Зачем руководителю матрица Эйзенхауэра

Матрица дел Эйзенхауэра — инструмент менеджмента для организации рабочего времени. Она помогает сотрудникам с большим потоком сложных и разноплановых задач, например директорам компаний и руководителям отделов, использовать для их ранжирования два критерия. Матрица Эйзенхауэра позволяет расставлять приоритеты, оценивая задачи с точки зрения как личных перспектив, так и возможностей для бизнеса.

Статья будет полезна владельцам компаний, предпринимателям и руководителям любого уровня, которые устали работать на износ и хотят решать стратегические задачи. Если вы много слышали о матрице Эйзенхауэра, но не понимаете, как ее применить в своем плотном графике, дочитайте статью до конца. Вас ждет много практических советов и полезных рекомендаций, упрощающих перенос каждой задачи в матрицу Эйзенхауэра.

Для чего нужна матрица приоритетов Эйзенхауэра

Ежедневно руководители и владельцы бизнеса встают перед выбором: заняться тем, что срочно, или тем, что важно. И чаще выбирают срочные задачи, потому что они кажутся им важнее, чем есть на самом деле. При этом действительно важные задачи, которые влияют на долгосрочный успех компании, остаются в стороне — на них не хватает времени. Правильно расставить приоритеты помогают критерии матрицы Эйзенхауэра.

Ощущение перегруженности задачами, которые ежедневно требуют внимания, может запросто превратить вас в человека, который всегда тушит пожары на работе и в личной жизни. Если к концу дня вы чувствуете себя измотанным, но все равно недовольным своими результатами — это верный признак того, что вам не хватает порядка в делах. 34-й президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр в свое время говорил о том же, только другими словами: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными».

До сих пор ведутся споры о том, кто же все-таки придумал матрицу приоритетов Эйзенхауэра — сам президент или находчивые современники, которые использовали его имя, чтобы придать больший вес этому инструменту планирования. В любом случае человечество получило простую и понятную систему ранжирования. Ведь матрица Эйзенхауэра позволяет достаточно просто классифицировать задачи по уровню срочности и важности.

Матрица Эйзенхауэра. Определение

Матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте — основной инструмент распределения задач в рабочем календаре. Когда приоритеты у планируемых и входящих задач расставлены, их можно смело переносить в ежедневник и по очереди приступать к выполнению.

Срочность и важность — два главных критерия для распределения задач в очереди на выполнение. Они противоположные: «важно» и «не важно», «срочно» и «не срочно». Сочетание этих значений дает четыре варианта расстановки приоритетов. Поэтому матрица разделена на четыре части, которые еще называют квадрантами, или квадратами, матрицы Эйзенхауэра.

В менеджменте существуют разные типы матрицы Эйзенхауэра. Один из них — так называемая матрица Эйзенхауэра–Кови. Так уж вышло, что главным популяризатором матрицы Эйзенхауэра как инструмента расстановки приоритетов стал Стивен Кови, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей». Более того, он предложил собственное ее прочтение. Например, срочность у него зависит только от внешних факторов, в важность — от субъективного восприятия задач.

Смысл матрицы Эйзенхауэра сводится к тому, чтобы уделять больше времени и внимания задачам с высоким приоритетам из второго квадрата. Антикризисному менеджменту из первого квадрата, мелким рутинным делам из второго и бесполезным делам из третьего нужно объявлять войну.

Важное и срочное в матрице Эйзенхауэра: классическое понимание

Итак, главная особенность матрицы Эйзенхауэра заключается в том, что все задачи делятся на срочные и важные.

• Срочные и важные задачи. Требуют вашего немедленного участия и должны быть в наивысшем приоритете. Это могут быть проекты с дедлайном, нестандартные ситуации или проблемы со здоровьем.

• Несрочные, но важные задачи. Чрезвычайно важны, но требуют сосредоточенности. Это могут быть задачи стратегического плана, построение отношений с коллегами или личное профессиональное развитие.

• Срочные, но неважные задачи. Их нужно делать, но они не способствуют достижению целей или долгосрочного успеха. Это могут быть рутинные административные задачи, проверка электронной почты или несущественные встречи.

• Несрочные и неважные задачи. С низким приоритетом, поэтому их можно смело удалять из списка дел или делегировать, если есть кому. Это может быть разного рода монотонная работа, скроллинг ленты соцсетей, просмотр телевизора.

Матрица Эйзенхауэра: пример распределения задач

Распределенные на матрице задачи помогают наглядно увидеть, на чем именно стоит сосредоточить свое внимание. Если посмотреть на матрицу Эйзенхауэра внимательно, причина низкой эффективности заключается не столько в выборе между срочным и важным. Самое главное — научиться отличать срочные и важные задачи по матрице Эйзенхауэра от срочных и неважных.

Несмотря на то что матрица Эйзенхауэра упоминается во всех книгах по саморазвитию и тайм-менеджменту, в ней по-прежнему много белых пятен. Преимущества матрицы Эйзенхауэра в том, что она помогает достаточно просто определить приоритетные задачи и дает вам ощущение контроля над рабочей нагрузкой. При этом недостатки у матрицы Эйзенхауэра тоже есть:

• не подходит для сложных и долгих задач;
• не позволяет гибко изменять приоритеты и сроки выполнения задач;
• не дает методологию эффективного выполнения задач;
• целый квадрант предполагает, что есть кому делегировать задачи;
• не подходит для задач, которые выполняются по расписанию.

Как внедрить матрицу Эйзенхауэра в рабочий график

Дальше посмотрим, как применяется матрица Эйзенхауэра онлайн — в CRM-системе и таск-менеджере от Мегаплана, которые используют руководители для управления продажами, проектами и бизнес-процессами.

Шаг 1. Составить список. Не обязательно исчерпывающий, но хорошо продуманный с точки зрения наибольшего влияния на бизнес. Можно написать его вручную в блокноте, но лучше зафиксировать задачи в специальной программе для управления рабочим временем, например в Мегаплане.

Для составления списка дел можно использовать описание обязанностей из должностной инструкции. В ней можно найти даже те, которые вы можете и не выполнять в данный момент.

Шаг 2. Расставить приоритеты для срочных и важных задач и сосредоточиться на их выполнении.

Запланировать время для несрочных, но важных задач.

Срочные неважные задачи, а также несрочные и неважные задачи нужно вычеркнуть из списка или передать их тому, у кого сейчас больше свободного времени.

Как показывает матрица Эйзенхауэра, примером срочной задачи, которая к тому же важна, может быть оперативная реакция на жалобу клиента. К важным, но несрочным задачам можно отнести исследование новых маркетинговых стратегий для компании или изучение ценовой политики конкурентов.

Как адаптировать матрицу Эйзенхауэра к нуждам бизнеса

Техника матрицы Эйзенхауэра подходит не только для личного использования руководителем. Ее можно достаточно успешно применять для управления результативностью сотрудников и взаимодействием между отделами. Большинство конфликтов в коллективах случаются из-за того, что сотрудники по-разному оценивают важность и срочность задач, поэтому не могут договориться об очередности совместных действий.

Обратите внимание, что всегда есть разрыв между сотрудниками на нижних (линейные работники) и высших (руководители) уровнях в понимании критериев «важно» и «срочно». Если не работать над сокращением разрыва, в компании могут начаться проблемы.

К тому же нужно эффективно использовать потенциал команды: научиться делегировать и потом научить тому же сотрудников, ведь многие задачи можно передавать подчиненным.

Делегирование — ключевой вопрос успешной реализации матрицы Эйзенхауэра. Руководителю важно оставаться ответственным за что-либо критическое, но при этом делегировать фактическое выполнение работы кому-то другому. Например, разбивать очень большие задачи на более мелкие, чтобы отдавать их непосредственным подчиненным. К тому же благодаря делегированию возникают условия для профессионального роста сотрудников: становится видно, кому со временем можно поручить более сложную работу.

Президентскую методику можно и нужно адаптировать к нуждам бизнеса. Как показывает матрица Эйзенхауэра, критерии задач для этого процесса, так же как и для использования матрицы Эйзенхауэра в личных целях, — наиболее важные составляющие успешной реализации.

1. Определитесь с критериями, по которым задачам будут присваиваться приоритеты. Например, потенциальная польза для компании от их выполнения и потенциальный вред от невыполнения. Срочность зависит от наличия дедлайна и времени, которое до него осталось.

Как работает матрица Эйзенхауэра? Пример для наглядности. Допустим, в производственный отдел одновременно поступили сразу три задачи: от отдела продаж, отдела маркетинга и склада. Отдел продаж попросил добавить в производственный перечень новое наименование. Отдел маркетинга решил провести презентацию опытного производственного образца, который нуждается в доработке. А склад просит пересмотреть планы производства из-за высокого спроса на некоторые позиции.

Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить все по своим местам. Если пренебречь информацией от склада, есть риск потерять клиентов, которые уйдут искать необходимые товары у конкурентов. Поэтому эту задачу можно отнести к важной и срочной — у нее первый приоритет первый (П1). Задачи отделов маркетинга и продаж тоже важны, но не такие срочные, а значит, получают второй приоритет (П2), но маркетинговая задача все равно выше, так как касается привлечения как новых клиентов, так и инвесторов.

2. В компании должны быть ответственные за расстановку приоритетов задачам по матрице Эйзенхауэра. Например, это могут быть руководители отделов, поставивших задачу. Исполнители не могут изменить приоритет, иначе они бы выполняли только легкие и интересные только им задачи, а о целях компании никто не думал бы.

3. Руководителям отделов следует мыслить стратегически в ситуациях, когда будет нужно выбирать между задачами с одинаковым приоритетом, и уметь договариваться исходя из долгосрочных интересов компании. В спорных случаях последнее слово остается за генеральным директором.

Важно убедиться, что выбранный приоритет отражает то, над чем вы больше всего хотите, чтобы сотрудники работали.

1. Нужно сохранять прозрачность системы приоритетов. Тогда все постановщики будут знать, что их задачи не забыты и добавлены в очередь с определенными сроками. Все счастливы.
2. Второстепенные задачи всегда можно игнорировать или делегировать заместителям, поручать стажерам или отдавать на аутсорсинг.
3. Смиритесь с тем, что часть задач с четвертым приоритетом (П4) никогда не будет выполнена, потому что в них пропадает надобность.

Стив Джобс, легендарный глава Apple, как-то сказал: «Умение решить, что не нужно делать, так же важно, как принятие решения о том, что делать нужно». Не поспоришь!

Матрицу Эйзенхауэра можно использовать для любых задач. Например, Мегаплан занимается разработкой CRM-систем для управления взаимоотношениями. Руководствуясь матрицей Эйзенхауэра, отдел разработки согласовал четыре приоритета программным ошибкам, или багам:

П1 — баги, блокирующие работу программы;

П2 — баги, блокирующие работу, но которые можно обойти;

П3 — некритичные ошибки;

П4 — ошибки, которые принципиально не влияют на использование программы.

Кто чаще всего применяет матрицу Эйзенхауэра? Менеджмент компаний. Кажется, что матрица Эйзенхауэра не поможет фрилансерам и начинающим предпринимателям, работающим на себя и без помощников. Им некому делегировать задачи, а значит, предстоит работать только с двумя сценариями: делать что-то самим или вообще что-то не делать.

Однако цель матрицы Эйзенхауэра — эффективно управлять задачами и расставлять приоритеты с учетом того, что важно и для вас, и для вашего дела. Ее не нужно специально использовать для того, чтобы избавиться от несрочных или неважных задач. Матрица Эйзенхауэра — простой, но мощный инструмент не только для управления своей нагрузкой, но и для достижения баланса между интересами сотрудников и целями бизнеса.

Полезное чтение. Иллюстратор: Светлана Светликова