Блог

Просмотрено 127 Комментарии 4 минуты

Постановка задач сотрудникам

Программа постановки задач сотрудникам – простая, доступная и эффективная система управления компанией. Использовать ее достаточно легко, результаты появляются сразу, поэтому цифровизацию бизнеса часто начинают именно с развертывания таких систем. Рассказываем об их возможностях и особенностях, а еще о том, как подобную программу будет лучше внедрить в вашей компании.

Три проблемы бизнеса, которые решает система постановки задач сотрудникам

Распределение задач между сотрудниками и контроль за их выполнением – важная, но далеко не единственная работа руководителя. Сложность заключается в том, что чем больше в подчинении менеджера людей (и чем активнее они взаимодействуют друг с другом), тем более трудоемким становится процесс. Возникают следующие проблемы:

  1. На распределение задач в целом уходит достаточно много времени: донести до каждого сотрудника суть его работы, записать где-то, кто и чем занимается, потом проконтролировать – это ежедневная трата нескольких часов.
  2. Появляются хаос и путаница: если задач много, неизбежно что-то потеряется, где-то сдвинутся сроки или изменится сама цель работы. Отследить все это вручную сложно – тем более если в проекте заняты несколько человек.
  3. Трудно контролировать сроки выполнения – связываться с ответственными людьми, спрашивать у них о ходе проекта и отмечать это у себя будет трудоемко.

Программа постановки задач сотрудникам создана для того, чтобы избавить руководителя от всех этих сложностей.

проблемы бизнеса которые решает система постановки задач сотрудникам

Полезный материал про внедрение CRM

Как сэкономить
при внедрении CRM:
10 советов от экспертов

Для тех, кто хочет:

  • внедрить CRM систему просто и без ошибок
  • проверить, как вы внедрили CRM и что можно улучшить
  • понять, как сэкономить время и деньги, используя проверенные советы от экспертов
Получить бесплатно

Функции системы постановки и контроля задач

После установки программы вы регистрируете в ней каждого сотрудника организации, и у вас появляется очень удобная среда для планирования. Типичный пример постановки задачи сотруднику:

  1. Появляется задача: «Подготовить для клиента визитки».
  2. Ее будут решать три человека:
    1. менеджер по работе с клиентом, который получит нужную информацию у заказчика, а потом согласует с ним работу;
    2. дизайнер, который нарисует визитку;
    3. менеджер по продукции, который разместит заказ на изготовление визиток.
  3. Вы как руководитель создаете в системе карточку проекта и кратко пишете в ней, что нужно сделать, кто за что отвечает.
  4. Далее вы к этой карточке прикрепляете трех перечисленных выше сотрудников – и все они получают уведомления, что поставлена новая задача.
  5. Специалисты начинают работать, отмечая прогресс внутри карточки, – вы в любой момент можете посмотреть, как продвигается задача. Если возникнут вопросы, они смогут обсудить их прямо в карточке, а потом изменить статус задачи. Уведомления обо всех этих действиях придут руководителю.

То, на что раньше уходили десятки минут созвонов и совещаний, теперь делается за пару кликов – и это главное преимущество программы постановки задач сотрудникам. При этом часть работы руководителя она выполняет сама: например, автоматически рассылает ответственным специалистам напоминание о том, что по их задачам близится дедлайн, или уведомляет об изменении статуса задачи.

Второй козырь в том, что сервис сразу же отслеживает всю работу и активность каждого сотрудника, формируя подробные отчеты. Как только руководителю нужно будет посмотреть, насколько активно работал конкретный подчиненный, он сможет это сделать прямо в системе.

выбор программы для постановки задач

Простота внедрения программы для постановки задач как фактор выбора

С точки зрения цифровых преобразований бизнеса главное достоинство системы постановки задач сотрудникам – это минимальная сложность внедрения нового сервиса. Вам достаточно просто выбрать подходящую для вашего бизнеса программу, установить ее на сервер (проще всего использовать предложенное самой системой облако), один раз настроить – и всё, можно пользоваться.

Более того, хорошая система постановки задач помогает преобразовать и оптимизировать бизнес-процессы без лишних затрат. Внутри таких приложений уже есть удобные шаблоны статусов задач, схемы распределения нагрузки – всё, что нужно для того, чтобы ваши подчиненные работали быстро и без путаницы.

Что учесть при выборе программы для постановки задач

Есть два основных момента:

  1. Чем проще, тем лучше. Хорошая система постановки задач позволяет сотруднику за пять минут разобраться с тем, как ее использовать – и при этом дает все необходимые возможности для продвинутого управления компанией (например, расширенную аналитику, доступную только руководителю).
  2. Изначально должно предполагаться масштабирование – возможно, в будущем вы захотите усилить свою информационную инфраструктуру CRM или иными решениями. Хорошо, если выбранная платформа изначально предполагает возможность интеграции.

Мегаплан соответствует обоим этим критериям: система поможет вам качественно распределять задачи между сотрудниками, а внедрить ее можно за несколько дней.

Вопросы и ответы

Мегаплан можно освоить самостоятельно?

Да, система обладает интуитивно понятным интерфейсом и хорошо документирована. Однако если вы и ваши сотрудники захотите упростить процесс внедрения нового решения, мы будем рады помочь и провести для вас обучение по работе в CRM.

Действительно ли CRM помогает руководителю?

Да, в среднем руководители, использующие систему постановки и контроля задач, тратят на управление проектами на 30-45% времени меньше. Одновременно с этим повышается эффективность работы сотрудников, средний рост составляет 15-25%.

Как быстро можно внедрить Мегаплан?

При облачном развертывании вы сможете начать пользоваться системой всего за пару часов, которые понадобятся на первоначальное заведение текущих задач и проектов в базу данных.

Вам понравилась статья?

0