Постановка задач сотрудникам

Программа постановки задач сотрудникам – простая, доступная и эффективная система управления компанией. Использовать ее достаточно легко, результаты появляются сразу, поэтому цифровизацию бизнеса часто начинают именно с развертывания таких систем. Рассказываем об их возможностях и особенностях, а еще о том, как подобную программу будет лучше внедрить в вашей компании.

Три проблемы бизнеса, которые решает система постановки задач сотрудникам

Распределение задач между сотрудниками и контроль за их выполнением – важная, но далеко не единственная работа руководителя. Сложность заключается в том, что чем больше в подчинении менеджера людей (и чем активнее они взаимодействуют друг с другом), тем более трудоемким становится процесс. Возникают следующие проблемы:

1. На распределение задач в целом уходит достаточно много времени: донести до каждого сотрудника суть его работы, записать где-то, кто и чем занимается, потом проконтролировать – это ежедневная трата нескольких часов.
2. Появляются хаос и путаница: если задач много, неизбежно что-то потеряется, где-то сдвинутся сроки или изменится сама цель работы. Отследить все это вручную сложно – тем более если в проекте заняты несколько человек.
3. Трудно контролировать сроки выполнения – связываться с ответственными людьми, спрашивать у них о ходе проекта и отмечать это у себя будет трудоемко.

Программа постановки задач сотрудникам создана для того, чтобы избавить руководителя от всех этих сложностей.

Функции системы постановки и контроля задач

После установки программы вы регистрируете в ней каждого сотрудника организации, и у вас появляется очень удобная среда для планирования. Типичный пример постановки задачи сотруднику:

1. Появляется задача: «Подготовить для клиента визитки».
2. Ее будут решать три человека:
   1. менеджер по работе с клиентом, который получит нужную информацию у заказчика, а потом согласует с ним работу;
   2. дизайнер, который нарисует визитку;
   3. менеджер по продукции, который разместит заказ на изготовление визиток.
3. Вы как руководитель создаете в системе карточку проекта и кратко пишете в ней, что нужно сделать, кто за что отвечает.
4. Далее вы к этой карточке прикрепляете трех перечисленных выше сотрудников – и все они получают уведомления, что поставлена новая задача.
5. Специалисты начинают работать, отмечая прогресс внутри карточки, – вы в любой момент можете посмотреть, как продвигается задача. Если возникнут вопросы, они смогут обсудить их прямо в карточке, а потом изменить статус задачи. Уведомления обо всех этих действиях придут руководителю.

То, на что раньше уходили десятки минут созвонов и совещаний, теперь делается за пару кликов – и это главное преимущество программы постановки задач сотрудникам. При этом часть работы руководителя она выполняет сама: например, автоматически рассылает ответственным специалистам напоминание о том, что по их задачам близится дедлайн, или уведомляет об изменении статуса задачи.

Второй козырь в том, что сервис сразу же отслеживает всю работу и активность каждого сотрудника, формируя подробные отчеты. Как только руководителю нужно будет посмотреть, насколько активно работал конкретный подчиненный, он сможет это сделать прямо в системе.

Простота внедрения программы для постановки задач как фактор выбора

С точки зрения цифровых преобразований бизнеса главное достоинство системы постановки задач сотрудникам – это минимальная сложность внедрения нового сервиса. Вам достаточно просто выбрать подходящую для вашего бизнеса программу, установить ее на сервер (проще всего использовать предложенное самой системой облако), один раз настроить – и всё, можно пользоваться.

Более того, хорошая система постановки задач помогает преобразовать и оптимизировать бизнес-процессы без лишних затрат. Внутри таких приложений уже есть удобные шаблоны статусов задач, схемы распределения нагрузки – всё, что нужно для того, чтобы ваши подчиненные работали быстро и без путаницы.

Что учесть при выборе программы для постановки задач

Есть два основных момента:

1. Чем проще, тем лучше. Хорошая система постановки задач позволяет сотруднику за пять минут разобраться с тем, как ее использовать – и при этом дает все необходимые возможности для продвинутого управления компанией (например, расширенную аналитику, доступную только руководителю).
2. Изначально должно предполагаться масштабирование – возможно, в будущем вы захотите усилить свою информационную инфраструктуру CRM или иными решениями. Хорошо, если выбранная платформа изначально предполагает возможность интеграции.

Мегаплан соответствует обоим этим критериям: система поможет вам качественно распределять задачи между сотрудниками, а внедрить ее можно за несколько дней.

Вопросы и ответы

Мегаплан можно освоить самостоятельно?

Да, система обладает интуитивно понятным интерфейсом и хорошо документирована. Однако если вы и ваши сотрудники захотите упростить процесс внедрения нового решения, мы будем рады помочь и провести для вас обучение по работе в CRM.

Действительно ли CRM помогает руководителю?

Да, в среднем руководители, использующие систему постановки и контроля задач, тратят на управление проектами на 30-45% времени меньше. Одновременно с этим повышается эффективность работы сотрудников, средний рост составляет 15-25%.

Как быстро можно внедрить Мегаплан?

При облачном развертывании вы сможете начать пользоваться системой всего за пару часов, которые понадобятся на первоначальное заведение текущих задач и проектов в базу данных.