Как мы искали новый офис для Мегаплана

С 2012 года мы снимаем для московской команды Мегаплана 540 «квадратов». Это целый этаж в советском здании, который мы полностью переделали под себя. Офис нам нравится, но недавно появились проблемы, из-за которых мы решили переехать. Честно рассказываем о них, жадных риелторах, хитрых собственниках и о том, как мы решили часть проблем и остались. Эта статья будет полезна всем, кто ищет офис.

Что за офис мы снимаем

У «Московской городской телефонной сети» примерно 50 зданий по всему городу. В «домобильную» эпоху в них располагались телефонные станции. Сейчас необходимость в телефонистах и больших узлах связи пропала, а строения, в которых они работали, остались. Так по всей Москве появилось полсотни зданий под аренду. И этаж одного из них мы арендовали семь лет назад.

Помещение было без ремонта и зонирования — 540 м² открытого пространства. Арендодатель не хотел заморачиваться сам, но разрешил нам отремонтировать помещение в счет «арендных каникул». На полу лежало старое полимерное покрытие, под тяжелые телефонные шкафы. На потолке висели вентиляционные короба. В больших проемах стояли старые деревянные окна. Все это мы демонтировали и меняли.

До ремонта весь этаж был одним сплошным пространством. Мы поставили перегородки, сделали коридор и помещения по сторонам. На ремонт ушло много времени и сил, но в итоге получился удобный и красивый офис. Из готовых вариантов за те же деньги мы бы получили весьма унылый вариант.

Вложились и в благоустройство территории. Установили систему дистанционного управления воротами и электрические приводы на въезде. Уложили ячеистую пластиковую плитку на парковке — под машинами растет трава, колеса не портят газон. Поставили турникет, велопарковку и скамейку, повесили козырек над «курилкой».

Почему решили искать новое помещение

На первом этаже открылась «Пятерочка»

Сначала в ней продавали только пиво, позже появились и крепкие алкогольные напитки. А с ними — колоритный контингент. Мы периодически натыкаемся на него и на продуктовые тележки.

Чтобы обеспечить доступ к магазину, собственник здания снес забор вместе с нашими воротами. Парковку загородили столбиками, а скамейку убрали.

Зона разгрузки возле магазина получилась как раз под нашими окнами — мы снимаем второй этаж. Звуки работающих двигателей, выхлопные газы и шум от разгрузки мешают работать и не дают проветрить помещение.

Рядом затеяли большую стройку

По соседству стоял старый кинотеатр «Улан-Батор». Он попал в число 39 зданий, построенных между 1930–1980 годами, которые мэрия Москвы продала в рамках «приватизации непрофильных активов». Теперь на месте кинотеатров новый собственник строит «общественные центры» с торгово-развлекательными функциями. Звучит хорошо, но шума и пыли со стороны стройплощадки от этого не становится меньше. Здание снесли недавно, еще год будут строить новое.

Возле нашего офиса стало шумно, суетно и неудобно. И мы решили искать новое помещение.

Что мы поняли, пока искали новый офис

Агенты в первую очередь чтут свои интересы

Мы обратились в два крупных риелторских агентства. Оба работали по схеме, когда агент получает комиссионный процент от арендодателя при заключении сделки. А тот, разумеется, закладывает его в арендную плату. Поэтому агенту в любом случае платит арендатор — под видом «первоначального аванса» и «обеспечительного платежа».

Все бы ничего, но при такой схеме риелтор стремится в первую очередь закрыть сделку и получить свое вознаграждение. О том, чтобы учесть условия арендатора, и найти для него оптимальный вариант, беспокоятся далеко не все. Агентств, которые берут плату напрямую с арендатора и по факту заключения договора, мы не встречали.

Риелторы предлагали нам варианты и в неудобных районах, и с неподходящей площадью: мы искали офис на 500 «квадратов», но получали предложения и на 300, и на 700. Агенты «плясали» от того, что есть у них в базе, а не от того, что нужно клиенту. Ведь их клиентами были не мы, а арендодатели.

Получилось забавно: два риелтора из разных компаний очень походили друг на друга по типажу и поведению. Оба — худощавые молодые люди в костюмах и начищенных ботинках, с красноречием продавца, сбывающего залежавшийся товар. Поначалу мы их даже с трудом различали.

Арендодатели заманивают, а потом «уточняют» цифры

Часть объявлений риелторы берут из открытых источников. Условия, которые они озвучивают, на месте меняются. Как правило, это касается площади и суммы платежа.

Нередко арендодатели указывают в объявлении только «чистую» цену за офис. При общении вы узнаете, что к ней добавляется «коридорный коэффициент» за пользование общим пространством — коридором, лестницей, лифтами. В среднем по Москве это +10% к стоимости аренды. Коридор собственник никому не сдаст напрямую, но, чтобы быстрее окупить «пропадающую» площадь и заработать больше, он начинает сдавать его косвенно. Решение несправедливое, но встречается часто.

Подозрительно выгодные условия «от собственников» — это чаще всего ловушка агентов

Если сомневаетесь, зайдите на ЦИАН и позвоните по номерам телефонов в объявлениях с привлекательными условиями. Скорее всего, вам ответит агент, и это будет что-то вроде «К сожалению, этот офис сняли буквально час назад. Но у нас есть много других отличных вариантов!». Теперь у риелтора есть номер вашего телефона — успевайте отмахиваться от спама.

Переговоры напрямую с собственником не гарантируют успеха. С вами будет общаться не владелец помещений, а его представитель — отдел продаж, штатный риелтор. Он тоже получает комиссию за работу, поэтому заинтересован во что бы то ни стало сдать площадь.

A-B-C-классификация, как и форма собственности, ни о чем не говорит

Офисы классов, А и, А+, вероятно, будут качественными, с удобной планировкой. Но один «квадрат» в них стоит 50–70 тысяч рублей в год. За 540 «квадратов» в такой модной «стекляшке» нам пришлось бы платить примерно 0,5 млн долларов каждый год! Это явно перебор.

В офисах класса В+ и В- все вперемешку. Это и «подуставшие» бизнес-комплексы первой волны, и особняки в центре с убогим ремонтом из 1990-х, и этажи, надстроенные над производством.

Собственники тоже бывают разными, со своими манерами решать дела.

У ИП с небольшим бизнесом многое построено на неформальных отношениях. Мы смотрели офис у одного такого гражданина: за вывоз мусора нужно платить 5000 рублей управляющей компании по договору. А еще 5000 — собственнику наличкой. Но за это ты можешь выбрасывать в пять раз больше мусора, чем указано в договоре.

У собственников с «нефтяными» деньгами все жестко формализовано. Для решения любого вопроса нужно писать официальное письмо. У здания нет велопарковки? Получите письменное разрешение заносить велосипед в свой офис.

Нужно требовать документы на здание и внимательно читать договор

Знакомый рассказывал, что только на второй год аренды своего офиса он узнал, что по бумагам это помещение проходит как неэксплуатируемая крыша. Этаж был самостроем, а договор — липовым. В случае проверки проблемы могли появиться и у арендатора: он не имел оснований платить собственнику и все это время вместе с ним нарушал закон. Убедитесь, что собираетесь снимать офис, а не крышу.

Даже если на словах вы обо всем договорились, в договоре могут появиться внезапные дополнения. Например, штраф в сумме полугодовой арендной платы в случае конфликта с другими арендаторами. Вероятно, это незаконно, и вы сможете обжаловать требование. Но ключи от дверей находятся у собственника.

Важно, кто работает рядом

Не стоит снимать даже «офис мечты», если рядом работают ваши прямые конкуренты. Это чревато «сливом» информации и переманиванием сотрудников.

Поищите другой вариант, если в здании работают компании с сомнительной репутацией: коллекторское агентство, микрофинансовая организация и т. п.

Мы прошли через все эти уроки, насмотрелись на разные офисы, риелторов и арендодателей. И поняли, что за соотносимые деньги не найдем похожий вариант: потеряем или в комфорте, или в финансах. Вместо этого мы решили адаптироваться к новым соседям.

Что мы сделали, оставшись в старом офисе

Переехали помещениями

На сторону, выходящую на точку разгрузки под магазином и стройку, мы перенесли комнаты, в которых люди не находятся постоянно. Это кухня-столовая, переговорки, серверная. Кабинеты, где люди находятся весь день, обустроили на другой, тихой стороне. Работать стало комфортнее.

Обновили мебель

Сделали это за деньги, которые мы бы потратили на переезд и комиссию агенту. Только на стулья ушло около 200 тысяч рублей. Купили эргономичные модели, в которых спинка полностью откидывается назад: можно полежать во время обеда или в перерывах.

Ввели «удаленку» по желанию

Из 60 человек такой возможностью воспользовались 10. Они иногда приходят в офис, но основной объем задач решают удаленно, это не влияет на качество их работы и комфорт наших клиентов. Собственно, наш продукт — CRM-система «Мегаплан» — идеально подходит и для работы удаленных команд.

Успокоились

Стройка через забор оказалось не такой и страшной. Мусор после сноса вывезли, сваи забили — дальше стало спокойнее. А «Пятерочкой» мы и сами пользуемся: покупаем еду в обед и пиво по пятницам, на нашу традиционную пицца-пати. Шутим, что можно сделать люк: спускать в корзинке деньги и список продуктов и позже поднимать.

Арендодатель пока зафиксировал цену — учитывает неудобства.

Выводы

Ищете офис? Посчитайте, что выгоднее: снимать готовое помещение или обустроить комнаты под себя. Особенно если собственник готов засчитать ремонт в стоимость аренды.

Надумали переезжать из-за внешних факторов? Посчитайте, во сколько это обойдется (время на поиски, переезд, простаивание работы, комиссия агентам), и подумайте, как за те же деньги вы можете решить проблемы, побудившие к переезду. По крайней мере, максимально адаптироваться к ним.

Текст: Сергей Козлов, Иллюстрации: Константин Амелин,
Фото: Photo by Sasha Yudaev on Unsplash