Основатель «37 сигналов» Джейсон Фрид однажды рассказал, почему мы не умеем продуктивно работать в офисе. Если в двух словах — нас отвлекают.
На работе нас отвлекают на что угодно: срочно переслать документ, уточнить цены, обсудить планы, узнать результаты встречи, собраться на планерку, просто «потрещать». Офисы бурлят этими разговорами с утра до вечера, и не участвовать в них как-то не комильфо. Ты же на работе, и это всё, вроде как, тоже по работе.
Бред.
Отвлечения — это яд. Они не просто ставят наши дела на паузу. Они отбрасывают нас в наших делах на шаг назад. Мы теряем концентрацию, задача вытесняется из памяти, мы напрягаемся от самого факта отвлечения. Если обложить себя источниками отвлечения, можно застрять в этой пучине и ничего так и не сделать.
Об отвлечениях написано у всех: у Архангельского, в методологии GTD, у того же Фрида и вообще в любой книге или лекции по тайм-менеджменту. Вот что они советуют, чтобы бороться с этой отравой.
Будь готов
Даже само знание, что отвлечения — яд, делают тебя разумнее в распределении времени и внимания. Если собираешься сосредоточенно поработать в месте, где тебя окружают знакомые и коллеги, готовься, что тебя отвлекут. Это закон. Не ожидай, что в такой среде ты сделаешь что-то большое и сложное. Между отвлечениями в такой среде тебе доступны только простые тупые задачки. Попал в шумную обстановку — открой список задач и отфильтруй их по степени сложности. В Мегаплане для этого есть теги. Теперь принимайся за самые короткие и простые. Ничего другого у тебя сейчас не получится.
Этому учат в книгах по GTD: метки по сложности помогают заполнить «шумные» отрезки времени полезными делами, которые всё равно нужно делать. Это короткие ответы на письма, уборка на рабочем столе, перенос идей из молескина в электронную картотеку, несрочный обзвон старых клиентов и иже с ними.
Уединяйся
Найди время и место, когда тебя не будут окружать знакомые и коллеги. Подойдет даже библиотека или кафе подальше от офиса. Только не садись в кафе напротив стодюймовой плазмы с трансляцией Fashion TV. Займи угловой столик и закройся экраном ноутбука. В офисе можно организовать часы тишины — хотя бы один раз в день, а то и несколько — например, перед обедом и перед уходом. Пусть коллеги отвлекают друг друга в остальное время — этого не избежать. Но в эти сокровенные часы тишины пусть каждый строчит свои письма в одиночестве, один на один со стремительно утекающим временем.
Другой вариант — делать в офисе день Мегаплана или вообще сажать на Мегаплан всех, кто может работать удаленно хотя бы частично. По опыту, в клиентском офисе обязаны сидеть только клиент-менеджеры, а в бэк-офисе вообще нужен только отдел продаж и секретарь на корпоративном телефоне. Суть работы в Мегаплане — всё общение ведется не лично, а через сайт в виде комментариев. Комментарий сильнее слова, потому что от комментария не открестишься. Плюс в Мегаплане легче ставить задачи в любом количестве, и это не просто устные просьбы, которые потом забудутся, а формализованный рабочий процесс. В Мегаплане под постановку и выполнение задач создана целая рабочая культура — и она внедрена уже в 12 000 компаниях. Мегаплан помогает сотрудникам выполнять задачи в комфортных условиях — как минимум, не требуя устной постановки задачи, а как максимум — в той самой библиотеке или кафе.
Устрани личных врагов
Отключись от соцсетей. Телефон поставь на беззвучный режим и переверни экраном вниз. В Мегаплане зайди в настройки и отключи уведомления. Можно направить уведомления на Джабер, и уже его перевести в тихий режим. Или на почту, но закрыть почтовый клиент.
Твои личные враги — это то, чем ты себя окружаешь по собственной же воле. В Айфоне главный враг — это центр уведомлений, привязанный к соцсетям и почте. Если всякий раз, когда кто-то что-то тебе отправляет, ты видишь это на заблокированном экране телефона — ты в группе риска. Отключай уведомления и смотри, насколько меньше ты будешь отвлекаться на упоминания в Твитере, новые письма и сообщения из Фейсбука. Естественно, плата за это — ты будешь меньше в Твитере.
Выбирай дело по душе
В идеале — вообще не занимайся тем, что тебе не нравится. Но так как на практике это неосуществимо, начинай с тех дел, к которым душа лежит именно сейчас. Не думай, почему именно так — твой мозг уже знает, чего ему хочется в эту минуту. Именно это занятие не даст тебе отвлечься. Я знаю частного оператора, который не успокоится, пока после съемки не отсмотрит материал за день. Даже если отсняли чуть-чуть, и из этого ещё рано собирать сюжет — он не успокоится, пока не пролистает отснятое. Хочется — делай. Всё равно ведь если не сделаешь — будет хотеться еще больше, и ты при первой возможности отвлечешься именно на то, что тебе по душе.
Но раз выбрав дело по душе, делай его с упоением и до конца. Сел листать соцсеть — досмотри до тех пор, пока не появятся старые новости. Убедись, что тебе никто не писал и нигде ничего не прокомментировал. Нажми на каждую ссылочку, добавь интересное в закладки. Доведи этот процесс до конца, чтобы после этого полностью отдаться следующему занятию. И не отвлекайся, даже если текущее дело — баловство. Делай все страстно и с упоением, даже если это какая-нибудь глупость.
Следи за собой
Как только рука тянется к телефону или социальной сети — считай, подписываешь приговор концентрации. Поэтому если чувствуешь, что тебя подмывает посмотреть, что нового в Твитере — остановись и задумайся, почему ты вдруг хочешь себя отвлечь. Скорее всего, перед тобой дело не по душе. Подумай, можно ли вместо него сейчас делать что-то другое. Посмотри в Мегаплане, к чему лежит эта самая душа.
Хитрости
Если почтовый клиент показывает на значке количество непрочитанных сообщений — собери десяток-другой непрочитанных, чтобы с первого взгляда не было понятно, есть у тебя новые письма или нет. Когда мозг привыкает, что на значке почты всегда есть красная цифра — он уже не бросается смотреть, что там нового. Так ты перестанешь быть рабом нового письма.
Раздели свое рабочее время на отрезки по 25 минут. Есть теории, что это оптимальное время для работы без потери концентрации. Чтобы автоматизировать процесс, попробуй какую-нибудь программу по методологии Pomodoro.
Повесь рядом часы, желательно тикающие. Пусть перед глазами всегда будет напоминание, что время-то утекает, а дело все никак не делается. Это не панацея, конечно: через время глаз или ухо замыливаются и перестают замечать постоянные раздражители — циферблат, тиканье или цифры в углу экрана.
Явно выдели в каждом часе время для отдыха — от 5 до 15 минут. Зная, что ровно на сорок пятой минуте часа тебе нужно встать и пойти отдыхать, ты можешь начать ценить оставшееся у тебя время. Здесь нет жесткого программного решения — только дисциплина.
Попробуй одну из программ, которые прячут неактивные приложения с экрана. Какие-то затемняют их, другие просто скрывают, результат один: пока работает программа, у тебя на экране будет только одно дело. Этот прием не подойдет, если тебе по работе нужно оставить несколько окон. И, конечно, ничто не мешает прятать окна отвлекающих программ вручную.
Убери соцсети с панели быстрого запуска браузера. Если ты всякий раз при открытии новой вкладки видишь свою страницу в соцсети, ты же не можешь не зайти.
Отключи в Мегаплане все уведомления. Активность по твоим делам все равно будет отражаться в специальном информере, но его ты увидишь только в самом Мегаплане, а не в почте или в телефоне.
Нас постоянно все отвлекает. Мы уже даже не замечаем, насколько это нам вредит. Если бы мы могли сравнить, насколько мы более эффективны без всех этих мгновенных сообщений, уведомлений и прочей информационной мишуры, мы бы влюбились в концентрацию и никогда бы ей не изменяли. Человек, который не умеет сосредотачиваться, не знает, что такое продуктивность. Но есть огромный плюс: это никогда не поздно попробовать.
Несмотря на то, что это рекламный пост Мегаплана, спешу тебя предупредить: при неграмотном использовании Мегаплан будет тебя отвлекать похлеще самого занудливого коллеги. Моя самая адская смесь — настроить из него уведомления на адрес, к которому привязан почтовый клиент вроде «Яндекс.Почты» или Gmail на Айфоне. Стандартный почтовый клиент Айфона не отсылает уведомления, а эти зверьки будут пищать, светиться и вибрировать в ответ на каждое действие в Мегаплане.
Поэтому разумно настроить в Мегаплане уведомления только по самым важным событиям: личное сообщение и поступление горящей задачи. Остальное регулярно смотреть в информере. Главное — не забывать заходить в Мегаплан.
И напоследок маленький тест: вспомнишь, сколько раз тебя отвлекли, пока у тебя на экране была эта статья?
Материал предоставлен сайтом Lifehacker.ru
Оригинал находится тут: http://lifehacker.ru/2012/04/26/kak-ne-otvlekatsya-na-rabote/
______________________________
Полезные ссылки
Тут можно почитать что такое CRM система.
Здесь узнать как проходит ее внедрение.
На этой странице актуальные цены и тарифы на CRM систему
