Как использовать CRM для бухгалтеров
CRM для бухгалтеров используется в различных компаниях — многие выбирают профильные программы, разработанные специально для этой сферы, но можно использовать и альтернативный вариант: например, адаптировать Мегаплан. В этом случае вы получите полноценную CRM для бухгалтерской компании. А если говорить об организации из другой отрасли, явным преимуществом такого решения будет создание единого рабочего пространства — и отдел продаж, и бухгалтерия будут пользоваться одной и той же программой. Это поможет исключить вероятность технических несостыковок, что часто случается при использовании двух разных CRM в одной компании.
Мегаплан в качестве CRM для бухгалтерии можно использовать в различных направлениях. Программа не только обеспечит взаимодействие с клиентами, но упростит документооборот. Правильно настроенное ПО экономит время и помогает избавиться от рутины в ежедневных рабочих делах.
Согласно исследованию Apps Run The World и Statista, наибольшая доля рынка отраслевых CRM — это профессиональные услуги, и этот сегмент охватывает около 30% всех опрошенных организаций. К профессиональным услугам относят в том числе и бухгалтерские компании, что еще раз подтверждает — CRM в этой отрасли востребованы.
Отчеты
Составление отчетов — важная часть работы любого отдела, но ее можно автоматизировать. Достаточно настроить CRM, чтобы программа самостоятельно формировала отчеты по определнным заранее параметрам. Таким образом можно избавить себя от монотонной работы и лишних трат времени.
Кроме того, можно задействовать и аналитические инструменты: CRM предоставит выводы о динамике развития компании и темпах поступления доходов в бюджет. И это еще один способ избавиться от рутинных задач.
Работа с клиентами
Бухгалтеры часто вынуждены контактировать с клиентами компании — и CRM в этом поможет. Канал связи не важен — это может быть и телефон, и электронная почта, и мессенджер. Во всех случаях можно интегрировать сторонний сервис с CRM, чтобы звонить или писать письма, не выходя из Мегаплана. Отдельный плюс такого применения программы заключается в том, что все диалоги остаются в истории CRM, поэтому при необходимости всегда можно быстро найти нужную информацию.
Если вы используете Мегаплан как CRM для бухгалтерского аутсорсинга, по понятным причинам звонков и писем у вас будет еще больше. В этом случае даже опытный сотрудник сможет быстро запутаться в вопросах заказчиков. Чтобы этого не произошло, удобно распределять клиентов по карточкам. Карточки в CRM хранят не только все данные о контактных лицах, но и историю заказов. При необходимости можно даже отфильтровать клиентскую базу по количеству заявок или специфике заказанных услуг.
В работе с клиентами существенно помогает планировщик. Достаточно указать в календаре предстоящее событие, и CRM напомнит о нем заранее. С помощью программы можно планировать работу на месяцы и годы вперед. Благодаря этому инструменту невозможно забыть о звонках, встречах и любых других делах.
Общение с коллегами
В больших компаниях разнообразие каналов для коммуникации становится проблемой. У каждого сотрудника свои мессенджеры. Используя одну CRM в бухгалтерии и в других отделах, можно избежать такой сложности. Все диалоги будут доступны в программе. В любой момент можно открыть нужную беседу и через поиск найти интересующую информацию. При необходимости в чат с конкретным сотрудником можно перейти из задачи, также можно оставить комментарий в карточке, и коллеги получит уведомление.
Выполнение задач
Если не использовать CRM в работе над задачами, достаточно быстро появляется массив различных папок и файлов Excel. Объем файлов будет только увеличиваться, и найти нужную информацию со временем будет все сложнее. Мегаплан помогает навести порядок в делах и структурировать не только файлы, но и задачи.
В большинстве случаев задачи, которые выполняет бухгалтер, не поражают разнообразием, поэтому всегда можно использовать шаблоны. Они помогают избежать повторного оформления задач. Достаточно выбрать один из заранее подготовленных шаблонов, чтобы постановка задачи заняла меньше минуты.
В большинстве CRM есть специальные инструменты, чтобы отслеживать скорость работы над задачами. Достаточно посмотреть на статусы или заглянуть в диаграмму Ганта, чтобы увидеть пропущенные сроки. Такой контроль отнимает минимум времени, но приносит много пользы. Да и сами сотрудники, видя уведомление о приближающемся дедлайне, смогут расставить приоритеты при планировании рабочей нагрузки.
Выставление счетов
Формирование и отправка счетов — еще один рабочий процесс, который можно улучшить с помощью автоматизации. После настройки программа не только будет самостоятельно оформлять счета, но и рассылать их по электронной почте. Это высвободит время, которое бухгалтер сможет потратить на другие рабочие задачи.
Интеграция с продуктами 1С
Многие бухгалтеры пользуются разработками 1С, поэтому важно настроить интеграцию не только с мессенджерами, IP-телефонией или электронной почтой, но и с профильным ПО. Это поможет быстро переносить данные из одной программы в другую, не опасаясь конфликта форматов или каких-либо других сбоев.
Как и любая другая CRM, Мегаплан требует настройки, с которой связано еще одно преимущество. Вам не придется самостоятельно изучать инструкции, чтобы внедрить и запустить программу. Можно воспользоваться помощью специалистов из Учебного центра Мегаплана, которые быстро настроят CRM и адаптируют ее под задачи бухгалтерии. При необходимости они обучат сотрудников работе в CRM, чтобы вам не пришлось долго ждать, пока персонал адаптируется к новой программе.
