Диаграмма Ганта
Универсальный цифровой инструмент, который подходит для любой отрасли. С ее помощью можно планировать не только рабочие, но и личные дела.
Как диаграмма Ганта помогает в проектной работе
Диаграмма Ганта — популярный инструмент планирования, который в режиме реального времени показывает, как выполняются поставленные задачи. Сочетание простоты и эффективности сделало графики с диаграммой Ганта востребованными в бизнесе независимо о того, в каких сферах он ведется.
Диаграммы начали использовать более 100 лет назад с подачи инженера Генри Ганта. Несмотря на ряд усовершенствований, сделанных с тех пор, их внешний вид почти не меняется. Почти всегда это столбец с задачами, где напротив каждого дела расположена временная шкала. Диаграмма Ганта показывает не только даты старта и финиша работы, но и другие важные сведения:
- контрольные точки для оценки качества и динамики;
- взаимосвязь между задачами;
- исполнителей отдельных задач;
- очередность работы с частями проекта.
Если раньше эти графики чертили вручную на листах бумаги, то теперь широко используется диаграмма Ганта онлайн — разработано множество специализированных приложений. Кроме того, этот инструмент можно встретить в различных CRM, в том числе и в Мегаплане.
Диаграмма Ганта для проекта играет фундаментальную роль. Она помогает не только назначать исполнителей задач, но и спланировать время, которое займут работы. А ведь именно из-за просчетов в планировании происходят срывы сроков и перерасход ресурсов.
Как показывает практика, создать диаграмму Ганта можно не только для рабочих целей. Наравне с канбан-доской этот метод зарекомендовал себя и в повседневной жизни — таблицы доказывают свою эффективность при планировании и реализации личных дел.
Также не обязательно с помощью таблиц вести лишь масштабные проекты. Может оказаться полезной и простая диаграмма Ганта, где отображаются только даты. К наиболее ярким примерам относится диаграмма Ганта для отпусков.
Плюсы диаграммы Ганта
Диаграмма Ганта для планирования незаменима благодаря нескольким преимуществам. Прежде всего, к ним относится визуализация хода работ. Достаточно одного взгляда на таблицу, чтобы понять, какие задачи уже выполнены, а какие явно задерживаются. Это помогает быстро координировать действия персонала. Да и в целом диаграмма Ганта в проекте делает работу прозрачнее и понятнее — каждый сотрудник понимает, в какой момент он может приступать к работе над задачей. Кроме того, персонал видит и приоритетность задач.
К другим плюсам можно отнести:
- Гибкость. В любой момент можно обновить список задач или добавить новое поручение. Любая современная программа с диаграммой Ганта, в том числе Мегаплан, позволяет сделать это за несколько минут.
- Систематизация. Даже сложный проект, «препарированный» на отдельные задачи, становится проще и понятнее.
- Управление ресурсами. Построение диаграммы Ганта помогает заранее предположить, что именно и в каком объеме потребуется для успешного завершения проекта.
Кроме того, создание диаграммы Ганта избавит от критических срывов — например, когда основная задача в проекте завершается не вовремя, иногда это сказывается на сроках работы и над другими этапами. Поэтому таблица помогает быстро выявить все связи между задачами и избежать эффекта домино.
Одно из недавних бизнес-исследований в очередной раз показало важность планирования. Компании, в которых практикуется долгосрочное планирование, получают более высокие доходы, в отличие от конкурентов, пренебрегающих им. Поэтому использование диаграммы Ганта может напрямую повлиять на эффективность работы организации.
Минусы диаграммы Ганта
Стоит упомянуть и недостатки диаграммы Ганта — у таблицы их намного меньше, чем плюсов. Прежде всего к неудобствам можно отнести связь между задачами. Если на этапе планирования была допущена ошибка, с большой долей вероятности придется пересматривать сроки всех этапов реализации проекта.
Также стоит отметить затраты времени на настройку сетевой диаграммы Ганта. Опытный менеджер быстро распределит задачи, выстроив последовательность этапов, но новичку, скорее всего, придется привыкать к особенностям таблицы. Даже если используется шаблон диаграммы Ганта, нужно потратить время, чтобы учесть все нюансы.
Шаблонами в CRM называют «заготовки» для документов, задач или проектов — они экономят время, избавляя от повторного внесения данных. Достаточно один раз настроить шаблон, чтобы каждый раз повторно не составлять списки рабочих дел.
Диаграмма Ганта: как сделать таблицу и избежать ошибок
Если только собираетесь внедрить диаграмму Ганта для управления проектами или любыми другими рабочими делами, учтите рекомендации, которые помогут избежать ошибок. Принято выделять пять основных действий:
- определение сроков каждого этапа;
- внесение всех задач в таблицу;
- описание взаимосвязей между задачами;
- добавление контрольных точек для мониторинга;
- обновление таблицы при каждом изменении плана работ.
Чтобы одного взгляда на задачи в диаграмме Ганта было достаточно, используются вспомогательные способы, которые помогают сделать схему более наглядной. Так, все этапы обозначаются разными цветами. Если в проекте взаимосвязанные задачи, можно использовать стрелки, чтобы показать, что именно эти этапы работы могут влиять друг на друга.
Оси диаграммы Ганта также имеют большое значение — особенно это касается столбца со списком дел. Составляя перечень задач, важно не упустить из виду ни одного дела, которое планируется поручить кому-то из сотрудников. В противном случае нужно будет составить диаграмму Ганта заново.
Какой сервис выбрать для создания диаграммы Ганта
Приложений, которые помогают наглядно планировать рабочие дела, много. Некоторые из них даже предоставляют доступ к диаграмме Ганта бесплатно. Несмотря на единые базовые принципы при составлении таблиц, вид диаграммы Ганта также может различаться в зависимости от сервиса. Бывают отличия в функциональности — это касается автоматизации отдельных опций, от наличия шаблонов до расчета загруженности сотрудников.
Выбирая сервис для работ с диаграммой Ганта, важно учитывать общий уровень функциональности — не всегда бесплатное приложение обеспечивает достаточный набор опций. Кроме того, часто интерфейс бывает перегружен, из-за чего работать с таблицей становится сложнее.
Если вам нужна диаграмма Ганта для производства или любой другой сферы бизнеса, рекомендуем остановить выбор на Мегаплане. Это современная CRM, которая поможет создать единую рабочую платформу, в которой удобно планировать дела, ставить задачи и контролировать их выполнение. Если говорить о диаграммах, в Мегаплане они реализованы удобно и понятно для пользователей:
- Есть система фильтров, с помощью которой можно быстро найти нужные задачи.
- Простой и понятный интерфейс.
- Возможность выбрать контрольные точки — эти вехи помогут контролировать ход работ.
- При необходимости задачи можно ставить на паузу.
- Простая связка основных и дочерних задач между собой.
- Всплывающие подсказки.
- Возможность скачать диаграмму отдельным файлом.
- Несколько вариантов отображения диаграммы, от списка до иерархии.
- Система уведомлений.
Используя диаграмму Ганта можно быстро навести порядок в рабочих делах и выстроить понятную систему, которая гарантирует правильное распределение приоритетов и соблюдение дедлайнов. А выбор Мегаплана как основной рабочей платформы уменьшит объем рабочей рутины и поможет оптимизировать бизнес-процессы.
Возможности
Отраслевые решения