Любой современный бизнес-планировщик — это универсальный инструмент, который ежедневно помогает в работе. Люди, использующие планировщик, обычно записывают в нем свои предстоящие дела. Но не все знают, что его можно эффективно применять и для других целей. Поэтому сегодня поговорим о вариантах использования онлайн-планировщика для бизнеса.
Направление 1 — планирование
Это основная функция любого планировщика. В нем можно зафиксировать и распланировать по дням все дела, чтобы не забыть о задачах.. Регулярно заполняемый планировщик задач для бизнеса помогает равномерно распределять нагрузку по дням недели — благодаря такому подходу снижается вероятность рабочих авралов. Исключение — форс-мажорные ситуации, но они прогнозированию не поддаются. Но даже если случилась подобная ситуация, планировщик поможет найти время на решение проблемы.
Направление 2 — расстановка приоритетов
Многие онлайн-планировщики позволяют расставить задачи по приоритету. Когда у вас появилось крайне срочное дело, которое требует немедленного вмешательства, можно отодвинуть в сторону менее приоритетные задачи.
Зачастую планировщики позволяют пометить задачи с помощью статуса или цвета. Это помогает быстро понять, какие из запланированных дел срочные, а какими можно пожертвовать, чтобы освободить время. Достаточно бросить один взгляд на календарь, чтобы увидеть общую картину — не придется вчитываться в каждое дело, чтобы понять уровень его приоритета.
Практически у каждой современной CRM есть опция планировщика. И это существенно расширяет функционал по сравнению с обычными приложениями для планирования. Так, используя CRM, можно избавиться от рутинных дел, настроив автоматизацию. Прежде всего это касается составления отчетов. Такое решение помогает освободить время для более приоритетных дел.
Направление 3 — анализ эффективности
Очень полезно время от времени анализировать собственные дела, чтобы понять, насколько эффективно идет работа. И это как раз то, чем полезен для вашего бизнеса планировщик результатов. Анализируя каждую выполненную задачу, можно отмечать для себя :
- Время, затраченное на работу.
- Личную оценку качества сделанной работы.
- Ресурсы, которых не хватило для быстрого выполнения задачи.
Такие пометки помогают не только быстро оценить собственную продуктивность, но и делают дальнейшую работу над аналогичными задачами проще.
Направление 4 — ранжирование задач
При необходимости можно проанализировать запланированные дела и поменять их местами. Это делает работу более системной. Такой подход к планированию помогает создавать отдельные кластеры из задач, для выполнения которых требуются схожие ресурсы. Так, можно выделить несколько часов в неделю для мелких дел, которые регулярно отвлекают внимание и отнимают время.
Этот метод был выделен специалистами по планированию в так называемый алгоритм наименьшего времени обслуживания. Согласно ему, первым делом нужно выполнять задачи, которые отнимают меньше всего времени. Руководствуясь этим правилом, можно изначально планировать рабочий день. Выстраивайте цепочку из дел, ориентируясь на время, которое они отнимают. Это поможет повысить личную продуктивность.
Направление 5 — напоминания
Почти в каждом планировщике есть такая опция, как напоминания. И это очень важно — когда задач становится слишком много, про отдельные дела можно забыть. И всплывающие сообщения не позволят этому произойти. Напоминания можно настроить так, чтобы в дальнейшем не тратить на это время. Если задаче присвоен статус «Важная», напоминание придет через браузер или приложение автоматически.
Какой планировщик выбрать
Сегодня на рынке присутствует множество планировщиков с множеством опций — выбирайте любой. Есть и бесплатные, и с небольшой абонентской платой. Разумеется, во втором случае пользователи получают более насыщенный функционал.
Планировщик для бизнеса бесплатно могут попробовать и новые пользователи Мегаплана. Прежде чем начать пользоваться CRM полноценно, можно воспользоваться тестовым периодом — две недели система будет доступна без каких-либо ограничений, и платить за это не придется. Мегаплан удобно использовать не только как программу для бизнеса, но и как планировщик. В этом случае не придется разрываться между разными приложениями, так в CRM можно и ставить сотрудникам задачи, и выводить отчеты, и планировать рабочую нагрузку.
Отдельным плюсом будут опции:
- Возможность интегрировать CRM с другими сервисами, полезными для работы.
- Мобильное приложение.
- Хранение данных в облаке. Мегаплан можно использовать из любого места, где есть интернет-подключение.
Планировщик в CRM можно использовать не только в рабочих целях — многие наши клиенты охотно ведут с помощью Мегаплана личные дела. При необходимости можно воспользоваться фильтром, чтобы посмотреть на отдельную категорию запланированных задач.
Вопросы и ответы
Могу ли я синхронизировать планировщик в Мегаплане с другими календарями?
Да, такая возможность есть. Можно синхронизировать планировщик с календарем от Google. В результате записывать предстоящие дела можно на одной из платформ — дела автоматически продублируются.
Могу ли я установить приложение Мегаплан на iPhone?
Мобильное приложение адаптировано не только для Android, но и для iOS. Поэтому пользоваться им можно на любом смартфоне.
Как быть с регулярными делами, которые нужно вносить в планировщик еженедельно? Это очень утомительно.
В Мегаплане подобные дела можно повторять автоматически. Достаточно один раз указать нужные условия, и и они будут появляться в календаре самостоятельно.