделанных на пути к ним. Если к какой-то цели хочется прийти, не нужно сразу пытаться делать это большими рывками, преодолевая боль и ограничения. Достаточно медленно, но верно двигаться к намеченной цели.

В беговом спорте два основных вида соревнований: марафоны, то есть забеги на длинную дистанцию, и спринт — забег на короткую дистанцию, от 30 до 400 метров. По сравнению с марафонскими дистанциями это вообще ничто, но при этом интенсивность нагрузки гораздо больше. Если в марафоне цель — пробежать длинную дистанцию, то в спринте — пробежать короткую дистанцию на пределе скорости.

Так и появилась методика спринтов, которая используется для организации работы команд, суть которой — не идеально, зато очень быстро. Понятно, что не в каждой отрасли применим формат работы «делаем быстро, можно и не очень хорошо». Работать спринтами вряд ли стоит врачам или строителям, но для оптимизации ненужного такой формат подойдёт хорошо. Его суть в том, чтобы большие и сложные процессы декомпозировать на мини-задачи, которые необходимо выполнить в строго сжатые сроки.

Реализация или спринты?

Метод спринтов придумали сотрудники корпорации Google, а точнее, руководитель одного из отделов в дочернем проекте — почтовом сервисе Gmail.

Раньше на почту сыпалась куча сообщений, где в потоке спама и бесполезных рассылок нужно было находить полезные письма. Решением этой проблемы стала роботизированная система, которая автоматически отсматривает письма, проверяет репутацию почтового отправителя и распределяет письма так, чтобы получатель читал только важное, а остальное отправлялось в рассылки или папку со спамом.

Звучит как хорошее решение, но на деле даже такой корпорации, как Google, нужно было много времени для того, чтобы оценить жизнеспособность идеи: во-первых, хватит ли технической мощности для создания такого робота, во-вторых, действительно ли это решит проблему пользователей Gmail, и, в-третьих, не затянется ли разработка на долгие годы и не съест ли добрую долю заработка.

Ответственность за этот проект легла на плечи руководителя отдела Джейка Наппа, который потом написал про этот опыт одноимённую книгу. Тогда он оценил этот опыт как достаточно сложный: по сути, тебе дают задание без вводных и точных ответов, какой будет результат и будет ли. Поначалу, когда нужно систематизировать такой хаос и найти ответы на вопросы, когда не хватает информации, это вызывало страх. Но потом, если «разделить слона на мелкие кусочки», а сложный проект — на спринты, хаос становится управляемым.

Когда команда Джейка занималась этим проектом, метода работы спринтами не существовало. Это тогда он заметил особенности, которые легли в основу инструмента, в частности главную — эффективность в сжатые сроки.

Многие предприниматели рассуждают так. Реализовать какой-то бизнес или проект — половина дела. Первая половина дела не менее сложная — идею этого бизнеса или проекта придумать. Обычно для начинающих предпринимателей, маркетологов и других стратегов, которые занимаются поиском идей, такая тема самая животрепещущая. Наверняка вы сами представляете, как порой сложно придумывать классные идеи.

Как показывает опыт, интересные идеи рождаются в ограничениях. Существует такой психологический феномен, как «парадокс выбора» — концепция, которая возникла в эпоху капитализма, когда выбора стало так много, что жадность и голод заменили парализация и невозможность выбрать что-то одно. Чем больше вариантов, тем дольше мы думаем и не можем принять решение, это вызывает стресс и чувство неопределённости.

Когда у нас есть слишком много вариантов, мы начинаем сравнивать и анализировать каждый из них, что забирает у нас большое количество времени и энергии. Более того, мы можем переживать страх пропустить лучший вариант или сделать неправильный выбор.

Также и с бизнес-идеями. Кажется, что перед вами открыты все двери — придумывайте, сколько влезет, и тестируйте всё. Но открытием оказывается, что когда у вас полная свобода, то появляется тот самый парализующий страх. Когда же вы должны работать в ограничениях и придумывать идеи без широты фантазии, тогда это рождает самые яркие и остроумные затеи. Ограничения заставляют наш мозг работать гораздо интенсивнее, чем ощущение полной свободы.

Проекты или рутина?

Чем отличается проектная работа от обычной рутинной. В проектах вы работаете эпиками — так называют некие «реперные точки», к которым привязывается каждый важный этап работы, и он строго определён заранее известной всем датой. Когда работаешь этапами, находишься в очень сжатых сроках, и, согласно наблюдениям Джейка, такие ограничения помогают делать работу эффективнее: команда фокусируется только на том, что важно, не распыляя внимание на всё остальное. А это самая большая боль рутинной работы, когда ты не привязан к срокам, — вместо того чтобы сделать что-то за день, делаешь в течение недели. При работе спринтами такой возможности нет.

По сути, спринт — это рабочий забег на короткую дистанцию. Короткой дистанцией считается пятидневная рабочая неделя с понедельника по пятницу. В таком случае нет возможности делать всё что хочется — уже со среды руководитель команды определяет приоритетно, какие задачи команда возьмёт на следующую неделю из общего списка задач, формирует список задач на следующий спринт и распределяет по сотрудникам. А с понедельника команда начинает их выполнять и максимально фокусируется на их поставки в срок.

При таком формате работа становится прозрачнее: вы точно понимаете, что делает ваша команда, и более уверены в том, что они распределяют свой ресурс по максимуму оптимально, а не распыляются на всё подряд от очень приоритетного, до ненужного, но простого (ведь все мы знаем, как сложно браться за что-то сложное и не очень приятное).

В конце спринта многие команды проводят ретроспективу. Это небольшое совещание команды, на котором сотрудники обсуждают прошедший спринт и проблемы, с которыми столкнулись.

Чем ещё хорош формат работы спринтами — он помогает поставить работу на конвейер. Если у вас постоянно много задач, вы не работаете в хаосе, тратя кучу времени на то, чтобы вообще разобраться, что делать в первую очередь. Вы заранее формируете спринт и определяете, какие задачи берёте, структурируя работу команды.

Редакция Мегаплана. Иллюстратор Лидия Пожидаева.
На заставке: кадр из фильма «Кадры», 2013