Давайте представим типичную ситуацию. Менеджер Дима делает первые шаги в продажах. Он умеет убеждать и парировать аргументы, но почему-то никак не дотягивает до плана. Постоянно ошибается и теряет клиентов. Выясняется, что он не успевает толком общаться с клиентами, потому что тратит 2 часа в день на бумажную волокиту. Ему нужно сначала найти данные в CRM, потом внести их вручную в договор, коммерческое предложение и в счет. И так в каждой сделке. Как итог, ошибки на пустом месте, неразбериха в файлах и потеря заказов.
Как можно организовать работу с документами, чтобы Дима тратил на нее минуты вместо часов и избавился от ошибок? В Мегаплане для этого есть эффективное решение — автоматическое создание документов.
Как это работает
Речь идет не о списке готовых шаблонов, как в других CRM, а о мощной системе генерации документов. Она позволяет не только добавлять собственные шаблоны в CRM-систему, но и автоматически заполнять документы данными из карточек сделок и клиентов. Останется загрузить документ в Мегаплан, и он появится в списке шаблонов. Теперь у ваших сотрудников под рукой всегда будут готовые для заполнения формы!
Достаточно создать шаблон договора или счета в привычных офисных приложениях Word или Excel, расположив картинки печатей, подписи и другие реквизиты в нужной последовательности. Чтобы сработало автозаполнение, добавьте в нужные места шаблона {{переменные}}: это может быть название компании, контактное лицо, позиции заказа и любые другие данные из карточки сделки и или клиента. Важно, чтобы эти значения соответствовали системным или пользовательским полям.
Эксперимент
Давайте менеджер Дима попробует заполнить договор. Сначала вручную, потом автоматически. Посмотрим, сколько времени у него уйдет в первом случае и насколько удастся его сократить во втором.
Вариант 1. Без автоматизации.
-
Дима ищет типовой договор на компьютере — 2 минуты. Хорошо, если он на рабочем столе!
-
Запускает Word и заполняет порядковый номер (его еще надо вспомнить) и дату (лучше свериться с календарем) — 2 минуты.
-
Находит карточку клиента в CRM и копирует оттуда название юрлица, его представителя, перечень товаров, услуг и общую сумму заказа — 6 минут.
-
Копирует и вставляет в договор реквизиты клиента: расчетный счет, ИНН, БИК, название банка — еще 3 минуты.
-
Проверяет на ошибки и сохраняет договор на компьютер — 4 минуты.
-
Открывает почту, пишет письмо, ищет договор и прикладывает — 3 минуты.
-
Дима заходит в карточку клиента или сделки и добавляет договор из шаблона — 1 минута. Список шаблонов всегда под рукой!
-
При генерации договора все поля заполняются автоматически. Если нужно, Дима редактирует строки или выбирает плательщика, если в карточке их несколько — 2 минуты.
-
Отправляет договор клиенту прямо из CRM, используя готовый шаблон для письма — 2 минуты.
Итого — целых 20 минут!
Вариант 2. С автоматизацией.
Итого — 5 минут, а это в четыре раза быстрее, чем без автоматического создания документов. Всего три клика «Выбрать — Сгенерировать — Отправить», и документы с актуальными и верными реквизитами готовы!
Как еще можно использовать
Автоматическое создание документов в Мегаплане поможет вам и вашим сотрудникам забыть про ошибки, избавиться от рутины и повысить свою эффективность. Работа с документами больше не будет съедать время, а ваш документооборот станет четким, прозрачным и удобным.
Вы можете загружать в Мегаплан собственные шаблоны заявок, счетов, актов, накладных, договоров, коммерческих предложений и любых других документов. Без программистов и дорогих доработок!
Формы документов будут на 100% соответствовать вашему бизнес-процессу и внутренним требованиям к документации. Работайте, как вы привыкли!
При генерации документа по шаблонам Мегаплан моментально заменит их на реальные данные. Больше ничего не нужно вносить вручную!
Все когда-либо созданные документы навсегда сохранятся в CRM-системе. Вы будете всегда в курсе, что и когда клиент получил!
Вот здесь мы подробно рассказываем, как создать шаблон договора на оказание услуг и затем пользоваться им в Мегаплане. Если захотите добавить свой шаблон счета, вот тут написано, как это сделать. Лениво читать? Посмотрите короткое видео.
