Интеграция Мегаплана с Power BI

Планировать рабочий день так, чтобы все дела были к вечеру выполнены, а мозг не перегружен, учатся годами. Нам повезло, что мы живем в век автоматизации: планировщики чертовски облегчают планирование. Однако когда дело касается бизнеса, а не личной жизни, они часто нуждаются в доработках. Сегодня расскажем об одной из самых полезных, которая пригодится многим руководителям.

Составить список дел, расставить приоритеты и четко отработать по нему — так видят руководители отделов продаж идеальную работу своих менеджеров. Чтобы их контролировать, они внедряют разного рода планировщики, которые не всегда полностью отвечают индивидуальным запросам. Например, недавно к нашему партнеру обратился руководитель одной компании, менеджеры которой не успевали (или не хотели) вовремя закрывать дела в Мегаплане. Слово техническому директору Polytell Павлу Донченко.

Запрос от клиента

— После замечания, сделанного руководителем отдела продаж, ситуация изменилась мало. Да, количество просроченных дел уменьшилось, но не потому, что менеджеры стали чаще звонить клиентам или выполнять задания. Просто они начали переносить запланированные дела на другие даты. В итоге создавалось ложное впечатление, что работа выполняется как надо.

В Мегаплане довольно просто посмотреть просроченные дела – достаточно создать фильтр по сделкам. Однако отследить по отчетам, что задача или дело переносились, нельзя. Узнать про перенос можно в системных комментариях, но заходить в каждую карточку отдельно долго и хлопотно.

— Так мы поняли, что нужен отдельный отчет для оценки эффективности каждого менеджера по таким критериям, как:

1. конверсия назначенных дел в закрытые;

2. количество просроченных дел;

3. соотношение назначенных и закрытых дел в динамике.

Предложенное решение

― Мы предложили создать отчет в сторонней системе, которая забирала бы данные из Мегаплана по API. Для этого мы выбрали сервис аналитики данных Microsoft Power BI, а связующим звеном между Мегапланом и Power BI выступил разработанный нами коннектор. Он умеет получать данные из Мегаплана и хранить их в виде базы данных, пригодной для использования Power BI.

Получился сводный отчет, который на одном экране показывает рейтинг сотрудников по конверсии закрытия дел, по количеству просроченных дел, а также динамику соотношения назначенных и закрытых дел.

― Расскажу отдельно про каждую часть отчета. Рейтинг сотрудников по конверсии закрытия дел показывает эффективность каждого сотрудника. Рассчитывается по отношению количества выполненных дел к назначенным: если сотрудник будет вовремя переносить дела на будущее, их общее количество будет расти, а количество выполненных оставаться неизменным, а значит и конверсия будет неумолимо падать, что и покажет график.

С рейтингом сотрудников по просроченным делам все просто. Он показывает, сколько просроченных дел на текущий момент есть у каждого сотрудника:

Соотношение назначенных и закрытых дел в динамике. Если дела были назначены на «вчера» и их не выполнили — специалисту все равно придется их сделать сегодня. Если дела не выполнять, то их количество будет увеличиваться, а конверсия — падать. График позволяет понять общую картину: ситуация ухудшается, улучшается или остается стабильной.

-

- Голубая линия – общее количество дел, которые необходимо выполнить сегодня. Среди них дела, назначенные на этот день; перенесенные на этот день; дела, которые были просрочены и которые необходимо выполнить в этот день.

- Красная линия – количество просроченных дел на текущий день.

- Зеленая линия – количество выполненных в этот день дел.

Резюме

Теперь менеджеры не могут хитрить. Точнее могут, только теперь это будет заметно в отчетах, поэтому переносить дела никому невыгодно. Руководство довольно, работа продвигается!